企业档案数字化建设管理与应用探讨

文·龙源源

企业档案数字化建设管理与应用探讨

文·龙源源

烟台市自来水公司历来重视档案的管理与开发利用工作。近年来，随着形势的发展和公司各项工作的深入开展，档案工作的软硬件建设也不断完善，尤其是自2013年启动档案室升级改造以来，实现了室藏档案多样化、库房环境标准化、业务管理规范化和硬件设施现代化，为公司档案数字化建设打下了坚实的基础。截至目前，公司档案数字化工作取得了较好的成绩。

一、安装网络版档案管理软件，依托公司内部网络，实现了档案业务在线实时处理

为进一步提高档案管理质量和效率，尽早实现档案数字化管理，我们针对公司档案管理特点，提出了档案管理软件功能需求，并着手筛选了几家软件开发技术过硬、经验丰富、具有专业档案管理知识体系的软件开发公司。

经过档案管理人员反复电话沟通，量子伟业、东方飞扬、东软、清华紫光四家软件公司先后派人到公司，对档案系统管理软件进行现场讲解。公司从档案管理软件需求、技术功能及售后服务等各方面进行比较后，确定使用北京量子伟业档案管理软件系统。

该套软件网络配置采用集中式部署，每一个部门作为一个单独客户端的方式存在，公司及所有客户端均共用此系统。综合档案室的档案管理和人事档案管理是两个独立的档案管理业务，软件能提供两个独立的业务管理系统，由两个部门分别管理，互相之间不干涉，也不互相通融，保密性、安全性要高。软件产品适应我公司行业特点，数据高度集成，业务流程一体化、规范化，密码维护、查看日志、系统自动定期备份使系统中每个用户信息得到保护，用户所有操作清晰可查，使影响系统安全的各种危害操作降到最低，实现了信息安全共享。

为使档案管理软件更有针对性地适应我公司档案管理特点，我们联系各部门，确定兼职档案管理员，并征集各部门对档案管理的需求，根据各部门提出的建议进行总结归纳，并反复与总工办、人事处等部门沟通，提出更有利于档案管理需求，有针对性地与量子软件工程师研究软件安装及系统配置、软件系统与服务器平台及其他应用程序的兼容性，为综合档案、人事档案两个档案管理系统顺利安装运行打好基础。

2014年7月，量子伟业软件工程师到我公司档案室安装软件，搭建了公司PDE综合档案管理系统和人事档案管理系统，并组织相关人员培训。因为当时公司内网并未建成投入使用，我们的档案目录、影像数字化扫描件等也都未上传，因此PDE综合档案管理系统并未真正投入使用。

为了配合档案管理软件的实施利用和电子档案的挂接，从2013年底开始，我们将现存所有档案目录进行电子化录入，一直持续到2014年9月份才基本结束。电子目录导入到PDE档案管理系统后，保证了档案资料影像数字化扫描件在PDE档案管理软件中的有效挂接。

2015年4月，进行了领导办公室及有条件重点部门的档案管理系统客户端的安装。4月份，量子伟业工程师到公司对综合档案及人事档案两个PDE档案管理系统的兼职档案管理员、部门负责人、公司领导及档案管理员、系统管理员进行培训；同时，我们集中公司领导及各科室对PDE系统使用反馈的意见，要求量子工程师对系统进行更新配置。

截至目前，档案室共向PDE档案管理系统内导入档案条目37089条。人事处向PDE人事档案管理系统内导入公司全部的人事条目。

二、对现存档案进行筛选并进行影像数字化扫描，实现了档案资料在线查看及安全备份

档案资料数字化扫描和影像制作是实现档案资料信息化利用的首要条件。2014年9月11日至10月18日，量子伟业对公司档案进行影像数字化扫描。同时，对公司各部门虽未移交但需要扫描的档案资料集中进行扫描，对荣誉框牌及证照也自行拍照存档。

