浅析档案管理信息化

福州第一技师学院　林建华



浅析档案管理信息化

福州第一技师学院林建华

[摘要]利用信息化手段进行档案管理是大势所趋，该文首先分析档案信息化管理的优势，然后分析档案信息化管理的条件，最后提出在档案信息化管理中应当注重开发专门软件、建立规范的数据库以及培养专业人才。

[关键词]档案管理信息化档案数据库

档案管理信息化是近年来档案管理工作发展的新趋势，依靠传统的档案管理办法已经不能适应当今时代需要。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理档案的条件已经基本具备。建立档案管理信息化系统，能够实现档案信息资源的合理配置和资源共享、科学管理和利用，为社会提供高效优质的服务。在档案管理信息化中应注意选用规范的档案管理软件，培养信息化管理人才。

1　档案管理信息化的优势

档案管理信息化是以档案资料（纸质）为主要物质对象，用计算机对档案进行收集、整理和加工，使之转化成为计算机文件形式的电子文档信息供人们利用的过程。其优势是：

1.1可充分利用和发挥现有计算机和网络的潜能，提高利用率

大多数基层单位都配备了计算机和网络，但利用效率低，应用范围主要是浏览网络信息、打字打印等。而档案的管理仍然沿用传统的纸质档案、档案袋方式，这造成设备的极大浪费。

1.2能使档案管理水平有本质的提高

档案从本质上来说是一种信息，信息具有可存储性、可传递性、可处理性、可共享性，档案管理信息化能将信息的特性充分发挥。

1.2.1方便存储。档案信息必须依赖存储媒介而存在。传统档案管理方式以纸作为存储媒介，易受潮、易失火、难保存、存储容量低。实现档案管理信息化后，将以硬盘、磁盘、光盘作为存储媒介，完全克服上述缺点，进而使档案信息数字化，档案不再像传统文档那样整齐排列在柜架上，可以摆脱库房式管理方式，更接近于人脑的记忆，当我们使用档案信息时，就像储存在大脑中的信息一样，只要我们发出有关逻辑指令后，计算机就能按照设定的软件程序，进行查找、整理、排序并输出。

1.2.2便于传递。传统的档案信息受制于存储载体，信息都被固定在某一载体上，不可分离，可传递性差，传输速度低、信息密度小。如今的电子档案以电子文件形式保存，信息可以从一个载体转移到另一个载体，摆脱了对载体专一性的依赖，依托互联网，即使档案管理人员之间相距万里，只需轻点鼠标，大量的档案信息在瞬间就完成了传输。这不仅最大程度地保证了档案信息的时效性，也节约了时间和成本，为档案信息的保存和利用提供了极大的便利。

1.2.3可处理。当今时代是信息爆炸的时代，信息的获取越来越便利，信息越来越多，信息的处理强度越来越大，传统的方法已经难以胜任。

1.2.4可共享。信息可以重复使用，价值并不减少。以往的档案使用一次就搁置一边，下次使用时重复录入，没有发挥信息的可共享性，导致人力物力财力的浪费。实现档案管理信息化后，档案信息可多份存储拷贝，便于相关部门使用，下次使用时也更加方便，也可以建立网络连接，使身在异地的人员实现资源共享，这样就扩大了影响，拓宽了服务范围，缩短了工作时间。

1.3档案管理信息化，可使档案管理工作逐渐与电子方式保存接轨

目前我国尚未采取以电子方式保存电子文档方式（无纸化方式），主要采取以纸质拷贝和电子拷贝双重备份方式，但档案管理要注意这方面动向，提早拿出对策，使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求，为将来档案管理信息化打下基础。

2　档案信息化管理的条件已经基本具备

2.1形势发展的需要

当今社会，信息化进程日新月异，成熟的信息技术已经遍布各行各业，我国通信技术的迅速发展和计算机网络建设迅猛崛起，为档案信息化建设带来了前所未有的便利。档案载体的更新换代迫切要求档案管理信息化，随着人类社会实践活动的日益复杂，档案从原始的石刻、甲骨、竹笺、贝叶到纸张，从刀刻、笔写到印刷，文件数量不断增长，存储密度逐渐加大，文件数量和存储能力的矛盾处于不断出现与解决过程之中，以往采用密集架和宿微胶片等工具来提高文件存储密集度，而今电子文档的出现，极大提高存储能力，档案载体逐渐被磁盘和光盘所取代，随着信息压缩技术的使用，不仅可以节省信息存储空间，同时可以加快流动速度，节省使用者时间。但是有些单位仍然停留在纸质档案管理及较原始的检索利用，而解决这个问题的途径就是实现档案管理信息化。

