教育民生档案中的中小学资助档案管理现状与对策

曾建荣+李利梅

【摘 要】阐述教育民生档案管理的范畴，并以南宁市中小学校学生资助档案管理状况为例，分析研究学校学生资助档案管理工作中存在的问题，提出资助档案规范化管理的对策和建议，以实现南宁市学生资助档案管理制度化、规范化和信息化的目的。

【关键词】教育民生档案 资助档案 管理现状 对策

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2016）07B-0015-03

一、前言

2008年，国家档案局就民生档案管理工作的问题，印发了《关于加强民生档案工作的意见》。2014年至今，中央、省、市印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》提出加强民生档案工作。民生档案是政府解决民生问题的历史凭证，是党和政府总结民生工作经验教训的资政工具，是党和政府保障人民生活、增进人民福利的历史记录，是当今中国社会矛盾凸显期，解决各种纠纷和生活困难、化解矛盾、减少磨擦的减震器和稳定器。民生档案对促进社会稳定和构建社会和谐起到了积极作用。研究民生档案管理工作，做好民生档案管理工作，是档案工作者在新形势下的重要任务。

什么是民生档案？民生档案是指与公众利益直接相关的、与普通民众的生计有密切关系的、受到老百姓高度关注的档案；民生档案是机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案。

什么是教育民生档案？教育是民生之基，它牵涉到千家万户，决定着民族的未来。教育民生档案是教育系统解决民众最关心、最直接、最现实利益问题的教育信息资源，是维护广大师生权益的原始凭证。目前，国家把教育部门的学籍档案列入民生档案的范畴，纳入《国家基本专业档案目录（第二批）》，但该档案目录内容未包括学生资助档案。

根据民生档案和教育民生档案的定义，笔者认为学生资助工作是一项教育民生工程，是国家惠民政策。学生资助档案产生于学校开展学生资助工作和资助活动的全过程，是贯彻党和国家的资助政策体系的真实记录和直接凭证，具有重要的参考价值和可靠的凭证作用。凭证的类型和内容有：A.资助类（学生申请材料；管理性文件；资金指标文件；统计报表等）。B.财会类（银行拨款凭证；银行发放明细清单及受助学生签领表或确认表；审计部门对资助专项审计的报告等）。C.实物类（获奖的证书、奖状、奖牌匾等）。D.照片声像类（照片、VCR影像视频、光盘、磁盘等）。E.资助专项课题研究材料等。F.电子数据类（基于计算机技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术等转化形成的信息化数据，也称数字化档案）。这些资助凭证具有教育民生档案的特性，属民生档案管理范畴，应列入教育民生档案进行规范化管理。

资助档案是教育民生档案的重要组成部分，是保障贫困学生切身利益，落实资助政策的重要依据。因此，研究中小学资助档案规范管理对策，具有现实意义和指导作用。

二、南宁市中小学资助档案管理的现状

自2007年起，南宁市各级党委政府高度重视家庭经济困难学生资助工作，各级教育部门和学校相继成立了资助管理部门﹙学生资助办﹚，为学校资助档案的收集工作提供了人力保障。目前，国家资助政策体系在南宁市中小学各教育学段实现全覆盖，资助项目种类多达17个。资助工作形成的档案类型多，内容有政策性、管理性文件、资金指标文件，有资助金拨款凭证、发放明细清单、资助活动记录的声像、图片以及实物类等。这些资助档案真实反映了资助工作的全过程，具有广泛性和分散性的特点。

为实现教育民生资助档案规范化管理目标，南宁市资助管理办公室结合为民办实事考核标准的要求，加强资助档案的收集分类业务培训，创先并自主研发和启用了“南宁市学生资助信息管理平台”多个管理系统，直接提供了中小学校家庭经济困难学生资助电子信息的大量数据，实现资助系统与银行系统之间无缝对接、信息大数据共享的目标，促进了资助管理实体档案和电子档案管理工作顺利开展，提高了中小学校学生资助管理信息化水平和工作质量及工作效率，为南宁市教育民生档案的收集、管理和利用服务提供了坚实的保障。

为打开教育民生资助档案规范化管理工作新局面，南宁市学生资助管理办公室以学生资助档案规范化管理为研究内容，申报南宁市教育科学规划课题获立项。通过调查研究，发现教育学生资助民生档案管理工作还存在以下不足。

