浅析独立学院学生成绩档案管理

肖利华

长江大学工程技术学院，湖北　荆州　434020



浅析独立学院学生成绩档案管理

肖利华

长江大学工程技术学院，湖北荆州434020

学生成绩是教学单位在教学过程中产生的资料，是教学资料中的重要组成部分。学生成绩档案管理的质量，是衡量学校教学水平和教学质量的重要参考资料。

独立学院；学生成绩；档案管理

独立学院是近10年来我国高等教育办学体制改革创新的成果，做好学生成绩档案管理工作，有效地发挥学生档案的重要作用，对独立学院教育教学改革与发展，起到至关重要的作用。

学生成绩一般分为四个大类，一类：在教学过程中，学期末课程结课考核后而评定的成绩(成绩单以自然教学班为单位)，二类：学院每学期开设的公共选修课结课成绩(成绩单以课程名称为单位)，三类：在校期间进行的补考、重修等考试成绩(以学生班级为单位)，四类：参加全国大学生英语等级考试或英语专业学生的专业过级成绩等(教务处保存以院为单位的数据库)。

一份完整的学生成绩档案，是学生从入学到离校之前在校参加教学活动的一个全面体现，是学校人才培养计划的实施后的产物，它是通过积累形成的历史性的资料，他具有正确性、真实性、唯一性、严肃性。

成绩档案管理工作是一项事无巨细的工作；是一项需要漫长的时间去认真实践的工作；由于工作周期长，都是重复性的事务，繁琐至极。在平时的成绩档案管理工作中，易出现以下问题：

1.重视程度不够。成绩管理工作，涉及到开课分院(部)、教师、教研室等一系列与之发生关联的人，不仅仅是分院成绩管理工作者的工作。由于对此项工作未引起足够的重视，未能得到师生员工从上至下的重视。各分院管理人员工作繁重，没有政策待遇，就直接影响成绩档案管理工作的质量。

2.管理工作队伍薄弱，稳定性差。独立学院由于其自身的体制特性，大多数从事管理工作的都是年轻人，或是刚走出校园即开始工作的，随着求学、及其他原因流动性特别大，但是成绩管理工作有它的特殊性：材料积累时间长，基本上三年至四年为一个周期，直至学生离校，才能形成完整的学生成绩档案，当然涉及的人员也多，收集的难度也大。因为这项工作有很强的承接性，岗位需要极强的稳定性。队伍的薄弱及流动性会带来成绩资料的丢失，给成绩管理工作带来极大的阻力。

3.部分成绩档案管理者意识淡薄。有少数成绩管理工作者，投入此项工作的精力少，工作比较被动，仍靠教务处的成绩管理人员来催办相关的工作。可能认为这项工作含金量不高，只是简单的收集、整理、装订、填写、归档，这就直接造成了工作中的懈怠情绪。

在成绩管理过程中，少数工作人员的，没有责任心，在岗不在状态，学生出现转学、转专业、休学、退学、复学、异常变动情况时，没有及时清理学生的成绩，致使学生成绩一片混乱，比如转专业、复学的学生，不负责任的成绩管理者，在补考成绩录入过程中走捷径，网上录入成绩不按要求完成，致使学生的成绩出现一门课程多条记录的情况，成绩管理工作不能抱有一丝能拖就拖的态度，要做到发现了问题，及时解决问题，才能在工作中不出问题。

4.部分教师责任心不强。一般学校制定的考试管理办法，明确了出卷、监考、阅卷及课程考核一系列的评分要求，只有把每个过程环节控制好了，结果才是可控制的。部分教师责任心不强，在出卷、监考、阅卷、评分等一系列的环节中，不严格要求。少数教师未按时将成绩录入上网，严重影响学生在校园网查询成绩，或把考核成绩直接交到所在分院，以至于部分成绩没有及时送达到学生所在分院，后期会出现学生所在分院的学生成绩纸质资料缺失。由于独立学院的工作人员流动性大，等到了成绩资料归档时已是时间久远、物是人非，再查找当年的原始资料，有一定的困难。

