学校人事档案管理信息化建设失范探讨

刘芳

摘要：学校主要功能是进行人才培养，随着我国教育行业的不断发展，各院校不断扩大办学规模，招生数量逐年增加，这就使得学校在发展过程中处理更多的信息。学校传统的人事档案管理方式已经难以实现学校现在超大人事信息量的需要，科学技术的不断发展为学校的人事档案管理工作提供了有效的途径，学校人事档案管理工作实现了一定程度的发展，但是当前人事档案信息化建设中还存在部分不足。文章通过对档案管理信息化的含义和主要内容进行简单阐述，分析学校人事档案管理信息化建设的失范问题进行深刻剖析并提出相应的解决对策。

关键词：学校 人事档案管理 信息化建设 失范

随着我国教育体制改革的不断深化，学校人事档案信息管理工作已成为学校人事管理工作的重要组成部分，直接反映学校管理水平的高低。近几年来通过高校人事管理工作人员的努力，人事档案管理信息化建设取得了一定的进展，但是依然还存在信息化管理意识薄弱、现代化信息化管理水平不高以及人事档案管理制度缺乏系统性等问题。

一、人事档案管理信息化的含义及其重要意义

1.人事档案管理信息化含义

学校人事档案管理信息化主要是指对学校档案信息资源的数字化、档案管理过程的网络化，对于学校的各类信息尤其是教职工的科研信息、职位调动等信息的存储、处理、检索、传输，以实现学校人事档案管理工作的高效化，最终实现档案资源的科学化管理。学校人事档案管理工作设计人事档案数据库的建设、以及网络信息的建设、人事档案管理工作的信息化人才建设工作等实现人事档案资源的合理开发和利用。

2.人事档案管理信息化的重要意义

加强学校人事档案管理信息化建设的重要意义主要表现适应教育体制改革和发展自身的需要、加快学校的人事档案管理工作方式的转变、实现人事信息的高效利用、为学校领导决策的制定提供信息依据三个方面。

（1）适应教育体制改革和发展自身的需要。随着教育体制改革的不断深化，学校教学模式已由传统的教师为主的学生参与转化为学生为主教师参与的自主式学习模式，教学管理工作也要做出相应的转变以适应教学模式的转变，人事档案的信息化转变正是这一转变下的产物。信息化技术的发展和应用使得学校人事档案管理工作更加高效，信息的收集和记录更加及时。学校在进行教师人才招聘时借助于学校的建立的网络信息平台发布招聘信息，并将教师的申请信息进行自动保存，因此人事档案管理的信息化实现了将传统的纸质形式的人事档案的管理转变为网络的信息管理，实现了学校档案管理人员对教职工信息的全方位的了解，使得管理工作更加及时、高效。

（2）加快了学校的人事档案管理工作方式转变。传统的学校的人事档案管理工作的工作重心主要是对教师职工的约束和管理，属于行政事务管理，随着学校规模的不断扩大，教职工人数也逐年增加，这就使得管理的工作难度增加。现代化的人事档案管理工作是将资源的优化配置作为重点，对人力资源有效开发和利用。这就使得学校的人事档案管理工作必须实现信息化，这就可以实现繁杂事务处理的简单化、标准化、高效化。

（3）实现了人事信息的有效利用，为学校领导决策的制定提供信息依据。人事档案的信息化管理将学校人事信息通过计算机平台以数据库的形式呈现，其中用于公开化的档案信息通过信息化平台直接共享，实现了信息的公开化、学校管理工作更加透明化。此外通过共享的信息资源，人事部门可以快速了解教师及学生的最新信息，为领导制定决策提供依据。

二、学校人事档案管理信息化建设中存在的问题

1.人事档案管理意识薄弱

当前学校人事档案管理工作中存在发展不均衡、资金投入不足、人才队伍不合理等问题，归根到底是学校对于人事档案管理意识不足，对人事档案管理工作不重视，这一系列问题会严重制约学校的人事档案管理信息化建设的速度，影响学校管理水平的提高。教育改革过程中充分强调档案信息化管理的重要性，因此在学校进行教育改革过程中，要高度注意人事档案管理工作的信息化建设，充分合理利用人事档案的信息资源加强人力资源的优化配置，以更好的指导学校的各项管理工作。

