中小型证券公司财务系统内部控制体系构建

西安医学院　薛佳

中小型证券公司财务系统内部控制体系构建

西安医学院薛佳

财务系统内部控制是企业内部控制体系的重要组成部分，本文以J证券公司为例，运用案例研究法对我国中小型证券公司财务系统内部控制现状展开探讨，并且对其财务系统内部控制的影响因素进行剖析，以COSO内部控制框架为基础从控制环境、风险评估、控制活动、沟通交流及监督管理等五个方面提出相应建议。

中小型证券公司财务系统内部控制

一、引言

2008年，全球经济进入新一轮衰退，企业经营环境发生巨大变化，国内外企业完善内部控制体系就显得越来越重要。目前，我国企业内部控制以《企业内部控制基本规范》为基础，该规范为企业内部控制提供了制度保障。在政府推动下，中小企业健全内部控制体系逐渐发展与完善，特别在外部风险不断增加背景下，中小企业必然通过良好的内部控制来推动企业可持续发展，以降低企业市场经营风险。2010年以来，各级部门先后发布《企业内部控制配套指引》、《企业内部控制基本规范》等一系列政策措施，为我国中小企业内部控制体系规范提供了借鉴。证券行业具有风险较高、回报率较高的特征，在我国金融市场还不健全的背景下，证券企业面临的市场风险、操作风险及流动性风险都相对较高，因此建立健全内部控制体系就成为必然。财务系统是企业内部控制的核心，本文以J证券公司财务系统内部控制现状为基础，对中小型证券公司财务系统内部控制影响因素进行剖析，并运用COSO框架构建相应的财务系统内部控制体系。

二、中小型证券公司财务系统内部控制体系现状

（一）J证券公司简介J证券公司成立于2003年，在上海市注册成立，注册资金为6亿元。J证券公司以国际投资银行现金管理经营及国内投资银行本土化优势为基础，建立了相对严谨规范的组织管理结构与专业团队，在国内市场上逐渐建立起良好的优势。截至2013年底，J证券公司有员工169人，其中金融专业36人，经济专业42人，财务专业28人，管理专业18人，建立了相对多元化的人才队伍，其中财务专业员工占比为16.57%，为J证券公司完善财务系统内部控制体系奠定了人才基础。在推动J证券公司发展过程中，J证券公司不断完善组织结构，设立董事会、监事会、经理层、项目委员会、发行委员会及内核小组及相关部门，下设财务管理部、法律合规部、营运管理部及市场部等部门（如图1），为J证券公司开展市场经营活动奠定组织基础。

（二）公司财务系统内部控制现状本文运用COSO内部控制框架对中小型证券公司财务系统的内部控制现状进行探讨，主要从控制环境、控制活动及风险评估、信息沟通、监督体系等四个方面展开。

图1　J证券公司组织结构

（1）控制环境现状。J证券公司已《证券法》、《公司法》等相关法律规定为基础，结合证券公司法律法规要求设立股东大会、董事会、监事会、经理层等组织管理结构。同时建立了本公司经营章程，明确规定了工作程序，对公司运营进行全面管理。但是，当前J证券公司控制环境还存在如下几个方面的问题：一是J证券公司对财务系统内部控制认识不足，当前J证券公司各个部门以业绩为核心，各个部门都以实现业务指标为根本。同时证券公司内部控制流程相对复杂，影响各个部门经营活动，部分员工或负责人为了实现业绩指标，而忽视经营过程中的控制问题，在一定程度上引起财务盈余管理压力。二是J证券公司财务部岗位设置不合理，权责也不明确，各个财务管理流程衔接不畅的问题也相对突出，当前J证券公司有财务人员8人，其中总账会计、财务报表编制岗位由一人完成，同时还承担统计、报税等工作，各个岗位缺乏明确的岗位职责说明，导致资金收付过程中存在很大问题。三是J证券公司财务人员素质亟待提升，虽然当前J证券公司财务人员大多具有本科及以上学历，但是数量相对有限，而且财务人员年龄相对较小，大多集中于20～35岁之间，实践经验不足，也直接影响财务系统的内部控制效率。

（2）控制活动及风险评估。目前，J证券公司对财务风险的认识不断提升，各个部门对财务风险的重视程度也不断提升，并逐渐将风险因素进行分解，形成应对策略，但控制活动以组织控制、人力资源控制为主，各个主体之间的协调性较弱，还难以发挥其作用。具体来讲，J证券公司会计流程、控制措施还没有把握财务系统的关键风险点，对各个业务流程风险控制识别也存在一定缺陷，应对风险措施系统性不足，数据遗漏的问题相对突出，如固定资产处置手续不齐全，不相容岗位分离的落实不到位等问题较为突出。同时J证券公司大多数财务人员对会计准则、监管政策的变化把握不到位，难以对税收法律法规、会计政策进行深入把握，容易引起政策运用失误的风险。此外，J证券公司重大会计事项信息处理随意性较大，处理效率也相对较低，导致金融资产分类、资产增减值处理都滞后的问题。

