浅谈人力资源中人事档案管理的作用

张维玮

[摘 要]人事档案是人员信息的重要载体，人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用，当人事档案管理不能适应人力资源管理的发展趋势时，则会对其产生负面影响。人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用，是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。

[关键词]人力资源；人事档案管理；作用

人事档案管理的好坏决定了人力资源的开发和使用的效率。人事档案管理必须适应现代化管理的要求，积极拓展服务职能，为人力资源开发、使用提供保障。人力资源管理是一种管理员工关系的战略方法，它强调开发员工的潜能对获取持续竞争优势有至关重要的作用。人力资源管理是以 “人”为中心，高层管理人员应尽可能地培育并保持最佳员工队伍，最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一，使组织成长与个人能力发展相适应。人事档案是员工信息的重要载体，历史全面地记载着员工的基本情况，反映着每一个员工个人经历、能力和德才的综合表现。准确、齐全、完整的员工人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规 定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。人事档案具有法律效用，认真搞好人事档案管理，就能为决策者提供准确、齐全、完整情况。应该说人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。人事档案是国家机构、社会组织在人事档案管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体，人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作 用，互相促进，人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展，而人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发。

1.人事档案管理与人力资源管理的关系干部人事档案是干部人事制度改革的重要环节，是人才信息的重要载体。在新形势下，人事档案如何与时俱进，为事业单位合理配置人才资源，更好地发现人才、选拔人才、提供可靠的信息参考，最大限度地发挥干部人事档案的作用，人才与人力资源的充分开发与利用是社会发展的关键环节。随着我国经济体制的改革和人事制度改革，合理正确地选用人才和配置人才已成为目前企事业单位亟须优先考虑的问题。我国对人事档案的定义是组织、人事部门或人力资源管理部门在人事管理活动中形成的具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。人力资源管理就是对与一定物力相结合的人力运用科学的方法进行合理的组织、培训与调配，使人力、物力能够保持最佳的比例，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。人力资源管理的基础是人事档案提供的信息，人事档案管理的优劣将会对人力资源管理工作的有效性产 生直接影响。人才与人力资源的充分开发与利用是社会发 展的关键环节，人力资源管理离不开人事档案提供的信息，人事档案管理根据人力资源工作的需求加强信息建设。

2.人事档案管理对人力资源管理的意义

（1）为人力资源开发提供真实可靠的信息和数据人事档案是现代社会人存在的最有力的证明文件，其伴随着人的一生的成长历程，可以说，人一生中所发生的所有重大事件在档案中都有所记录，使组织能够及时地发现新人，各尽其职，扬长避短，使人才得到充分的利用。人事档案管理部门只有系统、有序、及时地开发人事档案信息资源，有效地为其提供利用，才能充分显示出它的价值，建立干部人事档案信息数据库，信息化是人事档案管理工作的重要管理平台和技术支撑，实现人事档案管理信息资源的社会共享是人事档案的发展方向。人事档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础，开发一些信息软件，利用现代化工具使人事档案管理资源信息化； 即通过 数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人 事档案管理的使用价值，提供必要的服务。

（2）有助于对人力资源进行合理配置随着信息化、全球经济一体化加速和国内法制体系的健全，以知识、信息、服务等为特征的新经济时代对传统人事档案管理实施了合理配置，进而更好地促进企事业单位的迅速发展。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与 组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学 的现象产生，为事业的发展迅速、合理地配置人力资源。

3.人事档案管理不善对人力资源管理的阻碍作用

（1） 人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照，本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面 貌，使考察者在翻阅档案时能够一目了然，如见其人。然而，如今人事档案材料单一，内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，体现不出个性特色，失去真正意义上的参考价值，进而影响到员工的正常晋升和选拔，挫伤了员工的积极性，导致组织蒙受不必要的损失。

（2）人事档案材料分散，内容简单雷同，降低了人力资源的效力人事档案应该全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌，然而，如今有些人事档案材料单一，内容抽象，无 法体现个性特色，这种人事档案对选人、用人失去了真正 意义上的参考价值，以至于影响到员工的选拔和正常晋升等，不仅使员工的积极性受挫，还将会导致组织不必要的 损失。因此大大降低了人力资源的效力。

4.完善人事档案管理以服务现代人力资源管理

（1）优化人事档案管理制度，增强人事档案的动态性和真实性人事档案管理的活动中，应该及时对于不适应新形势、新情况的规章制度进行改革，从而建立新的、适应新 形势的、更为合理、更为科学的人事档案管理制度，将人事档案管理工作变得更为法律化和制度化。建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理和考核，运用现代科技和信息技术，及时对遗漏丢失的材料进行检索，及时查找补救，确保档案材料的完整性。

（2）建立人事档案现代化信息管理系统，提高人力资源管理的效率人事档案是事业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受党委领导和上级有关业务部门的检查指导。为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员 工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、 勤、绩的文件材料，充实档案内容。运用现代化信息管理 制度，提高人力资源的管理制度尤为重要。

（3）切实提高档案管理人员的素质一是切实提高档案管理人员的素质。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员进行培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能够适应新形势下的新要求。二是建立健全合理的人事档案管理制度。 三是加快人事档案工作科学化、现代化进程。

5.结论

人事档案管理必须要适应现代化管理的要求，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应人力资源管理的新 要求，为人力资源开发提供强有力的保障。人事档案是企事业或组织考察、了解和合理的使用人才的最重要依据，人事档案的基本特性决定了其在组织的人力资源管理中的作用是不可替代的。此外，健全和规范人事档案管理对组织的人力资源建立与开发也有着十分重要的作用。