基于现代信息系统的物流企业全面预算管理

2016-09-25北京电子科技职业学院经济管理学院

财会通讯 2016年23期

北京电子科技职业学院经济管理学院　赵　静

基于现代信息系统的物流企业全面预算管理

北京电子科技职业学院经济管理学院赵静

物流业是对时效要求极高的服务性产业，提高内部约束管理能力是物流业发展的迫切要求，因此引入基于现代信息系统的全面预算管理就显得意义重大。本文在现代信息系统背景下对我国物流企业全面预算管理进行系统分析，进而提出基于现代信息系统的物流企业全面管理流程的构建策略。

现代信息系统物流企业全面预算管理

一、理论基础

（一）全面预算管理全面预算管理主要是企业在预算确立过程中按照企业日常财务运行情况提出有效管理目标，为实现目标而采取切合实际的手段和方式，并不断进行适时调整的过程，从而能够保证企业财务管理与企业整体发展步调一致。预算管理一般具有以下特征：首先，作为企业日常管理行为，预算管理过程一般与企业自身职能有效匹配，为企业发展目标做贡献，而此过程一般主要集中反映企业日常运行中存在的问题并及时整改，同时通过预算目标和实际结果衡量企业总体和各职能部门绩效达成情况，从而采取适当应对措施；其次，全面预算管理属于财务管理手段，从财务层面进行企业日常管理，主要体现在资金预算化处理以及财务资源的整体配比；最后，全面预算管理不是终极目的，仅是一种管理工具，更为客观地保证企业持续稳定发展。

（二）基于现代信息系统的物流企业预算管理物流企业日常财务预算管理属于企业财务管理过程中的核心部分，其本质是财务计划的具体量化表现，内容包括：一是经营预算，用来规范物流企业收入、支出和利润等日常经营活动；二是资本预算，用来规范企业的投资、融资等资本活动；三是财务预算，通过现金流量定量化指标来全面规范和掌控物流企业日常经营活动和资本活动。物流企业是对时效要求极高的行业，随着现代经济对物流需求的不断增加，以及对物流质量要求的不断提升，物流企业必须转变经营思路，引入现代企业制度对企业进行高效管理。随着客观理论的不断升级，物流企业也逐渐更多关注全年预算管理方法，对企业财务预算进行总体掌控和战略规划，一旦全面预算管理同现代信息系统相结合，将会体现出高效、便捷、准确等巨大优势，足以大幅提升物流企业财务管理效率及经营效率，为企业战略目标达成提供充分动力和保障。表1为物流企业传统财务预算管理、传统全面预算管理和现代信息系统的全面预算管理的对比分析。

二、基于现代信息系统的物流企业全面预算管理流程

基于现代信息系统的物流企业全面预算管理是提升企业财务预算管理效率的有效工具，是企业预算管理的发展趋势。现代信息系统下的物流企业全面预算管理流程构建应紧紧依托和围绕其流程环节进行。一套完整的全面预算管理流程包括九大步骤：

表1　传统财务预算管理、传统全面预算管理及现代信息系统的全面预算管理模式式对比

（一）战略目标设计：核心发展所在在全面预算管理过程中，企业需要将自身发展目标与预算管理有机结合，通过有效策略的设计为企业搭建发展的平台，进行科学合理的布局和规划，在此过程中，物流企业需要借助全面预算管理工具进行战略目标的驾驭和操控，确保整体发展目标更为科学、合理和有效，而物流企业属于非生产型企业，在战略目标设计过程中更多涉及到流程化管理，通过优化流程管理实现企业发展的效益目标，实现自身发展的效益最大化。在此过程中，需要充分考虑内部自身发展情况，并结合企业发展需要在战略目标设计中充分借助财务管理工具，确保企业战略发展的内在潜力和动力。一般而言，可以在具体实施过程中可以引入平衡计分卡，通过平衡计分卡能够最大程度保证企业发展总体战略目标与预算管理目标有效匹配，尽可能实现预算管理对企业发展的有效作用，从而能够最大程度高效达成企业战略目标。

（二）业务体系确立战略目标经过科学设计后，需要在实践过程中进行有效施行才能保证是否能够满足企业发展的现实需要，而物流企业业务流程过程中的履行过程需要充分考虑企业日常运行情况，才能保证企业在行业发展环境中实现业务的精准度和细致化，从而尽可能实现自身经营过程的综合布局要求，实现内部业务架构的客观和科学化发展目标。不仅如此，日常业务开展也尽可能与工作岗位及权责目标有效匹配，实现企业更好更快发展。