（3）信息沟通。信息沟通是证券公司进行内外部信息交换，充分把握内部控制风险关键点，构建完善财务系统内部控制体系的关键。J证券公司合同管理包括经济合同、劳动合同两个方面的内容，各个业务部门以经济合同为主，各个合同原件由行政部统一归档管理，各个市场业务部需要运用经济合同，必须办理相关借阅手续，在实际执行过程中，各个证券营业部经济合同原件的备案工作相对困难，导致个别经济合同归档时间相对较长，在该过程中可能引起经济合同原件丢失的问题，引起内部控制缺陷。与此同时，当前J证券公司还缺乏相应的内外部信息传递机制，导致财务数据真实性受到影响，财务数据统计或内涵都存在一定差异。除此之外，财务人员对各个业务部市场经营业务的信息收集也相对滞后，可能引起重大财务信息漏洞，各个主体之间缺乏必要沟通，对会计准则理解与运用存在较大差异，也影响J证券公司财务系统内部控制质量。

（4）监督体系。监督体系是财务系统内部控制的关键，对规避中小型证券公司潜在风险具有重要作用，是推动中小型证券公司可持续发展的关键。J证券公司设立法律合规部对公司各项证券业务进行监督检查，主要审计方式包括专项审计、常规审计与离任审计，各个审计涉及的内容较多，但是J证券公司法律合规部人员相对较少，仅有3人，导致监督资源严重不足的问题。与此同时，J证券公司并未建立相应的财务系统内部控制措施，虽然结合实际需要制定部分财务系统内部控制程序与措施，但是各项程序与措施的执行较差，并未发挥控制活动的作用。除此之外，J证券公司审计工作以总体审计为主，缺乏对各个职能部门的审计，没有对财务管理部的审计活动，导致审计过程存在监督不到位的问题，在范围确定、审计标准、审计充分性等方面都缺乏实质性价值。

（三）公司财务系统内部控制缺陷的成因

（1）中小型证券公司现代企业管理制度还未建立，大多数中小型证券公司成立时间较短，采用传统企业管理模式、组织结构完善度不高，管理层次较多，工作效率较低的问题非常突出，现代企业制度还未建立，对企业长期利益与短期利益协调、间接利益与直接利益协调不足，导致各个部门之间缺乏交流，信息沟通不畅，直接影响财务系统内部控制效率。

（2）中小型证券公司内部审计部门作用并未发挥。从J证券公司内部审计来看，设立法律合规性部门，内部审计职责由该部门承担，其内部审计工作的独立性问题值得商榷，J证券公司审计职能难以实现。与此同时，内部控制要求权责的对等性，但是当前中小型证券公司内部控制机构行使监督职能，同时以获取市场效益为经营目标，双向服务机制导致权责不明的问题，内部控制目标也就难以实现。

（3）中小型证券公司财务系统内部控制度完善度相对较低。当前，J证券公司财务系统内部控制制度还不完善，会计岗位设立及财务人员安排不当，业务工作交叉，会计人员之间权责不明，会计流程建设滞后。大多数中小型证券公司内部审计都没有针对部门的审计，导致财务工作开展缺乏内部监督，企业财务管理措施执行不力问题也相对突出。

（4）中小型证券公司财务人员综合素质相对较低。J证券公司虽然招聘了大量本科及以上学历人才，其中财务专业人员28人，但是从事财务岗位工作的仅为8人，而且从事财务工作人员对财务系统内部控制的认识不足，对财务系统内部控制流程产生误解，导致财务系统内部控制难以发挥作用。与此同时，大多数中小型证券公司财务系统内部控制以领导意愿为导向，缺乏相关法律法规制度，部分中小型证券公司为了获取更多市场利益，甚至要求财务人员做假账。除此之外，中小型证券公司管理方式直接引起内部控制监督薄弱的问题，内部审计机构难以发挥作用，也不利于中小型证券公司财务人员综合素质的提升。

三、中小型证券公司财务系统内部控制体系构建

（一）营造良好的中小型证券公司财务系统内部控制环境根据COSO内部控制框架可以看出，控制环境是中小型证券公司财务系统内部控制的关键环节，主要包括组织结构、财务人员管理、企业文化等方面的内容。从组织结构角度来看，当前大多数中小型证券公司都还没有建立良好的财务系统控制体系，组织结构层次较多，但是并没有针对财务系统的内部控制体系，因此有必要进一步健全组织结构，设立总会计师，要求总会计师具有较高的理论水平与丰富的实践经验，为中小型证券公司的发展奠定组织基础，具体如图2所示。

