试论工作交接管理的缺失及对策

肖静

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）06-000-02

摘 要 工作交接管理是企业管理的重要组成部分，是工作正常延续和平稳过渡的基本要求，是企业持续健康发展的有力保障。规范工作交接程序，建立健全规章制度，严格实行监督管理，有利于岗位正常接替，有利于业绩客观评价，有利于廉洁风险防控，有利于提高工作质量和水平，推动企业科学高效发展。

关键词 工作交接 管理缺失 建议对策

随着企业加大转型升级、减人提效、安置分流改革力度，人事变动、职能更迭、岗位交替更加频繁，而工作的正常交接和平稳过渡显得尤为重要。然而事实上，工作交接中存在的随意性大、程序不规范、监督形同虚设等现象，严重影响了工作交接的质量和水平，导致后续工作跟不上、接收人焦头烂额、历史遗留积重难返等突出问题，甚至给企业造成不可估量、无法弥补的损失。这并非危言耸听。所以，工作交接不是一件无关紧要的小事，而是企业管理不可忽视的重要组成部分，也是保障各项工作有效衔接顺利推进的基础性工作。

一、正视工作交接存在的缺失和问题。

要有效解决矛盾和病灶，就必须查找其症结所在，工作交接存在的突出问题主要表现在以下几个方面：

问题一：交接过程缺乏监督。没有制订或完善相关管理制度和办法，没有明确第三方的监督责任机构和监管部门，对整个交接过程进行见证、督促、指导、约束，并查实、记录、签字、存档，现实中通常只有移交人和接收人两方在场私下完成工作交接，如果出了纰漏，双方都牵扯不清推诿责任。

问题二：交接方式简单随意。双方口头上粗略地把工作交接一下，想到的就说一说，没想到的就抛一边，没有明细清单和书面确认材料，口传心授等同儿戏。离任者的随心所欲、轻描淡写，对新手而言，初接触工作难免消化困难、一筹莫展、迷雾重重，没有起到提醒和引导的作用。

问题三：交接内容浮于表面。摆在桌面上的文件、资料、档案一古脑儿推给继任者，手头表面的事务大致交代交代，却没有对工作重点和关键点进行深入详细的总结、说明、解释和吩咐，比如工作中容易出现的失误、注意事项和需改进的地方等。

问题四：交接时效迟缓拖延。交接双方根据自己的时间安排，不及时进行工作交接，常常前任迫不及待离了岗，而后任仓促之间上了岗，往往两边的工作都没有办妥，瞻前顾后、顾此失彼，断了链脱了节，以致出现责任不明、界限不清的情况，工作效果大打折扣。

问题五：交接手续不尽完善。移交时不按程序办事，不遵循基本要求，擅自简化手续和环节，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，该完善的不完善，总认为以后万不得已时可以补办。却不知，有些东西事后再追查源头阻碍重重、渺无踪迹。

问题六：交接没有跟踪反馈。工作交接了就觉得万事大吉一身轻松，前任扬长而去一走了之撒手不管，后任闭门造车埋头苦干不得要领，不保持沟通联系，不进行跟踪反馈，遇到自己处理不了的事情才想起“亡羊补牢”，“见子打子”，缺乏未雨绸缪的计划性、预见性。

二、提高工作交接重要性地位和认识。

珍贵的文化瑰宝需要历代人的传承和发扬，同样，每一项工作都需要每个经办人的延续和发展，不断进行总结和提高，才能做出成效和业绩。应该高度重视并真正摆上重要议事日程，做好工作交接的管理和监督。

一是做好工作交接，有利于岗位正常接替。工作成绩不是一两个人完成的，它来自前人工作基础上的总结、延续和创新。前任开展工作中形成的思路、安排，制定的目标、措施，积累的经验、智慧，都是符合客观实际的宝贵财富，接任者必须高度重视和珍惜，再在此基础上摸索实践充实完善，形成自己的新思路、新观点、新规律，从而推动工作更加高质高效，促进企业持续健康发展。

二是做好工作交接，有利于业绩客观评价。一个员工一般不会在一个岗位或工种干一辈子，而对员工的工作业绩评价应该包含他的每段工作历程。尤其是有些员工岗位更换频繁，工作交接的质量和水平，就成为正确、全面衡量其工作责任心和业绩考核的重要指标。工作交接清楚明白，才能理顺工作层次，才能避免后任走更多弯路和重复的无用功，才能反映前任所做的艰苦努力和工作成绩，才能客观公正地进行岗位绩效评价，降低工作难度和成本。

