数字化对国土档案工作的革命式改变

◎邢常秀

数字化对国土档案工作的革命式改变

◎邢常秀

诸城市国土资源局自2012年5月份开始，以建设档案信息资源为核心，以促进公共服务为目的，扎实推进国土档案数字化。局领导对这项工作给予了充分重视，专门成立了工作领导小组，并争取市财政支持，先后投资一百五十万元，与专业技术单位合作，设计开发了适合国土资源档案业务管理需要的档案数字化软件，购买了计算机、扫描仪等现代化设备，并安排专人靠上，严格按照档案数字化管理要求规范操作，完成了所有室藏文书档案、建设用地、地籍管理、利用规划等业务档案的扫描、录入。截止2014年底，共扫描加工37000余卷，录入文件条目28万条，扫描200万页，并对所扫描数据进行了备份，全部档案实现了数字化管理。同时，利用综合档案数字化管理系统，建立健全了文书及业务档案的电子档案目录数据库。

软件设计架构详情。国土资源局数字档案管理系统由档案管理、综合利用平台（档案统计、虚拟库房、档案查借阅、档案检索等）、档案数字化加工平台（档案接收、档案整理、档案扫描、档案OCR识别、档案数据迁移）、系统管理（用户管理、权限管理、备份还原、末班管理、登陆历史、专题管理）四大基本模块组成，并通过档案归档接口和档案利用接口分别和局办公自动化系统、土地交易管理系统、地籍管理信息系统、土地规划利用数据库系统交互，实现无缝连接。

国土档案数字化对国土档案工作的改变，主要表现在如下几方面：

国土资源档案归档模式的改变。建立数字档案室，改变了原有的手工业务档案归档模式，采用电子化的业务档案归档模式，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率；大量的业务信息从业务系统中直接归档，减轻了他们的工作压力和难度；档案管理人员从繁琐的传统归档工作中解脱出来，把工作重心放在如何利用好这些国土档案资源上来。

国土档案数字化系统功能架构图如下所示：

国土资源档案存储模式的改变。建立数字档案室，减少了对纸质资料的手工查询，防止物理磨损对档案的伤害，延长了实体档案的寿命。同时，由于实体档案利用很少，其可以采用真空封存等技术来保管，降低了珍贵的纸质档案遭到破坏的可能性，减少了保存实物档案的经济成本。

国土资源档案查询模式的改变。建立数字档案室，可以直接使用档案管理系统对国土档案进行查询，也可以通过接口将档案查询集成到业务系统（如：OA系统/地籍系统）中，可以跨系统对国土档案资源进行访问，大大扩大了档案查询途径及查询效率，提高了档案的利用率。

国土资源档案管理软件“上下同欲”，建立统一管理标准。采用与上级局与下级所（分局）一致的档案管理软件，实现国土档案管理的标准统一。利用同一套档案管理软件逐步建立并统一国土资源档案管理的新标准。避免各级国土之间数字档案的标准不统一，为日后国土档案统一管理打下坚实的基础。

2014年底，局档案室数字化全面建设完成，为实现档案信息资源共享共用奠定了坚实基础，推动了全市国土资源工作的顺利开展。这项工作的完工，彻底改变了传统的业务档案工作模式，从档案归档、存储、查询软件管理等方面为国土档案的现代化管理进行了提速。在服务利用方面，不仅保护了传统纸质档案的安全，而且查询速度提高了数倍。查准率更是达到了99.8%，查全率达到了100%，为档案利用者提供了更便捷透明的服务，大大提高了工作效率。

（作者单位：诸城市国土资源局）