（一）部分学校档案组织机构不健全，资助档案管理工作不到位

调查发现，南宁市直属单位和学校基本健全了档案组织机构，设有档案室，设有专兼职档案员，仅个别学校的档案室正在筹建中。县区乡镇大部分薄弱学校没有条件设立综合档案室，而大部分资助档案材料就产生在这些县区乡镇薄弱学校。这部分学校档案组织机构不健全，档案无专人负责，学生资助档案只有堆放在学校资助办，无法按规定的期限移交学校档案室，无法实现档案集中统一规范化管理，从而导致档案收集不全，资助档案流失，或归档材料质量不高，缺乏完整性。这些因素不利于资助档案规范化管理，影响教育民生档案的服务和有效利用。

（二）工作人员思想认识不到位，资助档案管理工作出现脱节现象

调查发现，各教育学段的学校资助工作人员大多为兼职人员，工作任务重，在接受资助业务培训后，基本对本校实施的资助项目产生的资助档案材料有所了解，但对资助材料管理的认识模糊不清，未按档案管理规范化要求进行收集、分类、整理和集中统一，普遍认为资助档案的管理工作是学校档案员的工作。而学校档案工作人员对学校资助流程工作不甚关注和了解，对学生资助工作和活动产生的档案材料模糊不清，普遍认为资助工作人员移交多少材料，就整理多少材料，不需考虑资助档案的完整性和独立性。两个“模糊不清”和“普遍认为”反映出学校档案管理工作内部脱节，工作人员档案管理意识淡薄，思想认识不到位，制约学校资助档案规范管理工作的开展。

（三）资助档案管理制度不完善，缺乏统一标准和规范要求

目前，国家对民生档案的形成、管理、利用等没有做出具体规定，教育民生档案没有明确的定义和统一范畴。资助工作涉及面广，资助项目繁多，档案数量大，学生资助档案管理工作没有相应的管理制度，对资助档案的收集、整理、分类、鉴定、归档和保管没有统一的标准和要求，学校资助工作人员和档案工作人员在进行档案整理归档中无章可循，对是否符合档案规范管理要求把握不准，难以判断工作结果质量的好与坏，直接影响资助档案人员的实际操作和档案整理质量。由于没有管理制度的制约，缺乏监管和问责，工作人员干好干坏一个样，这些因素不利于档案管理规范化工作的开展。

（四）资助档案信息化基础好，但缺乏信息资源有效整合

南宁市学生资助工作以信息化建设为抓手，创新研发并在全市各资助管理部门和学校推广应用了“南宁市学生资助信息管理平台”的中职教育、高中教育和大学新生资助信息管理系统，提高了学生资助工作质量和效率，为传统资助档案管理实现电子化档案规范管理提供了良好的基础。由于工作人员档案专业水平偏低，缺乏信息化知识，极少运用计算机及网络技术进行管理能力，对系统自动生成的电子档案概念不清，无法科学有效地将档案信息转化整合为信息数据档案，直接影响资助档案高效利用和规范管理。在档案的利用上没有形成主动对档案信息进行整合、分析，以便有效地提供利用服务的意识，致使资助档案不能充分发挥其作用及利用价值。

（五）工作人员档案业务培训学习机会少，档案管理水平有待提高

调查发现：全市教育系统的单位和学校参加档案专业部门组织的档案专业培训学习的工作人员占调查总人数的比例为10%；参加市教育局组织的教育系统档案业务讲座学习的工作人员占调查总人数的比例为19%；参加市资助办组织的资助档案业务培训学习的工作人员占调查总人数的比例为33%；没有参加任何档案培训学习的工作人员占调查总人数的比例为38%。相对档案培训工作来说，参加资助档案业务培训学习的工作人员占比略高些，主要是学生资助工作列为政府年度为民办实事工程，资助办在培训时，主要针对学校学生资助工作人员进行培训，以绩效考评的标准要求作为培训内容，培训资助工作人员分项目收集、整理资助档案，确保考核佐证材料完整齐全而不被扣分，确保区市级年度绩效考评顺利通过。这种管理现状离专业档案规范化管理的要求甚远。调查数据反映工作人员档案业务培训学习机会少，专业档案管理水平不高，实际工作中对形成的资助归档材料的归档及整理缺乏规范统一的指导，影响学校档案规范化管理的进程。