三是做好工作交接，有利于廉洁风险防控。公开、及时、有效、规范在阳光下进行工作交接，可以进一步增加工作的透明度，自觉遵守各项廉洁规章制度的检验，杜绝个别员工利用岗位变动之机，私自侵吞、占有企业财产，比如电脑、移动硬盘等办公器材，防止腐败现象的发生和资产流失。同时，让一些日常管理中存在的问题提前显现，便于防微杜渐，防控廉洁风险，维护企业和个人的合法权益。

三、强化工作交接管理的建议和对策。

“没有规矩不成方圆”。工作交接不是无足轻重的繁琐事务，更不是交接双方之间的个人行为，而是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应该纳入企业管理的重要内容予以明确和规范，使工作交接到位、有条不紊、顺利衔接。

一是要建立健全工作交接规章制度。首先，要建立规章制度。坚持任务清、程序清、资料清、实物清的原则，对工作交接的时限、流程、内容、清单、报告、责任等都应列出明细条款，列入员工岗位职责考核奖惩，既要具备针对性和实用性，又要赋予操作性和指导性。每年要根据形势变化和需求，对原有规章制度进行重新细化修订完善，增强实效性、合理性、全面性，移交工作越清楚越详尽越透彻，工作上手也就越快速越顺利越熟练，接收人才能心中有数游刃有余得心应手。其次，要明确监管责任。按照工作性质和岗位职责要求，确定移交人所在单位、组织人事、人力资源、资产财务等各部门的管理权限各施其职，必须安排专人对工作交接过程现场进行严格的监督和见证，上不清下不接，对不确定存疑的事项及时提出解决，做到逐项核对、点验实物、帐物相符、手续齐全，并作好记录清单、签字盖章，至少一式三份存档备查。第三，要加强思想教育。要引导教育交接双方增强责任心和遵纪守规意识，端正思想态度，提高业务认识，杜绝刻意隐瞒、推脱拖延，从而积极主动、精益求精、实事求是、客观公正、耐心细致地办理好交接工作。

二是要主动适应工作交接的新常态。当前，企业劳动力十分紧张，常常是“一个萝卜一个坑”，员工一岗多职的情况普遍存在，虽然降低了人力成本提高了工作效率，但却增强了工作交接监管的难度。一方面，工作内容不好界定，兼职工作多，职能交叉复杂，只有本人才清楚自己的工作范畴。为了防止移交人凭个人主观意愿敷衍塞责，就要明晰移交工作的来龙去脉，包含日常事务和紧急任务、当前主要工作和今后工作打算、未办理或未完成的事项、工作成绩以及存在的不足、纵横向社会工作关系无形资产等等；另一方面，随着网络信息化技术的发展，软硬件系统更新升级换代，传统的手工和纸质办公被无纸化办公取代，因此，如今工作交接的内容和形式更加广泛丰富，既要确保固定资产资料档案物品实物的完好，也要保证电子音像图片文档表格数据的完整，在移交中不能遗漏和疏忽。

三是要全程做好工作交接跟踪回访。无论是调动、辞职、退休哪种原因造成的工作交接，都要严格把关事前计划准备、事中监督检查、事后回访反馈的每个环节，坚持先办理交接手续再办理离职手续，做到有案可备、有据可查、有迹可循。其一，做好交接的前期准备。在办理交接手续前，移交人要提前清理交接事项、填写工作移交清单，单位负责人要认真确认移交的公用物品、逐一审核工作交接清单、查明核实工作进展完成情况、最终确定交接日期。其二，规范交接的过程监管。凡属与工作有关的文件、档案、资料、书籍等一律进行交接，移交人不得个人保管和占为己有，特别是電子图片和文档要在交接的电脑上留存备份，不得擅自删除。其三，加强交接的联系回访。工作交接不是短期行为，因为很多新情况、新问题是在实践中才能领悟和发现的，继任者业务不熟、经验不足，就要多向前任请教解疑释惑，所以有必要留下前任的联系方式和详细地址电话等信息，方便给接收人提供咨询和工作指导，不予保留地将自己掌握的从业经验“倾囊相授”。