（三）预算目标设计从企业发展而言，预算管理过程更多是从预算目标设计开始，这是预算管理的基础工作。从物流企业自身发展情况看，由于行业发展自身特点限制较为明显，预算管理需要更加科学和客观的操作，才能更好地与企业战略发展目标有效吻合，这一过程不是客观猜测，需要主观行为有效匹配操作。一般需要针对物流企业自身经营情况，尤其是企业财务状况以及资金使用情况进行综合考量，针对内部环境以及外部条件的限制，对企业预算管理进行综合考量。在目前数据更新快速的情况下，预算管理需要大数据的支撑，尽可能通过日常经营数据的收集、统计、整理工作，为企业确立更为科学有效的预算数据库，并借助投入产出模型、因果预测模型、指数平滑预测模型、回归预测模型等为企业预测预算提供科学化手段，保证预算目标更为精准、科学。物流企业全面预算目标确定流程如图1所示：

图1　基于现代信息系统的物流企业全面预算目标确定流程

（四）预算目标分解如图1所示，物流企业一旦真正将预算目标确定以后，必须严格按照目标设计情况进行有效分解，而在分解过程中须与企业战略目标进行有效结合，依靠自身情况进行权责划分。

（五）预算方案编制物流企业结合内部相关部门工作情况以及工作岗位设置情况对预算目标进行有效拆分以后，必须按照实际设计情况进行有效预算，而这需要通过企业已经建成的信息系统来执行。针对预算数据和实际情况进行综合整理，从实际工作流程介入整理，按照自上而下进行预算综合汇报工作，借助信息系统内置功能实现预算审批过程，同时现代信息系统提供了多种校验方式辅助管理者将预算情况进行科学汇编，由此全面提升预算审核工作流程。

（六）预算执行监控预算编制工作告一段落之后，需要立即针对预算目标开展相关工作，在实际执行过程中需要从预算目标入手，并按照企业内部管理以及外部环境变化情况进行适当调整，不断修正预算目标情况，而在这个实际推进情况中，需要按照物流企业针对预算目标执行情况进行有效监督管理，而物流企业预算目标在实际执行过程中需要保持客观审查，并且借助信息管理平台进行适当跟踪监控，从而最大程度上保证企业在日常预算工作中实现最佳进行。一般而言，大型企业普遍采用ERP系统来操作。ERP系统是建立在信息技术基础之上，以信息系统平台为企业管理层及员工提供决策依据和提升整体工作效率。借助ERP系统可以针对物流企业相关资源情况进行全面整合，这个过程需要根据企业内部情况进行综合考量，集中在同一信息平台进行相关操作，实现内部数据以及信息的综合考量，从而保证其内部实现最佳呈现，而物流企业一般需要将内部预算方案在ERP系统内进行有效匹配，纳入到同一层面进行综合设计，而这样的过程一般主要是借助预算功能实现全面操作，并且借助后续相关部门进行预算活动的考量和监控，从而在数据搜集和整理工作中实现最优化处理。

（七）预算调整预算监控是全面预算管理构建策略的重要一环，其目的主要是保证物流企业相关预算工作顺利进行，一般根据客观环境以及实际运行情况进行目标修正，从而保证施行过程中与企业发展目标有效结合。这样的策略选择过程需要借助信息系统平台实现最佳化呈现，通过下级向上级层层报送过程实现最佳化的目标，以保证信息系统内数据的最新状态，这样可以保证信息储备成本最低化，又能进一步提升审批工作效率。

（八）预算分析在预算分析过程中，需要结合物流企业内部生产实际情况并进行方案设计，而借助企业内部实际运营数据情况录入信息系统、信息系统自动比对数据差异、整理数据差异、分析差异原因、制定改进对策、留存差异作为企业绩效考核参考标准。对数据指标分析应从物流企业内部纵向分析和企业外部横向分析两个层次进行。（1）企业内部纵向预算分析：是指物流企业应对关键指标的完成情况做细致分析。企业可以根据自身特点制定关键指标的内容，如生产型企业可以把“投入产出比”和“销售额”等作为关键性指标，物流等服务型行业则应把“客户满意度”和“费用率”等作为关键性指标，通过对关键性指标的达成情况进行深入细致的量化分析，计算差异额度以及差异幅度，之后由上至下逐层查找原因，寻找造成关键指标完成差异的影响因素，制定相应解决方案。（2）企业外部横向预算分析：是指物流企业应将自身的预算达成情况同行业内其他企业的预算达成情况做横向对比分析，由此找出企业自身的优势及缺点所在。通过对预算横向分析不仅可以掌握竞争对手的优势和缺点，增强企业竞争力，同时也可以对整个产业的市场状况、市场潜力、发展趋势等做深刻的前瞻性解读，使公司战略发展方向更加契合市场需求，更加契合市场发展趋势。