做好成绩档案管理工作，需抓住源头，从学生入学产生成绩开始就要着手管理，只有狠抓成绩管理工作的过程化细节，注重日常资料的收集、整理、归档，基础性工作做扎实，年复一年，进入一个循序渐进的良性状态，才能保证成绩档案的质量。主工从以下方面加以改进：

1.规范保存第一手资料。规范一切来源于成绩的考核资料，是保证学生成绩正确性、真实性的重中之重，熟话说：皮之不存，毛将焉附。所有成绩必须建立在考核资料基础之上，或是纸质、或是电子数据的。第一手资料必须完整保存、严格归档。比如我院建院初期，试卷装订都是有严格统一的要求(其他归档资料参照此办法整理)，如图1所示：

图1

示图1所示，清晰明了。即便是新进教师，也能够保质保量的完成试卷的装订工作，也减少了管理人员的工作量，也便与教师按要求上交教学资料。所有资料完整归档后，才能做到事后查询有依有据。

2.建立行之有效管理办法。在实践中学习和改进，不断完善考试管理办法，要明确要求：出卷要求、监考要求、评卷要求，把要求落实到日常的管理工作中。建议两名以上教师使用同一套试卷的课程，一般要求集体评阅，必须集中地点和时间实行流水作业阅卷且采用密封试卷形式评卷。后期由教学单位负责人进行试卷复查，杜绝了人情分，使学生的成绩公平、透明。在学生年度综合测评中提供最真实的数值。

3.提供有效的监督体系。教师、学生、成绩管理工作者、教学单位负责人都是成绩评定的监督员。任课教师课程考核后应在规定的时间内完成阅卷、成绩评定和上网登记成绩，成绩管理要进行抽查网上录入成绩是否与纸质成绩单一致，让学生及时在校园网查询成绩，如果对成绩

有疑问者，可填写成绩复核申请表，开课的教学单位进行成绩复核，若学生成绩确实存在错误的，由任课教师填写成绩更正申请表，开课的教学单位审核，教务处审批更正，解决学生疑惑。组织相关人员对归档资料进行全面检查，包括试卷、实习资料、毕业设计(论文)等，查找的问题，监督教师评分的严肃性、规范性。制定相应的管理办法，对有错、漏登成绩的教师进行约束，帮助教师在以后的教学工作中提升质量。

4.形成一支综合素质强的管理队伍。学生成绩管理工作只是学籍管理工作中的一个点，但这项工作繁琐，需要有超强的责任心，学校要为成绩管理者提供外出学学习、交流的平台，要定期进行培养，提高人员综合素质能力、专业技术服务水平的能力，让每位在岗人员都能认真履行工作职责，更好的为学生服务。

5.高效现代化管理平台。现在的成绩管理工作，大部分已经交给了教务管理系统来完成，人性化的管理平台，能让工作轻松，起到事半功倍的效果，能在实际教学运行中不断的结合实际情况来完善功能。当然涉及到数据的安全性，要定期的进行数据的更新和备份。

6.提高领导的重视意识。全院总动员，请领导重视成绩档案管理工作，制定相应的激励机制，改善现在的管理人员干多干少一个样的局面，甚至在评优等方面要给予更多的倾斜性政策，吸引更多的优秀管理工作者从事此项工作。为教学单位提供足够的场地，让他们有宽裕的存放资料的空间，促使资料收集更完整。

7.增强服务意识。做好成绩档案管理工作，在学生出国留学、就业、等方面需要成绩档案时，能更好的为学生服务，让学生满意。

综上所述，成绩档案管理工作并非一个人的工作，它需要师生员工的密切配合和努力。采取科学的管理办法，促使学生成绩档案材料的收集工作顺畅，形成学生成绩档案的规范化管理，进一步保障学生成绩档案的质量。

[1]范烨，卢东慧.加强高校学生档案管理工作新思考[J].黑龙江史志，2015(01).

[2]王玲玲.教学管理工作中课表编排、成绩管理等若干问题的思考[J].中国电力教育，2007(S4).

[3]葛梦薇.加强高校学生成绩档案管理的策略探究竟.管理与社会科学，2016(1).

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