智慧档案馆体系构建初探

冯　珂（南京大学信息管理学院，江苏南京，210023）

智慧档案馆体系构建初探

冯珂
（南京大学信息管理学院，江苏南京，210023）

智慧档案馆是随着智慧城市而提出的一个概念，是对数字档案馆内涵的丰富和提升。智慧城市建设对档案部门来说是一次极好的机遇，同时也是从未有过的挑战。近两年，智慧档案馆已成为档案学界的研究热点，智慧档案馆概念及建设方法等都已有了一些研究，但是智慧档案馆体系的研究还不多见。文章研究了智慧档案馆的概念和特点，并就大数据时代如何充分利用物联网和各类新技术构建智慧档案馆体系，科学管理和开发利用档案进行了初步的探索。

智慧城市智慧档案馆档案管理物联网体系构建

智慧档案馆是随着智慧城市而提出的一个概念。智慧城市建设对档案部门来说是一次极好的机遇，同时也是从未有过的挑战，档案馆建设必须适应智慧城市建设的需要，建设智慧档案馆就成为档案馆发展的必然趋势。

从江苏省综合档案馆发展现状来看，通过不断推进档案信息化建设，有不少档案馆已经建成了数字档案馆。截至2014年底，全省已有5A级数字档案馆9个,4A级数字档案馆8个，3A级数字档案馆1个。在数字档案馆理论和实践已基本成熟的基础上，部分档案馆积极开展了智慧档案馆的研究和实践。2011年南京市档案局（馆）根据智慧城市的要求提出了《南京市“智慧档案”建设规划》，要求基于物联网和云计算技术搭建智慧档案体系；2014年张家港市档案（局）馆启动“智慧档案馆”项目建设，通过“智慧档案馆”项目一期工程初步建立了智慧档案馆系统，同时应用射频识别（RFID）技术实现了档案的智慧管理；2015年江苏省档案局（馆）研究并提出了智慧档案馆工程（一期）建设方案，方案要求实现档案馆库智慧管理。

通过对江苏省综合档案馆现状的分析，笔者认为一些发达地区，特别是已经实施智慧城市建设的地区，已不满足于档案数字化管理的现状，开始探索更高阶段的档案馆形态，经过多年的实践，取得了许多成果，比如应用射频识别技术对档案进行智能化管理，档案馆库的智能化等等，虽然这些创新成果比较零散，不成体系，偏重于减少档案管理的人为干预，实现智能化，但是已经在走向智慧档案馆的路上迈出了坚实的步伐。

近两年，智慧档案馆已成为档案学界的研究热点，智慧档案馆概念及建设方法等领域都已有了一些研究，但这些研究还有一些局限，研究成果没有完全形成系统，文献数量较少，内容大多趋于雷同，智慧档案馆至今没有一个权威的概念，也没有形成一个具有实践指导意义的智慧档案馆建设体系。本文尝试对智慧档案馆进行定义，并研究了其应具有的特点，在此基础上进行了智慧档案馆建设体系的构建。

1　智慧档案馆的定义

要构建智慧档案馆建设体系，首先必须明确智慧档案馆是什么。然而智慧档案馆目前还没有权威的定义，笔者根据研究和实践认为可以将智慧档案馆的定义概括为“以人为本、绿色节能、数字智能、安全可靠”的档案馆。

具体来说：智慧档案馆（Smart A rchives）就是在数字档案馆建设和发展的基础上，以公众服务为导向，以深度利用、加强服务为核心，以资源建设、馆际互联、共建共享为主线，以建设集成智能的馆库管理和实体档案管理、档案大数据整合和服务平台为重点，基于互联网、物联网等新技术构建的可以智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型档案馆。

2　智慧档案馆应具有的特征

相较智慧档案馆而言，数字档案馆更注重馆藏档案资源的数字化和电子档案的移交和接收，重点为数字档案资源的整合和开发利用服务，是实体档案迈上信息化、现代化之路的自身革命。智慧档案馆的产生，是时代发展到更高阶段的产物，它不满足于海量数据的生成和存储，更多的是要赋予实体档案馆和数字档案馆以生命，使得档案融合为智慧城市的一个节点，围绕社会组织和公民的感知、感受开展资源汇集和信息服务，一般应具有以下几个特点：

（1）无所不在的感知。物联网技术是智慧档案馆的核心,智慧档案馆通过物联网实现内外部信息交换，构成一个智慧通信系统，使档案馆中各部分之间实现相互感知，这些部分包括档案、档案馆建设、设备、用户、工作人员等等。从而实现用户、档案、设备之间快捷、无障碍的对接［1］。互联网技术也是智慧档案馆建设的核心技术,通过互联网技术，我们可以在互联网、政务网、局域网上建设智慧档案馆，不管是档案工作人员、政府工作人员，还是普通百姓都能最大范围的获取档案。

