关于人才交流中心档案管理工作的思考

刘之辉

摘要：信息时代的来临，网络技术日新月异，这就对人才交流中心档案管理工作提出了更高的要求。在新的大环境下，人才交流服务中心应该积极的思考现阶段工作存在的问题，并针对档案管理中的问题提出应对措施。

关键词：档案管理；人才交流；对应策略

中图分类号：G270 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）018-0000-01

前言

人事档案记录的是个人情况的资料汇总，包括此人在社会中的学习与生活经历，同时也体现了个人的生活作风以及道德素养，这些资料对于企业选择人才来说是一个十分重要的依据。现如今档案管理的工作越来越复杂，一些问题也影响着工作的顺利进行，对社会的发展造成了一定的阻碍。本文就人才交流中心档案管理工作的问题进行分析。

一、人才交流中心档案管理工作存在的问题

1.弃档现象严重

人才交流中心服务中主要管理以下几类人群的档案：部分高校毕业生、社会流动人员、因私出国的人员等。管理数量非常庞大，尤其高校毕业生也呈逐年增加的趋势，这就加大了档案管理工作的工作量与工作难度。这些档案的所属人中，很大一部分在短时间内都找不到正式的工作，尤其是高校的毕业生，他们的档案由学校邮寄至人才市场之后就无人问津，最后被弃挡，并且弃挡现象日趋严重。

2.信息管理滞后

在网络技术飞速发展的今天，科技也在不断的进步。但是在人才交流服务中心，信息化在档案管理中运用还不是非常的成熟，使得档案管理服务质量和工作效率都受到了很大的限制。虽然《关于实现人才交流服务中心档案管理信息化的通知部署》已经颁布，但这些应对措施起到的效果却不是非常明显。所以在档案管理中，要充分运用网络化与信息化，将监察部门、人事部门等相关部门的信息共享和实时更新，这样，才能达到提高管理水平的目的。

3.思想上的认识不足

如今许多档案管理工作者对档案的重要性都没有足够的认识，片面的思想导致了档案管理工作没有做到实时有效。同时，档案管理在社会保障和人力资源部门也没有得到足够的重视，造成了硬件设施老化、人员不足等一些不利于档案管理的现象。根据相关规定，档案管理每一千卷档案就应该配备一名管理人员，但实际上，由于毕业生人数呈上升趋势，专职的管理人员数量距离这一比例相差甚远，人力资源严重不足，这一现象与思想上不重视是分不开的。

二、解决上述问题的应对措施

1.规范档案管理，提高责任意识

在档案管理的实际工作中，要保证档案的及时性、完整性和保密性。档案管理员应对档案进行统一归类或分级分类管理，方便查询，管理有序，达到及时性的目的；档案流转具有严密性和科学性，相关从业人员应规范流转手续，建立档案工作的责任追究，对流转中存在问题的档案要追责到底，保证档案的完整性；档案涉及到个人的相关信息，档案管理人员应该对这些敏感的信息给予高度的重视，防止泄露造成损失。档案在管理中，纸质档案要避免随意查询和外借，并注重其原始性，电子档案要对其进行加密管理。同时要针对网络安全进行不定期的维护，防止遭到黑客攻击，已达到档案的保密性。有关部门应该加大对档案管理的宣传力度，通过媒体及社区等渠道，针对高校毕业生以及相关人群进行广泛宣传，让他们认识到档案的重要性、正规流转途径、以及与人事代理的区别等等。

2.提高管理效率

充分运用新兴的现代科学技术，运用网络化管理档案信息，保证信息的准确性和及时性，让企业能快速的找到所需要的人才，提高自身服务效率，发挥档案管理的真正作用。除此之外，相关部门应出台并完善出一套科学的、合理的政策法规，这样才能在解决纠纷时有据可依。同时，在原有业务的基础上，应再添新的服务。原有的业务其中包括人事档案管理、工龄计算转正定级、调整档案工资、党员关系代理、集体户口落户、开具存档证明、职称考评、代缴社保、以及人际关系管理等等。建议新增用人单位提供的业务包括年终考核、岗位评估、人才交流、用人指导等等，这样才能更好的进行档案管理工作。

3.加强组织领导

人事档案管理工作与领导的重视程度是息息相关的，相关部门应通过普及法律法规、加大宣传力度等方式，增强档案管理部门及领导的主管意识，将档案管理工作纳入日常工作范围，对于人事档案管理要配备专门负责人，明确管理职责，定期对档案管理工作进行监督、指导以及检查，及时发现并解决实际操作中所遇到的问题。领导应发挥带头作用，重视档案管理工作，这样才能发挥档案管理的实际意义。同时，档案管理应注重人才的培养，从而实现档案管理的科学性。相关单位也可以通过科学合理的培训方式培养人才，提高档案管理从业人员的整体素质。例如聘请档案管理专业的老师来进行培训。只有人员的能力更加丰富，档案的存放和管理才能更加有序，服务才能更加全面细致。

三、档案管理工作发展的新思路

1.制定科学的实施方案

在档案管理工作中，人才交流服务中心的资料数量是极其庞大的，假如采取档案传统的管理方式，会增加管理工作的难度，浪费掉很多资源。所以，要用科学合理的方式对库存档案进行数字化，运用优化方案将库存档案优化。当前使用数字化的手段主要采取扫描、拍照以及著录编辑等方式，但在实际中要对扫描的分辨率做出相应的标准，才能达到优化档案管理的目的。

2.完善软件系统功能

档案管理系统架构需要满足外部系统接入、管理操作以及前台操作的要求，做到数据层、技术平台与应用层三层结构相互支持。系统要具有档案采集功能、查询功能、档案调转功能、业务办理凭证采集、统计功能、材料打印功能、分配机制等等，同时，系统还有具有上升扩展的空间，为后续的发展留下余地，达到节约资金的目的。

四、结束语

综上所述，从上述分析中我们可以看出，数字化档案管理是一种必然的趋势。所以，在今后档案管理的实际工作中，我们要不断的对其进行研究和摸索，总结规律，积累经验，更加深化的推进档案管理的改革，让档案管理工作更加长效、稳定的服务于社会。

参考文献：

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