新时期如何提高办公室档案管理的有效性

陈静

【摘要】档案管理是办公室工作的主要组成部分，拥有一个完整的档案管理体系对办公室的工作更是必不可少的。一份记录完美的、清楚的档案能为办公室的员工工作提供更多的便捷，同时良好的办公室档案管理对办公室员工工作效率的提升也有很大的帮助。如何将办公室的档案管理工作做的更加完美就是本文所要探讨的话题。

【关键词】办公室；有效性；档案管理

在日常工作中，办公室的工作效率尤为重要，然而要提升办公室的工作效率就需要加强办公室的档案管理工作，完善的档案管理会让工作效率大幅度增加，拥有完美的档案管理系统不仅提高办公的效率，还能让办公室的办公体系更加完善。根据办公室的工作内容逐渐建立档案，在形成档案的过程中不仅要呈现完善的档案管理体系，还要不断地整理与归纳，将档案管理完美的融入工作中，提高办公室的工作的效率。

一、办公室档案管理存在的问题

（一）办公室人员不够协调

办公室的工作每天任务量比较多，平日没有过多的时间与精力放在档案管理这个问题上。有的办公室只是建立一个简单的人员安排，对于真正的档案管理缺少人员的认真管理，造成工作影响，使得工作效率降低。在工作里不能够时时刻刻针对档案管理进行专门人员的工作安排，只是办公室人员需要的时候才进行简单的办公档案管理，记录一些简单的数据，这样不仅会给其他人和工作带来许多不方便的地方，也会给办公室办公带来麻烦。由于很多地方不注重档案管理，采取简单了解的方式态度对待档案管理这个方面，管理人员也是比较随意，对待工作不够仔细产生纰漏，从而对工作产生影响，降低工作效率，不能有效的提高办公室工作质量。上级对档案管理的要求比较松懈，导致执行员工对档案管理也抱有敷衍的态度，使得员工对工作有消极的态度，给工作直接造成影响。

（二）办公室档案管理系统松懈

现代的办公室管理中，对于档案管理没有一套比较完善的系统，多数档案管理仅仅停留于手写或者电脑记录数据，没有一个完善的体系，造成在工作上没有高效的工作效率。在一些办公室中，档案管理没有比较清晰地系统，仅仅采用传统模式，领导在工作的时候需要核对一些档案，员工不能快速的提取档案，浪费时间，也降低了工作的效率，面对一些珍贵的档案不知道放在哪些地方，造成资料的流失，导致工作的不便。很多员工觉得档案不需要花费时间去进行管理，这样就会导致一些工作的疏漏，从而将工作耽误。

（三）办公室档案管理日常维护不全面

有的办公室确实拥有一系列的档案管理模式与一个档案管理专员，但是由于长时间不对档案管理进行系统的维护、整理和更新，会使工作仍然存在许多问题。比如当一个公司的诚信证书到期的时候，应当办理新的证书，但是平时档案管理工作的不够细心导致没有发现，就造成了公司的损失。因为档案管理的维护不够全面，没有及时的将档案进行检查与维护，所以就会加大办公室工作的困难。在平时的检查过程中会产生许多疏漏，给工作带来许多不便。

（四）档案管理目录不够清晰

在档案管理中，目录是比较重要的一个部分，在一个完美的档案管理模式中，不同样的目录会产生清楚明了的效果。当代的办公室档案管理方面，有的档案目录比较模糊，体现不出档案的位置，造成档案不够清楚化，对于工作也是有一定的影响。在工作中领导在查阅档案的过程中浏览目录，发现很多文件不够清楚化，只能从头开始查找，使得工作产生延迟，耽误工作的进度从而影响到效率。一份清楚明白的目录不仅呈现出整洁的档案，还会使得工作更加有效率，不会使得工作没有协调性。

二、提高档案管理有效性的策略

（一）建立完善高效管理体系

在办公室中进行一套完善的管理体制，对于每个档案管理做到具体化。可以安排专门管理档案的人进行管理，将档案采取分工制度进行维护与整编，在工作中互相监督与完善，从而提高办公室的工作效率。在办公室工作的时候必须让工作人员严格执行档案管理制度，不能够采用消极与懈怠的态度，要让他们认识到完美的档案管理体系对于办公室的办公有极大的辅助。同时不仅在工作人员的态度与工作上进行改良，还要对其他办公室人员传达档案管理制度，要求严格遵守制度，将档案管理系统达到更加完善与高效，才会使工作更加高效率。

（二）提高日常维护与管理

对于档案的及时更新与管理也是成为完善的档案管理系统中不可缺少的一项。在建立了完善的档案管理体系以后，工作人员每天都需要不断的对之前存有的档案进行统一的整理、归纳和更新，同时也对新进的档案进行不同的整理、归档与更新，提高工作的高效性，使得在以后需要档案的时候能够快速的为领导提供档案，节省时间。在完善的档案管理系统上，要不断的增添新型的档案管理，根据不同的档案管理模式对档案进行分类与整理，从不同的角度整合档案管理，更加完善档案管理系统。在日常维护与检查里，不仅需要仔细的对待，还要不断的维护档案，将档案管理工作做到最好。

（三）提高档案专管员工专业水平

在办公室的工作中，不仅要不断地完善体系，还要加强专管员的专业素质。在日常档案管理上专管员要明确自己的管理模式，养成良好的管理习惯，使得管理系统更具有高效性，要以严谨的态度面对工作，仔细的完善档案管理系统，不能出现过多的差错，使得管理系统有漏洞，提高自己的专业水准，将自己的管理方案结合档案创造出一种更加完善的档案管理，利于以后工作的效率与发展，同时优秀的员工对于制造出完善的档案管理体系至关作用。

三、结论

拥有一个完善的档案管理体系是每一个办公室应该具备的，一个档案管理系统能够将办公室的效率有效的提升上来，使得办公室工作更方便。在提高办公室档案管理的同时也要不断地完善系统，提高员工的专业水平，这样才能建立一套更加高效的、准确的档案管理系统。采用更加先进的手段，不断提升档案管理的模式，建立完善的工作体系，使得工作更加有效率，提升工作质量。

参考文献：

[1]刘奇.浅谈如何做好當前单位办公室档案管理创新[J].科技创新与应用，2013（05）

[2]尹凤良.浅谈学校档案管理工作[J].中国管理信息化，2011（11）