2.人事档案管理现代化、信息化水平有待提高

由于学校的人事档案管理方法的单一性致使学校人事档案管理的信息化、现代化管理水平受到严重制约。其中主要表现在：首先，管理方式受传统管理方式的局限。传统学校人事档案管理工作主要是以纸质档案的利用和管理为主，虽然在利用范围上具有一定的优越性，但是纸质档案的收集和记录以及管理工作都由人工操作完成，大大加大了管理在工作人员的工作量，未能实现现代的信息化技术与管理工作的有效连接，管理效率较低。其次认识档案管理缺乏高素质的复合型人才。人事档案管理工作的信息化，实现了信息的更新的迅速性，同时教职工数量的增加，使得工作量大大增加，工作人员的开展难度增大，当前学校的人事档案管理人员专业知识不足，对于计算机技术的了解较少，为了加快学校人事档案信息化建设的速度，应加快人才队伍建设。

3.人事档案管理制度缺乏系统性

目前大部分学校没有形成完善的认识档案管理规章制度，管理责任制未得到有效落实，管理工作的规范化难以实现，部分高校具有档案管理制度，但是缺乏一定的系统性，当对人事档案进行查阅、借阅时人事档案存在杂乱无章的问题。

三、人事档案管理信息化建设存在问题的应对策略

档案管理信息化建设具有十分重要的意义，然而当前学校人事档案管理信息工作中还还存在部分不足，针对问题进行深刻剖析，笔者根据自身多年工作经验，提出以下三种有效应对措施，旨在推动学校人事档案管理的信息化建设。

1.转化人事档案管理工作理念，提高管理工作的重视度

工作理念的转变是加快人事档案管理工作信息化重要推动力量。校领导对人事档案管理工作的重视是学校人事档案信息建设工作开展的重要保障。因此在人事档案管理信息建设过程中，一方面要强化领导对于档案管理工作重要性的认识，加大对管理工作的扶持力度、加强各部门之间的协调配合，调动学校师生全体为人事档案管理信息建设工作贡献力量。另一方面，人事管理部门加强对人事档案管理信息化建设的重要性的宣传力度，提高教职工全体对人事档案管理意识，从思想角度加强教职工对于人事档案管理的重要性的认识，在工作开展中使得大家积极参与，同时档案管理人员 需要进一步强化自身服务意识，推动信息价值的实现过程。

2.加强学校人事档案管理工作的投入

人事档案管理的信息化建设还需要学校加大资金投入，为工作顺利开展提供物质保障。信息化建设的推进需要学校配备专用的计算机、扫描仪、打印机等以提高档案信息的搜集、存储、管理、维护的速度，学校可以采用多种方式进行筹资，推动学校的信息化建设，以实现人事管理信息的科技化呈现。学校可以将自身教学科研成果作为推进人事档案管理信息领域的经济增长点，充分利用学校的高能力高素质科技人才，树立学校良好教育形象，并推动学校的人事档案管理信息化建设。

3.加强学校人事档案管理人才队伍的培养

人事档案管理工作人员为了推动工作的信息化，需要不断加强自身能力。首先管理工作不仅要掌握基本的管理知识、计算机知识、还需要不断学习先进的计算机技术和管理技术，以满足提升工作效率的需要。其次，不断加强管理人员的技术培训。信息化的管理工作与先进的计算机、管理理念结合紧密，因此学校要通过培训，对管理工作人员进行技术的提升和管理理念的更新，以推动学校现代化建设和发展的需要。最后强化人事档案管理工作人员的服务意识。档案管理工作最终是为学校提供专业化的服务，管理工作中养成认真负责、实事求是的工作态度，不断提升自身的政治觉悟和管理意识，推动人事档案信息的高效利用，对学校经营和管理水平提升的有效推动作用。

综上所述，学校推行人事档案管理信息化建设既是实现教育体制改革的需要，也是实现自身发展目标的需要，合理利用人事档案信息为学校决策的制定提供依据，要针对学校人事档案管理信息化建设中出现的问题深刻分析，研究产生问题的根源，从源头入手，采取相应的应对措施，不断推动学校的信息化建设水平。

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