浅议电子档案数据永久存储的安全保障

摘 要：伴随着当前信息日益发展，各个行业中都涉及电子档案，其已经成为不可或缺的记录信息的档案。所以，电子档案中能将各行各业中有价值的数据信息储存起来，并长时间保存，因而亟待进一步保证电子档案数据长时间存储的安全性，本文从分析电子档案存储特点入手，进一步研究了永久存储电子档案数据的安全保障策略，以为各行各业的发展奠定基础。

关键词：电子档案；数据；存储；安全保障

电子档案数据能实现高效管理档案，有利于保证有价值的档案数据，充分考虑电子档案数据永久存储的安全性。通过借助使用计算机技术，能有效收集相关完善的数据，归类归档之后再进行传输，在此期间很可能出现泄露信息的现象。为防止窃取信息，产生错误的信息，丢失或泄露信息，因而亟待档案馆管理人员推动流程优化，不断改善信息。

1 电子档案存储特点

1.1 电子档案需以计算机为媒介来获取

人们对纸质档案能直接接触，这种传统档案易于人们获取，无需利用其余媒介物间接获取。但是，电子档案只有在计算机等设备的帮助下获取存储的数据信息内容，严重依赖于软硬件基础设施。

1.2 电子档案数据信息与载体可以分离

传统档案是建立在纸质等载体的基础上的，其内含的信息资料和载体密不可分。尽管利用高科技能对原始档案信息内容进行复制，然而难以一同复制信息载体和内容。U盘能将数据保存，实现存储内容和载体的相互分离，存储电子档案实际上即为对数据信息的村塾，并非存储信息化载体，同时，能便捷地复制和传输档案数据信息内容。

1.3 电子档案便于管理和存储

传统档案存储纸质资料需要大量的空间、人力和物力进行整理，同时为避免纸质档案受损，积极开展防潮、防霉、防虫和防火等工作。相比传统档案，电子档案存储和管理更为便利。存储电子档案，即为利用载体存储数据、电子化形式的数据信息，海量的数据信息都能存储在小小的U盘和磁盘中，不占面积，价格低廉，只需要轻便的计算机设备即为完成管理和检索，并且减轻档案管理人员的沉重的工作负担，省时省力，节省大量成本。

2 加强电子档案数据永久存储的安全保障策略

2.1 完善安全管理制度

我国陆续出台了一系列和电子档案数据管理相关的法律法规，包括《电子签名法》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》等，在采集、处理、传输和归档电子档案过程中必须明确电子档案数据存储和管理各环节和各人员的职责。公安部、信息产业部和国家档案局等保密部门和地方政府、大型企事业单位均制定了电子档案数据安全管理的标准体系，然而不同部门之间难以协调统一，造成自动化办公和政务工程之间相互分离，甚至在各个时期，一个档案管理部门遵循的电子档案安全管理细则也有所差异。就此看来，我国必须制定由上到下统一、规范的标准，不同单位和机构必须严格按照此要求，全面考虑自身的特殊实际，进行相应的改善和调整，以此保证构建适用、适用、可追溯的电子档案，共享档案数据资源，积极开展档案数据管理的交流和合作，有效保证安全存储的电子档案数据。

2.2 永久存储的安全措施

安全存储同类或不同类的信息时，先必须通过复制的形式，保证安全、完整、真实的复制对象，并对其状态进行严格检查，保证其状态良好。如果由于水、火、硬物等物品损坏了存储数据信息的U盘和磁盘，则会严重破坏数据信息，造成难以获取数据。所以，按照安全管理必须以下几点进行：首先，必须保证存放于易于密封和保密电子档案的环境中，积极预防潮湿和粉尘，防火灾、防强光，保证档案室适宜温度在16到22℃之间。与此同时，必须配备优质的档案柜，积极做好档案柜防尘、防霉、防腐蚀、防电磁、防静电等保管工作，杜绝一切和档案无关的人员进入随意接触，防止严重损坏档案。其次，有效转存数据信息。因为电子档案得以存储的载体，即光盘、U盘、磁盘等的使用都有一定的期限，难以永久保存，四到五年则必须转存一次所有的数据信息，尤其是要转存于优质、新的电子存储介质中，防止自然损坏而丢失数据。最后，要做好移存数据信息。伴随着信息化技术不断发展，现阶段使用的存储设备短时间就会很快被新产品所替代，因而必须在五年左右的时间把陈旧介质上的全部数据信息移存至新的介质设备上，保证安全、有效、完整的数据信息。

2.3 数据信息的安全技术

首先，利用加密技术，严格保密电子档案数据信息，实现非公开性，可运用几种有效方法加密电子档案存储，在传输信息期间，可利用“双密钥码”加密。所有信息加密传输人员均可设置一对密钥，一个公开，另一个保密，发送方可通过接收方的加密密钥进行发文，接收方利用解密密钥即可进行解密，唯有接收方才能利用公开密钥和解密密钥获取加密文件，有利于充分保障电子数据信息安全传导，保证电子数据信息安全存储和传输。其次，应用认证技术。基于以下两个目的可采用改技术，其一即为对发送者发送的信息的真实性进行验证；其二为对发送信息的完整性进行验证，防止在存储或传输数据信息期间，延误或篡改数据信息。最后，可使用仿写技术。把数据信息存储为“只读”状态，在此状态下，使用者仅仅只能在计算机对信息进行读取，但不能修改信息。而借助其他存储器，使用者仅仅只能对“只读”光盘中的信息进行读取，没有权限进行添加或删除。

2.4 网络环境的安全技术

传输和运行电子档案数据必须充分利用网络环境，所以，必须积极保证电子档案数据信息的网络安全技术工作，设立专门的网络安全技术人员小组，对网络运行状况及安全性进行定期测验，及时清理网络垃圾文件和病毒，修补系统漏洞，防止黑客入侵，保证安全有效运行网络，避免出现安全问题，一旦有任何问题出现时，必须立即处理或修复系统，可利用以下手段保证网络安全。第一，安全防火墙技术。该网络通信监控系统的确立旨在保证网络环境的安全性，高效运行网络。第二，网络安全监测技术。该技术能准确检测和监控内部网络攻击的动态，避免黑客入侵，抵御外来风险。第三，清除和防止病毒的技术。计算机病毒一般是对计算机正常运行产生不利影响的程序，其复制能力高超，无需授权即可进入到计算机程序系统中，进而损毁数据信息。所以，利用软硬件设施制定合理有效的查杀方案，利用杀毒软件定期查杀病毒，充分确保安全和完整的数据信息。

3 结语

综上所述，永久存储电子档案数据时，不仅要保证有效、完整和真实的档案数据，还必须实现安全存储数据信息，现阶段这一点亟待档案管理单位技术人员进行改善。唯有实现安全存储电子档案数据信息，才能有效防止丢失或随意篡改档案数据，充分利用档案数据的价值。档案管理人员必须确保稳定安全运行计算机软硬件系統，改善存储技术，以此减少存储电子档案期间埋下的安全隐患。

参考文献

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[2]李骏仁，朱晓钟. 电子档案存储方式的选择[J]. 硅谷，2010，09：111.

[3]崔勇. 电子档案数据永久存储的安全保障研究[J]. 电子制作，2015，03：98.

作者简介

谭菊英，宜昌市港航管理局，大专。