浅论人社工作档案管理的重要性与对策

程艳

【摘 要】 本文分析了人社业务工作档案管理存在的问题，阐述了做好档案管理工作的必要性，提出了做好人社档案管理工作的对策。要加快人力资源社会保障信息系统升级集中和高效整合；更新知识结构，培养档案管理人员的专业素质能力和责任意识；积极推进创建电子档案管理系统工作，完成档案管理的升级；促进档案管理在实际工作中发挥作用；完善网络监督体系。

【关键词】 档案管理；人社业务；必要性；方法措施

人社部门的档案管理，顾名思义，就是人力资源和社会保障部门对有关档案进行材料收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用的工作任务。做好档案管理工作有利于人社业务更好的发展。据此，对于人社部门档案管理的研究分析则具有了重要意义。

一、人社业务工作档案管理存在的问题

人社业务工作档案管理中面临着一些问题，具体说来有几个方面：其一，忽视档案管理的重要性，领导和工作人员在思想上还不够重视。在人社部门以往的工作中，由于没能引起对此的重视，导致档案管理工作有着内容不够全面、硬件设备投入不足等缺陷。其二，缺乏健全的管理制度和完善的管理模式。人力资源和社会保障工作涉及到的档案数量特别繁杂、种类非常之多，要将如此多的信息档案整理的井井有条，具有一定的挑战性，需要专员对档案进行分门别类的细致归纳，在过去采取传统的分卷式的分类方法中，当档案的数量累积的越来越高时，再寻找起来便十分困难。再者，因为过去管理疏漏而导致本人与档案资料上的信息不一致的状况时有发生，我国公民的档案管理工作发展起来不过短短几十年时间，还存在机构不健全、分工不明确、设施落后、收录有误、保管不善等问题，由此造成的对不上号的情况也并不少见。其三，档案管理部门的工作人员缺乏职业素养与专业技能水平，造成档案保管不善、档案资料信息泄露、档案遗失等问题，一方面是由档案管理专员岗位调换频繁，造成专员不能对业务内容形成熟悉的掌握能力，不清楚怎样才算是合乎规范，另一方面是人社业务岗位上的专员没有工作的积极性，不去主动学习和熟悉工作相关知识。

由上述的原因所造成的人社部门档案管理工作中的问题还有许多具体的表现形式，举例来说，2015年杭州某大学生发现自己的医保卡信息泄露导致个人帐户被盗刷资金，还有参保人员档案遗失、损毁，致使满足退休条件的老人无法核算其退休的待遇，由此走上了多年上访维权的道路等等，这样因档案管理问题造成的不良后果不胜枚举。因此，做好档案管理工作成为社会秩序良好运转所刻不容缓的要求。

二、做好档案管理工作的必要性

做好档案管理工作具有十分重要的现实意义。第一，它是与中华人民共和国每位公民息息相关的，举例说来，人力资源部门所保管的大学生的学籍档案，是学子们的学历证明依据也为其提供就业渠道和就业信息的保障；社会保障局所管理的社会保障卡，包含了参保人员的信息，持卡人可以凭此办理养老保险、失业和求职登记、申领失业保险金、申请劳动能力鉴定和申领工伤保险金、申请参加就业培训等等多项业务。档案管理不仅是单纯的档案保管工作，还为社会公共事业提供资源库的作用。第二，对于国家和政府开展各项行政工作提供了方便，人社部门保存的档案所包含的内容较为宽泛，而档案的管理为提高政府行政执行力打开方便之门，在针对具体个人问题时，能够快速的获取公民的信息和基本情况，对于解决实际问题有着保证效率的意义。第三，各级政府建立的档案资源库是国家开展一些活动所必备的基础，也是国家活动、政策的真实记录，国家管理的档案资源库形成了一张“无形的网”，将人与事都统一在其中，为推进各项利民、惠民政策的实施提供渠道。

三、做好人社档案管理工作对策

1、档案管理在人社业务上的应用

人社档案管理以“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”为工作目标，

要完成这项目标，做好档案管理工作在人社业务上的应用，便要先了解档案管理在人社工作中的应用包括哪些方面，简要概括如下：

（1）社会保障卡。社会保障卡是记录了个人参保信息并加载了金融功能的IC卡，是开展人力资源和社会保障业务的电子凭证。用社会保障卡来实现参保人员身份认证、各个险种的关联以及人力资源和社会保障信息的呈现。社会保障卡主要有医保、社保、金融三方面的功能，在医保方面，凭借此卡到定点药店和医院进行身份认证、入院登记、出院结算；在社保方面能够领取养老金、失业保险金和完成就业失业登记、失业金领取；在金融方面，可用社会保障卡代扣代缴、代收代支医保、社保费用，极大缓解经办窗口的压力。办理《社会保障卡申领表》时需提供参保人员身份证复印件正反面、标准彩照、联系电话、家庭住址等重要信息，未成年人还需提供本人和家长的户籍证明，所以要做好申领资料的规范管理，防止信息泄露。

（2）12333人社电话咨询服务热线。收集1998年本市成立以来人力资源和社会保障政策法规，收录全市各区县各业务科室、部门的办事指南、问题解答，立卷规档并将电子档案录入知识库，为咨询员的政策解答提供了有力支撑。