三、资助档案规范化管理工作的对策

针对教育资助民生档案管理工作存在的问题，笔者认为当下应当做好以下几方面工作。

（一）健全和完善档案管理机构，确保资助档案工作有序开展

健全和完善档案管理机构，是做好资助规范化管理的前提条件，为资助档案管理工作的开展提供强有力的组织保障。自2011年以来，南宁市教育局在全市教育直属单位和中小学校开展了档案管理达标定级工作，现已有97%的直属单位和学校的档案管理工作达到了科技事业单位自治区级标准，取得了可喜的成绩，为资助档案规范化管理提供了条件。但县区中小学校档案管理达标定级的比例仍较低，针对乡镇中小学档案管理机构薄弱滞后的现状，要继续在县乡镇中小学校开展档案管理达标定级工作，促进县乡镇学校档案管理在组织领导、建章立制、基础设施、业务建设方面达到规范化管理要求。健全学校档案管理网络，配备专兼职档案员，建设设施完备的综合档案室，做到各类档案集中统一管理，改变各类档案分散各处，无专人管理的现状。在资助档案管理上，坚持集中统一、规范管理的原则，确保资助档案收集完整齐全，分类准确，整理规范，保管安全，利用和查找方便。

（二）加大资助民生档案的宣传教育，提高资助档案管理意识

一是大力宣传档案法律法规。通过多种形式进行民生档案宣传教育，举办民生档案专题展览，增进广大民众对资助工作的了解，整体提升意识，把资助档案当作民生档案组成部分，使资助档案管理有一个良好的思想基础。二是加强档案业务的培训教育。从当前教育精准扶贫、教育公平的的战略高度，准确定位学生资助工作和资助档案管理工作，从而提高工作人员对资助档案管理工作的认识，进一步提高资助人员与档案管理人员的业务水平和履职能力，更好地为学校教育服务。三是强化资助档案利用服务理念。在档案利用中树立以人为本的服务意识，以增强资助服务意识和主动服务贫困生作为工作的出发点和落脚点。通过热情周到、高效便捷的服务，提供全方位的档案信息服务，让利用者感受到档案对自己的重要性，从而提高社会民生档案意识。四是加强学校档案部门和资助部门的工作协调、衔接，改变各自为政、自行其是的工作方式，确保资助人员和档案管理人员相互了解各自工作流程及职责，做到既科学分工，各司其职，各尽所能，又紧密联系，互相沟通，齐抓共管。

（三）加强资助档案管理制度建设，进一步明确工作职责

制定《南宁市中小学校学生资助管理文件材料归档范围和保管期限规定》和《南宁市中小学校学生资助档案管理工作制度》及《资助档案工作年度考核制度》。明确资助档案管理工作流程、管理部门职责和工作人员的岗位职责，结合全市档案工作年度检查制度，对民生档案的归档情况、管理状况和利用工作进行检查，将档案管理纳入考核范畴，对民生档案的收集分类、归档范围和期限、保管和利用等各个环节进行有效监管。在制定档案管理制度时，应以简明实用、可操作性强为目标，体现合理性、科学性，符合资助档案管理实际，以适应档案管理的需要，以便更好地发挥制度的指导和规范作用，确保资助档案的收集整理、分类装订、上架排序、移交保管及有效利用符合统一要求，统一标准，达到管理规范化。

（四）加强资助档案信息化建设，推进资助档案信息化进程

树立资助档案科学现代信息化管理理念，转变传统的管理模式和理念，运用管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理，扩大民生档案的空间服务范围，适应新形势发展的需要。加大档案信息化基础设施投入，提升资助档案数字化水平和数据库建设，使资助档案高效管理和高效利用。建立档案信息查阅利用平台，满足查档利用需求，真正实现信息资源共享、利用快捷方便的目标。根据“存量数字化、增量电子化”的要求，在资助档案现有的信息化水平基础上，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，对档案信息进行存储和备份，确保档案信息的安全防范。并对纸质档案进行数字化加工处理，充分挖掘整合档案信息资源，加强编研工作，充分利用民生档案信息提高民生档案的利用效果。

四、结束语

学生资助档案是国家改善民生、推进教育公平、建设和谐社会的有力见证，是教育民生档案的重要组成部分。加强学生资助档案规范化管理，推进民生档案信息化进程，充分利用民生档案信息，以档资政，服务民生，正是南宁市教育系统今后对民生档案管理的工作目标和努力方向。

【参考文献】

[1]国家档案局《关于加强民生档案工作的意见》（档发〔2008〕12号）

[2]南宁市关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见（南办发〔2016〕5号）

[3]汪佩珍.浅析资助档案的管理[J].浙江档案，2012（4）

[4]宋宝英.民生档案建设的思考[J].黑龙江档案，2015（6）

【基金项目】南宁市教育科学规划2014年度南宁市学生资助研究专项课题“学生资助档案规范化管理对策的研究”（2014XSZZ10）

【作者简介】曾建荣（1962— ），女，广西柳江人，大学本科学历，学士学位，南宁市学生资助管理办公室业务主管，档案馆员，研究方向：教育综合管理、资助育人研究；李利梅（1969— ），女，大学本科学历，南宁市教育局档案馆员。

（责编 卢建龙）