新时期人事档案管理信息化建设探究

李肖鹏

摘 要：信息化时代的到来意味着各行各业都已进入到数字化管理大门中，人事档案是经济社会发展的重要基础性战略资源，加强人事档案信息化建设是新时期社会发展的客观要求。本文将从新形势下建设人事档案管理信息化的必要性、人事档案信息化管理现状、构造人事档案管理信息化措施三方面进行阐述，以加快本单位的人事档案管理信息化的建设。

关键词：人事档案；管理信息化建设；资源共享；数字化；计算机；网络安全

一、新形势下建设人事档案管理信息化的必要性

1.构建现代化人事档案的管理形式

强大的信息化时代要求人们努力从生活中去挖掘各种各样的信息，这就需要我们去解决如何打造人事档案管理信息化、建设现代化人事档案管理模式这类问题。为了能够将繁重的工作变为灵活机动的流程，我们必须跟随信息化时代的节奏；为了能够提高信息的收集处理能力，我们必须合理运用现代信息化技术；为了从源头上让人事档案管理工作效率得到提高，我们必须实现人事档案管理信息化。

2.推动人事档案信息的资源共享

信息化时代将各大领域联系在了一起，让不同的信息得以交叉汇总，整合成更为系统的信息库，这就创造了信息资源的商机。也就是说，信息资源已逐渐成为了现代化市场经济条件下的重要战略资源。为了能够实现人才价值开发的最大化，我们必须开展人事档案管理信息化建设，使得人事资源得到共享，为人事工作提供服务。同时也应该运用科学管理对人事管理信息实施加密措施，保障人事信息资源的安全运用环境，推动人才的发展。

3.开发人事档案资源的运用价值

信息化时代的标志——计算机的广泛运用在人事档案信息资源的管理方面发挥了巨大作用。这一新型的管理模式将会带来人事档案管理模式的转变，尤其会提升人事档案信息的利用率。计算机的开发与运用推动了立体化、全面化、多层次人事档案资源集成模式的构建，充分发挥了人事档案在人事工作中的服务功能。数字化的人事档案查询方式为人们随时查阅人事档案信息提供了便利，让档案的实用价值得到了充分的发挥。这种新型的管理模式完全可以满足新时期对人事档案工作的各种要求，适应现代市场经济的发展，为社会现代化经济建设提供服务。

二、人事档案信息化管理现状

1.对人事档案管理信息化工作的重视程度不高

人事档案管理信息化工作一直被人们看作一个辅助类的工作，并没有得到人们的高度重视。人员性质的差异性本就造成人事档案工作的难管理性，再加上得不到重视，没有充足的人力及财力支持，使得人事档案管理信息化工作更加难以开展。就我单位来看，我单位拥有在编职工680余名，非编（劳务派遣员工）300余名，退休职工450余名，如此庞大的人事档案管理工程并没有足够的人力与财力的投入来支持，这就造成了我单位人事档案管理信息化建设发展的严重滞后。

2.传统人事档案管理模式的效率不高

传统的人事档案管理模式中存在着大量的重复性劳动，使得人事工作效率大打折扣。部门性质的不同导致人事档案不能进行统一存放，我单位在编职工中170余名干部档案由上级主管部门保管，420余名工勤人员档案和400余名退休工人档案由我单位进行管理，还有300余名非编人员档案由人事代理机构进行管理，这就使得我单位人事档案管理工作效率低下。传统的实体档案经过多次翻阅容易遭到损坏，档案的保存就难以落到实处，但减少翻阅次数则又造成了人事档案工作价值的损失。

3.人事档案管理系统工作不完善

由于对人事档案管理信息化的基础设施建设的不重视，导致至今没有一个系统化的人事档案数据库，收集到的信息数据不全，一些错误信息得不到排除，还有一些老旧信息得不到更新，从而人事信息出现了相对混乱的状况，这也使得人事档案在人事工作中产生了不确定因素，无法保证信息的准确率，降低了人事档案的可信度，在每次提取信息的过程中都要经过与本人的核实，这也增加了人事工作的负担。

三、实现人事档案管理信息化的措施

1.大力推进人事档案信息化数据库网络化的建设

充分运用现代化技术，加强网络与人事档案管理信息化的辅助软件建设，给予安全性高、可信度高的信息服务网络，扩大人事档案信息化所涉及的范围。除此之外，还应根据不同的部门性质差异，分别规划出不同的信息模块，整合相关部门的数据，打造出全面的计算机网络化管理模式，实现人事档案管理信息网络系统的整体化、智能化、多层次的建设，为人事工作提供真实可靠的参考数据。

2.提高人事档案管理人员的素质与能力

新时期的人事档案管理工作需要一批复合型且高素质的人才加入。在开展人事档案信息化管理的工作过程中，需要综合运用计算机的多种功能，对所收集到的文字、图片、声音等信息进行处理，用数字化的方式存储人事档案信息，并利用网络传输平台实现人事档案的共享，以满足各个部门对不同人事信息的需求。这就要求人事档案管理者具备处理信息的综合能力，带着高度的责任意识加入到人事档案管理的工作中来，推动人事档案管理水平的提升。

3.加强人事档案管理信息化系统的网络安全

信息化下的人事档案管理必将涉及到网络安全问题，这就需要我们在建设人事档案信息化的同时，加强网络安全方面的工作。首先，加强网络安全监测，在共享网络设备上安装入侵检测系统，随时对数据交互进行统计分析，一旦发现安全隐患，立刻发出警报并启动应急措施。其次，需要对不同的信息类型进行安全等级划分，设置查阅限制，通过一对一的账号密码实现身份确认，防止人事档案的破坏的泄露。最后，设立软件系统的访问限制，通过防火墙等方式控制访问行为。运用以上方式来加强人事档案管理信息化系统的网络安全。

人事档案管理的发展趋势是实现人事档案管理的信息数字化，这是一项耗时长、系统性且复杂程度很高的工作，需要档案管理部门的工作人员的积极参与及单位各部门全体人员的积极配合。我们要对档案管理部门在信息化建设过程中出现的问题给予高度重视，适时采取针对性的措施，推动人事档案信息化的建设，适应现代社会经济的快速发展。

参考文献：

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