（3）养老保险。参保原始凭证上记录着参保人员及其用人单位社会保险缴费档次、参保时间、本人签名等信息；退休待遇领取、特殊工种提前退休时，需以原始档案记载为依据，不得遗失参保人员档案，不得随意更改参保人员出生时间、参保时间、工作经历等，避免套取国家社保基金。

（4）医疗保险。管理好参保人员异地就医备案、特殊门诊登记、重大疾病申报备案、转诊转院登记、住院待遇核定等档案资料，为业务工作提供依据。

（5）干部职工人事档案管理。主要记述和反映单位干部职工社会经历和德才表现，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，包括任免审批表、干部履历表、职称评审档案等，同时，要建立个人电子档案系统，使用计算机、扫描仪、照相机等现代设备和现代技术，制成PDF或JPG格式图片文件，以便查阅。

（6）流动人员档案管理。各级人力资源服务中心为流动人员提供人事档案的接收和传递；为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务；党员组织关系的接转等免費的基本公共服务。

（7）劳动保障监察举报。建立完善投诉案件管理信息系统，统一登记、录入和办理，对拖欠农民工工资的企业记录在案，起到有效预警作用。

（8）文书文件管理。业务科室对自身业务立卷归档，汇总后交局档案室统一管理，以便迅速查找、复制、借阅和使用相关文件材料。

（9）公务员考录、事业单位公招。参考人员报名信息表、笔试、面试成绩等考试原始档案管理。

2、档案管理在人社业务运用中的方法与措施

要做好档案管理在人社业务中的运用工作，总的来说包括以下几个部分：第一，加快人力资源社会保障信息系统升级集中，实现系统的集中部署和有机融合、数据的向上归集和高效整合。人社业务所涉及到的内容是十分宽泛的，不同的档案分属不同的机构管理，要协同多方进行统一的一项工作，还须经由不同部门之间互相沟通，健全档案管理运行机制和档案内容建设，将人社资源信息升级集中，既加强了信息管理的统一组织领导，还有利于各系统的交汇贯通。第二，更新知识结构，培养档案管理人员的专业素质能力和责任意识，为人社部门注入活力型人才，为社会提供具有专业分析角度和创新思维的新成员。现代化的人社业务需要专业人员不断地提升自觉性和责任心，明确责任分工，才能完成这行艰巨的任务。人才的引入也是各项事业得以持续发展的依据，也是普通工作人员通过科学学习和奋发努力提升到专业人才的重要路径。第三，完成档案管理的升级。以纸质、电子资源管理并用的方式，积极推进创建电子档案管理系统工作，把档案管理工作从传统手工整理、记录、检索的方式中解放出来。建立电子档案管理方式既减少了对纸质档案的磨损，延长其寿命，又减轻了工作人员的劳动强度，检索起来也更为方便，工作的质量、效率也获得了提高，从而促进了管理模式的现代化，管理的明确分工也降低了人为因素的不利影响，产生更多的经济效益。再则，人社部门的档案管理制度也有着社会化的特征，在传统的旧模式中衍生出新的模式来适应社会的发展，是符合社会发展需要的。运用新的管理模式还对于避免浪费资源情况的发生和提高整体业务素质具有促进作用，政府部门应大力展开宣传现代化档案管理的高效性，并投入相应的资金和人力，建立新型的综合档案室，以确保人民利益的最大化和保障社会的良性发展。第四，促进档案管理在实际工作中发挥作用。推进公共服务事项的数据开放和信息共享，实现信息异地登记，业务协同办理，数据全域共享，有效提升全省范围内社会保险关系转移接续、异地就医结算、异地领取待遇资格认证等异地业务的经办效率，进一步方便参保人员就近办事。使用标准化的管理系统来改变档案资源管理模式，加强各部门之间的协助，将可分享的数据、档案纳入规范化的办理系统。第五，完善网络监督体系。将网络管理也视为人社业务管理的一部分，依靠行政区划和人社部门的服务平台来完善网絡档案管理体系。现代社会是信息分享的社会，档案信息作为一个统一的整体，为了人们的合法权益受到侵害时能够有所保障，也为了促进信息化的服务更好的实现，保障社会活动的有序进行。因此，要加快网络监察系统的建设，配备专业的监察员采取网络巡查等方式对受理举报、投诉集中统一进行受理，围绕这些情况制定对策。

四、结束语

人社档案对于维护良好社会秩序，促进市场经济的发展都有着至关重要的作用。但是目前的档案管理工作中还存在许多问题，需要人社部门相关的人员不断在工作中进行探索改进不足以适应社会的发展，为更好地服务于国家的各项事业和社会保障提供便利途径。

【注 释】

[1] “提供免费的基本公共服务：人事档案的接收和传递；为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务；党员组织关系的接转等”出自《中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》

【参考文献】

[1] 贾洪慧.论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理[J].办公室业务，2014.01.181.

[2] 陈均海.人力资源以及社会保障局的档案管理探究[J].办公室业务，2014.17.78-79.

[3] 王学.浅谈人力资源和社会保障部门中档案管理工作的实践[J].价值工程，2015.02.146-147.