（2）资源管理智慧化。档案馆的基础就是档案资源，如今的档案资源早已不再局限于纸质档案，数字档案馆早已经要求档案馆接收电子档案。智慧档案馆的资源是馆藏的一切类型的档案，智慧档案馆可以通过智慧档案系统管理所有的电子档案资源，也可以通过物联网技术管理所有的实体档案资源。智慧档案馆同时在政务网、互联网上也建立起集中式的智慧档案管理系统，以此实现公众信息的共享和发布、部门之间的信息共享、档案馆之间的共享管理。

（3）建筑设施智慧化。楼宇建筑设施的智能化是智慧档案馆的基础。为了实现以人为本、绿色节能、数字智能、安全可靠的智慧档案馆要求，要对档案馆内部的各种设备实行智慧化管理，构成智慧楼宇系统，实现消防系统、温湿度控制系统、照明系统的自动调节，实现安防系统、门禁系统、公共广播系统等的自动控制。保证档案建筑内的各项设备合理、稳定的运行，通过各个系统的集成管理减少人力物力投入，有效降低档案馆运行成本。建筑设置的智能化、网络化、数字化，使我们的档案馆更加的以人为本，在各方面都可以为档案工作人员和档案用户提供便利。

（4）档案服务智慧化。为公众服务，发挥档案馆公共文化设施的作用是对智慧档案馆的必然要求。智慧档案馆通过物联网技术实现信息共享和交换，通过大数据和数据挖掘技术分析用户的需求，从而构建一个有丰富的资源基础，具有分析、处理、管理和决策能力的智慧服务系统。智慧档案馆以互联网和物联网技术以及全新的智能馆库与先进的设备为基础，实现了各种不同类型的档案都可以通过互联网开展不受时空限制的检索和利用。智慧档案馆还可以运用各种新媒体开展信息服务，为利用者提供了丰富多彩的新体验，构成了档案服务的新形态。

3　智慧档案馆体系的构建

综合国内智慧档案馆研究与实践，笔者认为智慧档案馆体系至少应由三部分构成，如图1所示分别是智慧档案体系、智慧物联体系和智慧通信体系。

（1）智慧档案体系是智慧档案馆的血肉，基础之基础，由三个部分组成。

一是覆盖人民群众的档案信息资源体系。主要内容包括以数字化和收集移交为基础的智慧档案馆的资源建设，侧重档案资源本身的收、存、管、用。资源是档案馆的基础，智慧档案馆也不例外。拥有了数字档案资源，才可能实现档案服务、利用等工作的智慧化。

二是以云存储、云计算技术、大数据技术为基础的智慧档案管理和服务体系。实现智慧档案管理必须具备一个完善的、智能化的档案管理系统，笔者认为现阶段智慧档案管理系统建设应以OAIS模型（Open Archival Information System，即开放档案信息系统）为基础，充分利用各类信息技术，具有智能化的收集、管理、长期保存和利用等功能。构建智慧档案服务体系则应运用云技术，实现档案云存储、云查询，建立民生档案共享平台，实现档案最广泛的查询利用。

三是以存储安全技术为基础的智慧档案安全体系。智慧档案安全体系首先要求改变传统的身份认证体系。智慧档案馆可以考虑在档案系统中引入更先进、更智能的认证方式，比如CA认证、指纹认证、笔迹认证甚至虹膜认证等方式，也可以将几种认证方式组合使用。智慧档案馆应具有智能的档案备份体系，完善的档案备份体系应是离线和在线、本地和异地以及多种备份策略的结合。智慧档案馆还应具有网络安全体系，保证智慧档案馆涉及到的内网、专网、政务网和外网的访问都能得到有效控制。

（2）智慧物联体系是智慧档案馆的骨骼，可以盘活档案馆库和档案实体。其由三个部分构成：

一是智能楼宇管理体系。智慧楼宇主要是指整个档案馆建筑的智能化，智能建筑系统是指利用系统集成方法，将智能计算机技术、通信技术、信息技术与建筑艺术有机结合，通过对设备的自动监控，对信息资源的管理和对使用者的信息服务及其与建筑的优化组合［2］，所获得的投资合理，适合信息社会需要，并且具有安全、高效、舒适、便利和灵活特点的建筑物。档案馆的建筑智能化应实现楼宇的自动控制，拥有办公自动化系统、综合布线系统、系统集成中心［3］。

二是智慧库房管理体系。通过无线传感技术和RFID超高频射频技术，结合智慧物联档案库房管理建设的目标以及档案库房的实际情况，智慧库房应在档案信息管理系统的基础上，以无线传感技术为依托，建立一个档案库房温湿度无线感知系统，基于传感器技术的档案库房的恒温恒湿的自动控制系统，实现档案库房温湿度远程监测控制报警联动功能，应用RFID超高频技术，研制开发超小型手持超高频读卡设备，实现档案库房的超高频标签管理，全面实现档案库房安全监控，实现档案库房管理的桌面设备和手持设备的双重管理。