图2　证券公司财务系统内部控制结构

从财务人员管理角度来看，当前J证券公司还未建立完善的财务人员激励约束机制，对证券公司内部各级员工考核缺乏基础，财务人员薪酬与职级调整的依据缺乏，在很大程度上影响财务人员工作积极性，因此，中小型证券公司需要在COSO内部控制框架下完善激励制度，一方面结合各个岗位设计相应的薪酬激励机制；一方面完善内部考核流程，完善风险评估体系，为制定完善的激励约束机制奠定基础。

从企业文化角度来看，良好的企业文化是中小证券公司财务系统内部控制目标实现的关键，企业文化有助于提升财务人员职业道德观，增强其工作积极性，企业财务人员职业行为包括专业知识、职业技能等多个方面的内容，其中专业知识包括财务会计、审计、税务法律及信息技术等知识；职业技能包括合理运用专业财务知识、良好职业道德观、高素质信息沟通技能。与此同时，中小型证券公司应该结合当前财务管理体系不健全的问题，进一步完善财务管理体系，完善财务人员培训体系，不断提升财务人员素质，为实现财务系统内部控制目标奠定良好的基础。

（二）构建科学的中小型证券公司财务系统风险评估体系中小型证券公司面临的经营风险较大的问题，但是当前中小型证券公司风险评估体系还不完善，因此有必要进一步结合证券公司财务系统内部控制现状，以风险管理理论为基础，以中小型证券公司面临的内外部环境为导向，识别已经发生的风险或潜在风险，通过对J证券公司财务系统内部控制现状分析，运用德尔菲法对J证券公司面临的风险进行评估，制定如表1所示的风险评估评价体系。

表1　中小型证券公司财务系统内部控制关键点

（三）健全中小型证券公司财务系统内部控制活动内部控制活动是财务系统内部控制的核心环节，为了保证风险应对策略执行，该过程主要包括授权、复核、审批等方面的内容，中小型证券公司可以根据服务目标将其划分为策略相关控制活动及与报告相关控制活动等，制定相应规章制度，对中小型证券公司财务系统管理流程控制活动进行规范，对各个财务部门、财务人员及相关部门、人员提出要求，对财务系统中的分账、总账、业务分类等负责。一方面重视中小型证券公司的岗位分离，对会计、审计等相关法律规定提出的不相容岗位职责分离的要求，结合当前实际遇到的问题，进一步细化各个财务管理岗位，明确岗位的职责。另一方面完善岗位权责分离制度，通过制度明确各个岗位权责，在总体控制内部流程基础上，各个财务岗位员工自主进行业务活动的控制。

（四）优化中小型证券公司财务系统信息沟通机制信息沟通是中小型证券公司及时准确采集传递相关财务系统内部控制信息的渠道，通过信息沟通，为管理者、员工及时获取开展财务工作各类信息，对于提升财务系统内部控制效率具有重要作用。J证券公司财务系统信息沟通渠道的建立，离不开现代信息技术的运用，运用信息集成技术实现财务系统内部控制信息共享，发挥信息技术的作用，引入现代ERP系统，提升J证券公司各类财务系统信息传递效率。中小型证券公司信息系统应该包括全部业务交易记录及识别、充分详尽地描述各类财务报表相关交易、正确以货币价值计量、计入恰当会计期间、合理在财务报表中列报与披露等功能。与此同时，中小型证券公司完善沟通渠道，以证券公司规章制度、网站、会议等沟通渠道为基础，将财务系统内部控制信息在内部各个层级传递，使员工参与到财务系统内部控制中来。

（五）建立中小型证券公司财务系统监督管理体系首先，完善各类财务系统信息相互印证监督机制。预算管理与执行差异是审核相关财务信息的重要方法，中小型证券公司可以根据编制财务预算执行情况表，检查与预期相差较大的交易事项，从证券价格、交易量、交易产品结构及市场份额等财务信息的内在联系进行检查，异常信息相互印证的信息监督体系。其次，加强财务系统日常工作监督检查。中小型证券公司不断提升财务工作质量，以此防范财务系统会计风险，证券公司建立财务工作检查辅导机制，由中小型证券公司财务岗专员负责相关检查或辅导工作，以专项检查辅导为主，强化财务系统的工作开展机制。最后，以内部审计为基础强化财务系统监督。中小型证券公司通过岗位优化建立审计稽核岗位，在宏观组织管理下，明确审计岗位职责、内容及方法，加大财务系统审计力度，及时对中小型证券公司财务工作开展检查与纠察工作。

［1］王婧、王美云：《财务报告内部控制的界定》，《财经界（学术）》2012年第12期。

［2］刘增学：《证券公司发展中的问题与对策研究》，《金融理论与实践》2012年第2期。

［3］史明坤：《我国证券公司风险管理探讨》，《时代金融》2010年第7期。

（编辑成方）