扫描工作结束后，我们立即对已经扫描的档案逐一验收，逐份校对，对扫描出错的扫描件进行记录。同时对新移交的档案进行归档整理，2015年3月初，验收工作结束。随后，量子伟业开始对验收不合格的影像数字化扫描件进行纠错整改，并对各公司部门2014年形成的新档案及未移交需扫描的档案集中进行补扫，圆满完成了扫描工作任务。截至目前，共扫描综合档案室各类档案36577份，合计207291页，折合A4规格计388008页，所有职工的人事档案也全部扫描。单件档案全部内页扫描后合成一份pdf或jpg格式文件，视图清晰，观感流畅。

档案信息化系统的实施，完全改变了以往传统的档案利用方式，开启了档案管理新模式，并有诸多优点：

一是保障了档案实体的安全。档案室大多数档案实体只存一份，一旦丢失损毁将无法复制。电子扫描件的借阅大大减少了对档案实体的损毁和丢失的概率，降低了导致档案实体老化与危害的不利因素，延长了档案的使用寿命。

二是档案业务效率大大提高。档案移交时，兼职档案管理员通过在线移交，档案室人员只需在客户端稍作修改，即可整理入库，误差率减少，效率提高。档案借阅时，借阅人员只需在客户端提出借阅申请并填注借阅时间，各级领导审批同意后，电子档案即可点击查看，PDE电子档案系统会在填注的借阅时间到期后自动撤销该档案查阅权限，比原来人工操作效率提高了数倍。

三是电子查阅可满足多客户端同时查阅。多用户同时发起对同一档案的电子借阅，各级领导审批同意后，可同时满足全部发起人的借阅申请。

四是异地档案查阅可实现即查即借。在线查阅省去了异地其他科室申请人必须亲自到档案室查阅档案的麻烦，节省时间，提高各部门业务处理效率。

五是实现了档案的安全备份。我们将所有档案扫描件备份于移动硬盘，公司经理办保存一块，档案室保存一块，实现异地备份，保障档案或服务器一旦发生不可修复的意外，档案资料的信息仍有备份，确保了档案资料电子存储的安全。

目前，档案资料电子数据已全部上传到PDE综合档案管理系统和PDE人事档案管理系统的数据库里，具备条件的科室已安装客户端并投入使用，档案业务处理效率提高，效果良好。档案室内网、外网全部接入，并购置了电脑、扫描仪、打印机、数码相机等现代化办公设备，经过升级综合改造的档案室，无论从库房建设还是软硬件建设，都提高到了前所未有的新水平。

三、配合档案数字化管理需要，重新编制《档案数字化管理规范》

我们根据档案室目前的实际情况，并征求各有关部门的意见，制定了烟台市自来水有限公司《档案数字化管理规范》，其中对文书档案、会计档案、管道档案、基建档案、照片档案、证照档案、设备档案、图书档案等档案分类分别从收集整理、移交归档、立卷整理、查借阅管理、鉴定销毁等各环节重新制定并完善了适应网络版电子档案管理系统的档案管理制度。

同时，将根据公司档案室数字化管理工作实际重新修订的《档案库房管理制度》《档案室管理职责》《档案借阅利用制度》《档案保管制度》制作成看板上墙，使所有档案管理工作有据可依，按规办事。

经公司同意，将制度颁布下发到各科室，按照档案数字化管理制度规范，网络版档案管理系统在全公司规范顺畅地应用起来，提高了档案管理工作的现代化、信息化水平。

目前，公司档案管理软件系统已进入运行阶段，我们将紧密跟踪软件运行情况，对软件运行过程中各部门出现的疑问和问题进行答疑和专业性指导，使各部门尽早熟悉并习惯档案资料的远程查借阅利用。同时，和总工办一起，对具备条件的其它部门安装档案软件客户端，争取公司所有科室实现档案资料远程利用和管理。

（作者单位：烟台市自来水有限公司）