智慧库房的构成主要应包括库房物联温湿度监控系统；RFID超高频档案库房门禁安全系统；移动便携的超高频智能上架系统；取归档管理系统；日常库房档案手持终端抽检系统；便携智能手持终端的在线阅档系统；超高频智能手持终端盘库系统［4］；库房档案精确定位系统；卷宗档案的RFID超高频标签预处理系统。

三是智慧机房管理体系。智慧机房实现了对机房内环境的温度、湿度、洁净度、设备的运行状态、供电的电压、电流、频率、功率、配电系统的开关状态、测漏系统等进行实时监控并记录历史数据，同时对机房设备的工作状态进行实时的视频监控，实现对机房的遥控管理功能［5］，使机房监控不再需要人员值守，减轻了机房维护人员的负担，提高了系统的可靠性，满足了集中监控、维护和管理的机房维保要求，具有设备状态实时监控、记录和处理设备运行信息、故障预警及智能排除、各类设备综合管理等多重功能，为机房科学高效的管理和安全运营提供有力的保证。

图1　智慧档案馆体系架构图

（3）智慧互通体系是智慧档案馆的心脏和灵魂，可以实现智慧档案馆共建共享共用。主要内容有：

一是通过档案专网实现馆际交互。档案馆之间一般来说没有安全的网络可以实现直接互联，现有的研究一般是通过VPN技术在互联网上建立虚拟专网实现档案馆之间的互联，但是基于互联网还是存在一定的不安全性和不稳定性。各级档案馆可以通过租用专门网络线路实现智慧档案管理系统互联及档案信息资源合作共享，进一步拓展社会服务空间及优质、高效的社会服务，充分发挥档案的作用。档案专网首先可以实现区域内不同级别档案馆之间的互联互通，组成本地区的档案馆集群，然后可以实现不同区域内的同级别档案馆集群之间的互联互通，实现更广大范围的档案信息资源共享。

二是通过政务网实现档案馆、室之间交互。档案馆和档案室之间一般有各地政府建立的政务网相连，智慧档案馆应充分利用现有的网络条件，利用政务网络，实现档案馆、室的交互。实现档案室档案员实时在线咨询、档案馆业务指导人员在线业务指导。通过档案馆、室系统的互联实现档案室档案的定时在线移交，档案室在线查询档案馆所存档案。

三是通过各种方法实现档案馆与利用者的交互。通过构建服务云平台，分层分众的推送，并通过提供各种档案大数据，方便各类利用者通过互联网、政务网和专网、VPN、微博、微信和档案APP等定制、检索和获取档案资源，满足社会公众利用档案的需求，实现档案的自身价值。还可以根据利用者兴趣，定期在互联网上发布形式多样的电子档案展览。

4　结语

智慧档案馆是一个全新的概念，是档案馆事业发展的机遇与挑战。智慧档案馆不是一个狭义的概念，应该是一个完整体系。构建一个科学、合理的智慧档案馆建设体系对档案部门促进智慧档案馆建设有着重要的指导意义。文中构建的智慧档案馆体系是根据现有的理论研究、工作实践及笔者本人的研究所得，还没有经过实证研究，因此还存在许多不足，将在今后的工作实践和研究中加以完善。

［1］张瑞武.智能建筑［M］.北京:清华大学出版社.1996.

［2］王用伦等.智能楼宇技术［M］.人民邮电出版社.2014.

［3］刘玉刚.电力通信机房设备网络化集中监控系统［J］.电力系统通信.2009（3）.

［4］毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探［J］.北京档案.2013（2）.

［5］刘镕畅等.档案RFID管理的标签EPC数据存储区编码方法及应用［J］.档案与建设.2013(11).

冯珂，江苏省档案局科技处主任科员，南京大学信息管理学院研究生。主要研究方向为数字档案馆，智慧档案馆建设。

Research on the Construction of SmartArchives System

Feng Ke
（Feng Ke,Academy of informationmanagementof Nanjing university,Nanjing,Jiangsu,210023）

Smart Archives is a concept put forward w ith the Smart City,and it enriches and enhances the contents of the Digital Archives,Smart City construction is a greatopportunity for the archives,butalso is a huge challenge have nevermet,The conceptof smartarchives,as a research focus in the field of archival science in recent years,has been studied by the academia from various aspects such as its theory and construction.However,research focusing on the way of building a Smart Archives system is still limited.This paper first discusses the concept and characteristics of SmartArchives,and then discusses on big data era,how tomake fulluse of the Internetof thingsand allkindsof new technology to build a Smart Archives system whichmanagesand develops Archives scientifically.

Smart City;SmartArchives;Archives Management；The Internetof Things；System Construction

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