进一步理清科技计划项目内外部过程管理的关系

2016-08-02李敬锁青岛农业大学

中国农村科技 2016年5期

文 | 李敬锁青岛农业大学

文 | 李敬锁青岛农业大学

过程了的是的开指活展一，动，实系通现列事过在先这一定些定义活限好动制条件和支配一定资源的情况下，将资源输入转换成输出的目的；从本质上来看，是对输入资源的处理和服务（唐任仲，2002）。过程无处不在。事实上，人们所做的任何事情，不管是否明确写出其过程，或是否完全按部就班地根据过程来执行，都运用到了过程。若想使过程产生预期的结果，则必须实施相应的过程管理。美国的质量管理大师W.Edwards.Deming认为，过程管理是指使用一组实践方法、技术和工具来策划、控制和改进过程的效果、效率和适应性，包括过程策划、过程实施、过程监测（检查）和过程改进（处置）四个部分。

在科技计划项目管理方面自然也不例外。发达国家特别重视科技计划项目的过程管理。可以说，他们在科技领域之所以能够取得巨大的成就，在很大程度上受益于制订并严格执行了一套科学可行的科技项目管理办法。通常科技发达国家在项目立项前，都要在相关的领域展开预调研与充分的论证，特别是应用研究项目，与产业需求结合的相当紧密，其产出的成果在较短时间内就能够转化应用。在项目实施阶段，严格按照项目管理办法及项目合同书的要求强化过程管理，同时通过开展阶段性评价的方式，分析项目的进展和成果取得情况，发现实施过程中的问题，为项目的调整或终止提出建议（胡骏红，2007）。在项目验收过程中，对于不按时完成合同任务或验收不通过的项目承担单位，有可能把其列入“黑名单”，而这也就意味着，这些项目承担单位在今后申请项目时难度加大，而且获得立项的可能性也将降低（戴国庆、李丽亚，2015）。

科技计划项目过程管理的研究综述

目前对于科技计划项目过程管理的内涵还没有统一的认识。过程管理是提升科技计划项目质量的重要手段，它涉及到“组织内部所有有形和无形资源的统一组织、协调和控制”，在很大程度上，可以视为是对“组织的人流、物流和信息流”的管理（卢长宝、冯仁炯，2008），不仅应满足项目需要的具体技术要求和期望，而且还应有执行严格的计划进度和经费预算安排。项目的过程管理具有系统性和动态性的特点，应贯穿于项目立项到完成的全过程之中（李久香、严群超等，1999）。有的学者认为，全过程应包括除从项目立项到结题的过程外，还应包括项目的后续研究，直至技术成果实现商品化、产业化的过程（牟瑞、王鸥等，2009），也就是说，可分为四个阶段，即立项阶段、实施阶段、验收阶段和成果转化阶段（赵巧萍，2013；宋东林、付丙海等，2011）。有的学者认为，过程管理是指对科研项目立项、项目实施与经费管理、监督与检查、结题验收等几个科研环节的具体过程进行管理（孔伟强、奉公等，2006），可分为立项、执行控制、结题验收三个重要环节（李国栋，2011）。但也有的学者，如林明辉、魏泰莉（2013）、吴晓（2011）等把申报指南作为过程管理的开端。有的学者认为，科技项目过程管理是指项目立项后到结题前的过程监管，其内容主要包括项目计划的制订、人员管理、财务管理和中期评估等（贾子申，2010）。还有的学者认为，科研项目过程管理是指对立项项目各实施阶段的考核、监督、评价和指导，主要包括对阶段文档、实施计划、经费开支、阶段评价、科研任务书和结题验收等方面的管理（刘国平，2010）。

通过以上分析可以看出，对于过程管理内涵的理解还没有达到统一的共识，主要有以下两种观点：一是指从项目产生到结束的全过程管理。但对于项目产生和结束的标志性环节还没有形成一致的认识。有的学者以项目指南的发布为起点，但多数还是以立项为起点。对于项目的终点，有的学者以成果转化作为最后的环节，有的学者把项目验收作为项目的终点，还有的把项目的后续研究、直至技术成果实现商品化、产业化作为项目的终点。二是把项目立项后，实施过程中的“中期”日常管理作为项目的过程管理。这种观点的产生，主要是针对当前我国科研管理重立项和结题、轻实施的现状而强调过程控制而提出的。但是从整体上来看，更多的学者则倾向于“全过程”的管理，而不是“中期过程”的管理。

科技计划项目过程管理的内涵

根据我国科技计划项目管理的实际，本文从项目科研团队的视角对项目过程管理进行界定，认为科技计划项目过程管理是指对项目立项、执行到验收三个环节的具体过程进行管理，分为外部过程管理和内部过程管理两部分。

外部过程管理又分为间接外部过程管理和直接外部过程管理两部分。间接外部过程管理是指政府及科技管理部门通过制订规范、统一的科技项目评审和管理规则，并通过专业机构和项目承担单位的媒介作用，对项目内部过程管理实现约束、监督和指导的过程。

直接外部过程管理是指专业机构和项目承担单位通过执行、落实政府及科技管理部门制订的项目评审和管理规则，对科技项目的实施进行干预的过程。其中，专业机构和项目承担单位在这一管理过程中的定位存在差异。专业机构是基于委托责任，而完成政府及科技管理部门对科技项目的代理职责。因此，其工作定位于执行、落实政府及科技管理部门制订的项目评审和管理规则。项目承担单位除了为落实项目评审和管理规则的衔接而对项目实施进行管理外，还有因基于自身需求的目的而对项目实施进行管理。在市场对资源配置起决定性作用的大背景下，科技项目的外部过程管理不是面面俱到的过程管理，而是对项目实施过程中重要节点的管理，如项目中期考核、重大成果的认定和发布、以强化权威性和严肃性为内容的验收管理等等。