基于档案管理原理在档案管理现代化中应用

宋鹏飞

摘 要：随着我国各项事业蓬勃发展，国家人才档案等需要日益显得重要，档案对于个人、企业和国家都具备重要意义，它以多种形式记录了各项社会活动，通过档案管理可以将其更好地保存下来。在档案管理过程中，借助档案管理原理，然后在信息系统的支持下，对档案进行科学规范化地管理，可以实现档案管理现代化的发展。本文就档案管理原理以及档案管理现代化的必要性进行简要阐述，然后对档案管理原理在档案管理现代化中的应用进行分析，以此来增加人们对于档案管理现代化的了解。

关键词：档案管理原理；档案管理现代化；应用

一、档案管理原理

档案管理工作具有长期性和缓慢性，因此需要重视档案保管的完整性。档案管理工作可以划分为不同的工作阶段，且具备不同的特点，这意味着档案管理过程中需要保证档案信息的统一性，这样才能便于管理。另外，档案管理工作是一项内部的工作，避开了与外界的接触，具备了封闭性，这也会给档案后期的利用造成一定的不便，因此，档案管理过程中，需要有一个完善的信息系统，将信息档案完整且明确地保存好，便于人员可以一目了然地找到相关资料。总而言之，档案管理需要具备统一性、完整性和科学性，这样才能促进档案管理现代化的发展。通过本文，主要就档案管理原理以及档案管理现代化的必要性进行简要阐述，然后对档案管理原理在档案管理现代化中的应用进行分析，以此来增加人们对于档案管理现代化的了解。

二、档案管理现代化的必要性

档案管理现代化是指以现代管理理论为基础，通过信息化的手段对档案信息进行数据采集，然后管理员再发挥自身的主观能动性对档案信息进行分类、归档，从而使档案管理向智能化系统化的方向进行转变。随着信息技术的发展，社会的信息化程度也明显提高，这意味着信息档案的数量、种类都在不断的增加，这给档案管理增加了很大的难度。档案管理信息化可以帮助管理人员有效快速地区分开各种档案信息，从而降低档案管理的难度，另外，在对档案信息的安全性也能起到一定的保护作用。以电子形式进行存档的信息档案，可以完整安全的保存在计算机内，这也需要优质安全的信息系统的支持。通过建立档案信息系统，除了可以确保档案的安全性，还可以在一定程度上减少空间的浪费。

三、档案管理原理在档案管理现代化中应用

1.系统管理

系统管理体现的是一种标准化、统一化以及最优化的管理，这也是现代化管理的理论基础。通过将杂乱的事物进行归总排序，在整体思维的基础上对其进行管理，这样的一种管理思路就属于系统管理。管理现代化要求管理人员要改变传统的小生产分割式的管理模式，构建一种整体性的管理模式，对系统工程的各个区域进行管理。在档案管理现代化的过程中，管理人员依据系统管理的理论，在对档案信息进行分类处理时，需要先建立一个具有优化性的信息处理系统，然后再以整体性为依据对档案信息进行处理，将档案信息处理为具有标准性和统一性的数据文件，这样可以方便档案的日常管理和调用，从而实现档案管理的系统化和现代化。

2.整分合原理

整分合管理指的是在进行一项工作时，可先对整体情况做一个适当的规划，然后再进行分工实施，最后再将这些事项整合在一起的一种管理模式。这样的管理模式可以在很大程度上提高整体的管理效率。在档案管理工作中，往往会接触到多种形式且级别不同的档案，如果只是将其归为一个整体去进行管理，没有利用某些合适的归类方法，就会导致后期在档案利用的时候十分的混乱且占用时间会过长。作为一名优秀的档案管理人员，在管理现代化的背景下，需要理清整体与部分的关系，清楚档案信息之间的从属关系，然后再掌握科学的排列组合的方法，对档案信息进行合理的归类和排序，从而提高档案管理信息化的进程。一般来说，档案管理部门应该设有几个不同级别的分部门，然后将档案部门当年的总目标进行规划，然后再细分出具体目标分配到各个不同级别的分部门中，各分部门需要了解自身的职责和目标，然后尽最大的努力去完成，从而保证整体目标的实现。

3.反馈原理

对档案信息进行反馈，一部分是对档案管理工作的肯定，还有一部分是对档案管理工作的建议。通过反馈，档案管理人员可以了解到之前所进行的档案管理工作的缺陷所在，然后在进行针对性地修改，使档案管理系统更加完善。通过不断地反馈和修正，档案管理现代化才会发展的越好。在档案管理的过程中，获得相应的反馈信息，可以帮助管理人员了解档案管理工作的合理性，也可以促使他们对档案管理工作做进一步的优化，从而更好的实现档案管理现代化

4.动力原理

为了管理工作的有效开展和进行，需要有强大的动力支撑来促使管理人员高效率的完成档案管理的工作。在管理过程中，人员主要担当着管理者和被管理者的身份，当人处于被管理者的身份时，往往需要有强大的激励因素去促使他认同这份工作然后全身心地投入。在档案管理现代化的过程中，主要是以物质动力和精神动力作为主要的激励因素，来激发档案管理工作者的主动性。物质是人们工作的基本需求，在使用物质动力时，需要保证物质分配的公正性，以劳动成果作为评价的标准，以此保证员工工作的积极性；精神需求一般是人们在满足了物质需求后会比较重视的事物，在运用精神动力激励时，可以向员工传达档案管理工作与国家发展的关系所在，让他们意识到自身的价值实现是与国家发展息息相关的，通过这样的精神激励，来刺激他们主动性。

四、结语

综上所述，通过对全文分析我们不难发现档案管理原理在档案管理应用的过程中主要是起理论支持的作用。档案管理原理基本不会有变化，但是信息时代在不断的发展，走档案管理现代化的路程，需要相关管理人员对档案管理原理有深刻地理解，然后顺应时代的变化进行灵活性地应用，这样才可以推动档案管理现代化的发展。除此之外，由于档案管理是一项复杂的过程，因此需要建立科学的管理系统，以此报证档案管理资源的标准性、安全性和规范性，进一步提高档案管理工作的有效性和多样性，从而提高档案管理现代化的水平。

参考文献：

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