2.2档案管理信息化建设初见成效

目前，我国有关电子文档管理的软件种类不少，福建省人事部门研制开发的福建省人事信息系统软件已在省内广泛应用，通过建立单位人员信息基础数据库，建成了全省规范、统一、共享的计算机信息管理系统，利用该系统不同职能的模块权限，可对工作人员调进、调出、职务变动、奖励惩罚、工资变动等信息进行操作，并能自动生成各类审批表、汇总表、花名册，实现计算机信息处理，从根本上改变了以前手工操作的状况。如果用传统方法去查询资料填写一份干部简历，少则十几分钟，现在只要轻点鼠标，随时都可以快速、准确、高质量地自动生成干部简历、干部任免审批表等常用材料，提高了工作效率和工作质量，在人员调动时，可以实现信息共享，避免重复录入相同信息，减少重复劳动，同时产生新信息时，可以随时更新，大大提高信息的时效性，为档案管理信息化打下了良好基础。又如，我校使用学籍档案管理软件，利用学生信息查询模块，实现了统计报表，更新数据、快速查询、资源共享等功能。过去面对众多的学籍档案，若想查阅某一学生的资料，用传统的手工查询，费时费力。现在使用学籍管理软件为毕业升学、就业、征兵、出国留学、对外劳务、补办学历证明等查询工作提供了极大方便。它具有传统档案管理方法所不可比拟的优势，既节省时间，又保证了查找准确性，提高了效率。

3　档案管理信息化应注意的问题

3.1选用标准规范的应用软件

目前，有关档案管理软件种类不少，但真正适合要求的不多，大多局限于对传统档案工作的模拟水平上，不能满足档案信息化管理的需要。因此，档案管理软件应选用符合国家有关档案工作和计算机应系统管理的技术标准，具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密，并具有良好的实用性、兼容性和可扩展性，且操作简单，使用方便，这样才能保证档案数据的安全和有效利用,在档案信息交换和资源共享时少走弯路，避免人力、物力和财力的浪费。

3.2重视数据库建设

未来档案室本身不再是今天意义上的档案存储地，而是一个具有文件处理和利用功能的以数据库为主的系统。数据库建设要以国家标准为依据，内容要丰富，要涵盖各方面的综合信息。要及时对数据库进行维护和更新，保证数据的准确、完整和有效。抓好数据库建设，就是要依托先进的信息技术对档案资料进行科学管理，更好地为社会提供方便、快捷、优质的档案信息服务。

3.3加快培养档案信息化管理人才

推进档案管理信息化，人才是关键。档案信息化建设离不开计算机技术的应用，这就要求档案管理人员，不仅需要掌握档案业务的专业知识，还要具备计算机应用能力、网络管理能力和信息加工处理能力。因此，一方面要加强对档案管理人员的知识更新培训和继续再教育工作，补充新知识，特别是进行计算机应用知识能力和技能的培训，学习与档案信息化有关的计算机应用技术知识，数字化技术知识，使他们掌握计算机应用技术和网络管理技术。另一方面要采取措施创造条件选调引进计算机专业人才，对他们进行档案业务知识培训，充实到档案管理部门，造就一批既精通计算机技术又熟悉档案业务的复合型人才，使档案管理干部队伍与时俱进充满活力，满足档案信息化管理的需要。

面对信息技术迅猛发展所带来的机遇和挑战，抓住机遇实现档案管理信息化势在必行，同时，必须清醒认识到，档案管理信息化是一项长期而又复杂的工作，不可能一步到位，要从实际出发，循序渐进，充分利用现有的软硬件资源，不断提高档案管理的业务水平，真正实现档案管理工作信息化。

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