（九）预算考核预算考核是全面预算管理策略的结论性环节，要求物流企业通过对实际运营数据和预算目标数据的对比考核各职能部门及各员工的绩效达成情况，由此确定企业绩效激励标准。预算考核指标应主要采用以下几种：以成本为中心的考核，如费用率、成本收益率、成本同比变动率等；以利润为中心的考核，包括利润率，销售额、同比增长额等；以投资为中心的考核，包括投资收益率等。与传统绩效考核手段相比，在信息系统中，所有数据都应公开和客观，如此确保绩效考核的公平和公正性。

三、基于现代信息系统的物流企业全面预算管理体系构建

（一）合理构建现代信息系统平台企业生产经营的最直接、最根本的目的就是为了用最简单的方法、最低的成本以最快的速度获取最大的利润。因此在构建现代信息系统平台时，物流企业一定要充分注重数据的简单、快速、便捷、准确、及时，删除不必要的数据信息，采用高效实测和统计数据信息，以提高全面预算信息系统效率。具体如下：（1）现代信息系统与物流企业专用财务软件无缝对接，实现数据共享。财务管理的根本目的是为企业经营发展服务，是为确保企业健康高效发展，因此将专用财务软件纳入现代信息系统中，资源共享，可以为企业预算和决策提供数据支持，同时避免重复建设导致的人力和物力浪费，而对较敏感不宜公开的财务数据则可以通过设置信息检索权限加以管控；（2）强化信息平台功能，针对物流企业全面预算管理设置对应的数据录入、数据查询、数据处理等功能，对常用数据设置专门模块和一键处理功能，提高信息系统下全面预算管理效率；（3）必要时可与第三方专业物流信息化管理和财务信息化管理机构合作，开发专门的物流企业财务管理软件，由此提升物流企业信息平台的专业性以及全面预算信息系统的专业性。

（二）以长远战略眼光布局与实施现代企业财务管理

管理层应以长远战略眼光布局企业发展，充分重视时效性对物流企业核心价值塑造和提升的意义所在，大力推行现代信息系统下的全面预算管理模式以对企业传统预算管理方法进行彻底革新、升级。

（1）完善企业内部财务管理制度和组织结构，强化内控效能，重新设定清晰明确的部门和岗位权责，建立适应现代信息系统下全面预算管理的制度和组织架构，既规范现代信息系统下的全面预算管理在体系框架内运行，又为其效能发挥提供足够的空间和保障。

（2）结合物流企业自身特点制定全面预算管理方案。紧紧围绕企业战略目标对物流企业的物流设备和基础设施投资，以及运输、仓储、包装、搬运、配送、管理等日常活动做准确预测，由此构建企业信息系统下的全面预算管理实施方案。

（三）大力培养信息化财务管理人才先进的管理工具和管理手段最终还是依靠人来发挥其效用，因此企业应注重信息化财务管理人才的培养，大力提升人员的财务管理水平。

（1）重视人才培养。企业的发展离不开人才培养，企业信息化全面财务预算管理同样离不开人才的具体践行，因此物流企业应注重引入具有现代信息化理念的高素质财务人才，同时对企业原有财务职能人员进行培训升级，不断输入新的知识和理念，以便其能够掌握现代化财务管理工具，适应现代化财务管理发展形式。同时企业应该通过适当的薪资和福利水平留住人才，通过现代企业绩效激励制度提升人才的积极性和能动性，推进企业管理效率的全面提升。

（2）强化物流企业财务管理水平。现代信息系统下的全面预算是一项全员参与的企业管理制度，要求整个领导、激励、计划、组织、控制、评价等诸项管理职能协调一致，共同发挥效用，因此企业要给与充分宣传，调动全员积极性，提升全员财务管理水平。图2为现代信息系统下的物流企业全面预算管理策略构建体系。