浅谈如何完善档案室日常管理工作

孙登华

摘 要： 档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位各项档案资料的专职部门，主要管理与本单位工作发展相关的资料，对单位发展产生重要影响，因此必须予以重视。本文主要分析了当前档案室日常管理中存在的问题，并提出了相应对策，旨在为档案管理的相关研究提供理论参考，提高档案室日常管理工作水平。

关键词：档案室 日常管理工作 完善 措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）06-0036-01

前言：档案管理是机关、企业以及团体管理的重要组成部分，也是国家档案资源的基础，不仅为本单位的管理和发展起到一种辅助作用，同时对丰富国家档案资源，促进社会发展具有重要意义。近几年，各个领域对档案管理的重视程度越来越高，但是从实际情况来看仍旧存在一些问题。如何解决这些问题、提高档案室管理水平，是所有档案管理人员需要长期思考的问题。

一、当前档案室管理中存在的问题分析

1.档案管理机构不健全

为了加强对档案的管理，政府出台了《档案法》，虽然大多单位等能够按照法律基本规定开展档案管理工作，但是具体条文的贯彻不够充分。档案管理机构不健全，国家档案管理部门没有对档案网进行合理规划，导致各地档案管理水平参差不齐，不利于统一管理。而当前档案室已经向着多元化的方向发展，包括直属、专属以及部门等很多性质，这些档案室之间缺乏有效交流，导致管理效率不高，资源没有被充分利用[1]。

2.管理体制不健全

尽管近几年我国对档案管理越来越重视，但是由于在这方面起步较晚，目前所使用的体制仍旧为计划经济时期的管理体制，已经不能满足实际需要。管理体制不够健全具有以下弊端：首先是存在严重的资源浪费问题，没有对档案资源进行集中化整理、应用，无论应用人群还是应用地点都会受到限制，以部门档案管理为例，一些通用档案设备没有实现通用，出现重复购买问题，造成不必要的浪费。有些机关、企事业单位将档案室设于办公室中，没有进行单独管理，导致档案丢失或者损坏。另外也不重视对档案工作人员的管理，将档案管理工作等同于文員，没有认识到专业化的重要性。档案管理的系统性较强，是一项长效工作，短时间内的绩效不明显，导致工作人员的热情不高，管理效果不明显。

3.档案资源共享情况还有待提升

档案管理的最终目标就是对这些资源进行利用，为单位的发展服务，资源共享情况在一定程度上反映档案管理水平。由于各个单位之间、单位各个部门之间缺乏沟通协调，档案管理理念和管理方式上存在差距，导致资源共享受阻。一些部门虽然能够积极利用自身资源，但是这些资源仅仅作用在本部门，不对外输出，因此具有一定的局限性[2]。

二、完善档案室日常管理工作的措施

1.树立现代化档案管理理念

档案室要想提升日常工作水平，就必须树立现代化的管理理念。首先是要具备一种社会意识和服务意识，要求档案室明确自身社会责任，做好日常资料收集、整理工作。要提升开放意识，摒弃传统的管理观念，对于单位内部来说，要加强各个部门之间的沟通，实现档案资源内部流通；对于相关单位来说，单位间也要加强沟通管理，实现档案资源横向流通，提高档案资源的利用率。无论是高层管理人员还是基层工作人员，都要认识到档案管理工作的价值所在，收集、整理资源最终是为了利用资源，档案室要明确自身的服务职能，促进档案资源的横向和纵向流通，丰富国家档案资源库，为档案资源共享打下良好基础。

2.建立健全档案管理机制

要将国家《档案法》作为依据，设置专门的档案管理部门，实际工作中落实具体规范，使日常档案管理工作向着更加规范化的方向发展。首先，要对档案进行分类，为档案资源整合做好准备，按照单位实际需要不断完善档案内容；其次，为了延长档案使用寿命，要对档案室的条件进行改善，要设置专门的档案室，不允许出现档案室和办公室合为一体的现象。同时做好防火、防潮措施，防止由于意外导致纸质档案资源被毁坏；最后，要加强对工作人员的管理，建立档案管理效果考核机制，不能将目光放在眼前，而是从长远的角度评价日常管理工作成效，根据评价结果找到管理工作中存在的问题，并积极改进，形成一种动态化的管理机制[3]。

3.提升档案管理人员的综合素质

工作人员的综合素养对日常档案管理工作效果产生重要影响，因此必须予以重视，管理者不能将该项工作等同于一般文员工作，具体要做到以下几点：首先，补充档案室新工作人员时，要加强对该岗位工作的新人进行考核，要求其具备扎实的档案管理知识，最好具备一定的档案管理经验；其次，要加强对在职人员的培训工作，要求其树立终身学习的理念，积极学习先进的档案管理知识，并向档案管理水平较高的单位汲取经验，结合自身单位实际情况，不断创新管理方法；最后，要提高工作人员沟通协调能力，明确各个部门对档案资源的需求，促进档案资源的横向流通，发挥日常管理工作的价值。

4.提高档案管理的信息化水平

随着计算机技术的发展，档案信息化管理已经成为一种必然趋势，要求档案室完善硬件设备，为信息化管理打下良好基础。将纸质版档案资源全部转化为电子资源，一是查询和使用起来比较方便，二是可以减少纸质资源的翻阅次数，延长保存寿命。同时，电子档案的应用突破了时间和空间的限制，有利于资源整合和共享。要求管理人员积极学习计算机技术，熟练掌握信息化操作流程，为档案资源使用者提供必要的指导，完善档案室日常管理工作，将档案室以及档案资源的价值充分发挥出来[4]。

总结：当前档案室管理工作中存在很多问题，导致档案资源利用率不高。为了解决这些问题，档案室应该树立现代化档案管理理念，创新管理方法，建立健全档案管理机制，同时注重提升档案管理人员的综合素质，另外还要提高档案管理的信息化水平，不断完善档案室日常管理工作。

参考文献

[1]叶晓初.浅谈企业档案室职能及档案工作创新[J].经营管理者，2011，13（10）06：382-383.

[2]王小菁.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路[J].中国现代医生，2008，11（15）28：100-101.

[3]冯震宇，刘伟德.档案管理评审对于促进医院档案管理的作用探讨[J].中国当代医药，2014，12（14）12：135-137+140.

[4]王述寅，张良.浅谈如何做好新形势下的档案管理工作[J].中国管理信息化，2014，14（16）24：98-99.