电视会议系统保障工作状态措施研究

2016-07-21刘奇志王伟冯逊国网威海供电公司山东威海264200

工业技术创新 2016年2期

刘奇志，王伟，冯逊（国网威海供电公司，山东威海，264200）

电视会议系统保障工作状态措施研究

刘奇志，王伟，冯逊
（国网威海供电公司，山东威海，264200）

摘要：视频会议系统是一种集计算机、网络通信、演播控制、多媒体技术、视频音频合成等技术于一体的信息管理系统，其在电力行业已经广泛应用，提高了工作效率。电视会议系统中的会议工作状态保障非常重要，本文分析了会议保障所面临的形势特点及需要解决的问题，提出了会议保障的具体措施，总结了会议保障模式。

关键词：会议保障概念；形势特点；解决措施；会议保障模式

引言

视频会议系统就是利用会议电视设备，通过传输信道在两地或多地同时举办一次可视、可听、可讲的会议［1］。伴随着信息通信技术的快速发展，目前的视频会议系统是一种集计算机、网络通信、演播控制、多媒体、会场环境等技术于一体的会务自动化管理系统，强大高效的会议功能为参会人员提供了身临其境的电视会议服务，已成为电力行业日常管理工作中的重要手段，使用非常频繁。因此，人们普遍将视频会议系统称为会议电视系统或电视会议系统。

90年代末期，国家电网（以下简称国网）开始引进视频会议标清系统。截止到目前，已建成了涵盖国网总部、省、市、县四级互联的电视会议系统。按照会议功能，主要包括：行政电视会议系统、应急电视会议系统、一体化会议电视系统、专业视频会商系统及软视频会议系统。这些系统为公司实现提高经营管理效率、办公效率、缩减会议经费等方面发挥了重要的作用。2015年，国家电网各级公司共召开电视会议两万多次，占会议总数90%以上。

为此，电视会议保障工作任务繁重，会议保障质量要求需要100%。提高会议保障率（按时成功召开）已经成为各级公司的常态工作，因此探析电视会议系统的会议保障工作变得十分重要。

1 会议保障概念

1.1 会议的级别与类型

电视会议，按单位级别有四种：国网公司会议、省公司会议、市公司会议、县公司会议。按本单位收听、收看及召集的会议类型有两种：上级会议和本地会议。例如：对于省公司组织收听、收看的上级会议是指国网公司会议；由省公司各部门组织召开的内部会议，则属于本地会议。

1.2 会议保障

电视会议保障包括会议系统保障和会议过程保障两部分。主要任务是保证通信网络畅通和相关设备的稳定有序运行，核心是做好MCU、会议终端、音视频设备以及会场的会前检查，制定会议保障预案并进行会前试机。对网络的连通性、视频显示效果、音频互动效果及整体会议流程进行反复测试，以确保电视会议系统设备状态的稳定［2］，完成从头到尾的会议值机和会场音视频信号的保障过程。

1.3 技术保障

国家电网公司在《电视电话会议推广使用考核评价实施细则》中，对电视会议技术保障进行了具体规定：（1）按时到岗并开机，即时应答主会场命令（1分钟）。（2）按要求参加调试。（3）电视会议声音或图像质量符合要求且切换正常。（4）电视会议声音或图像质量未出现中断或中断10分钟以内恢复。（5）电视会议系统运行情况按要求完整上报。（6）专项管理工作按时响应并完成［3］。

1.4 会议保障现状

1.4.1 省公司

省信通公司是电视会议系统的管理部门，设置会议运维保障组，人员5～12人，外聘人员约占60%。日常保障的电视电话会议系统有行政会议系统、应急指挥系统、一体化会议系统及软视频系统。在系统集成、设备型号、会议室等方面具有多样性，设备性价比较高。上级会议和本地会议较多，每天保障会议繁忙，会议保障时间约4小时以上。人员素质、专业水平和会议保障能力较高，这与办公室负责会议的人员关系密切。

1.4.2 市公司

市信通公司是负责电视会议系统的管理部门，电视会议系统的运维管理设置在通信运检班组中，一般为2～5人。日常保障的电视会议系统有行政会议系统、应急指挥会议系统、一体化会议系统、电视会商及本地视频会议室。会议系统及场所亦具有多样性，设备性价比适中。按时参加上级会议的试机、值机，本地会议较多，每天保障会议3.5小时。人员年龄偏大、女性偏多、外聘人员多，专业技能参差不齐，重“会议保障”轻“管理”思想严重。会议保障标准能够达到省公司的要求，办公室人员和会议保障人员配合密切。

1.4.3 县公司

县信通公司设置专门的会议保障人员1～2人。日常保障的电视会议系统主要有行政电视会议系统、应急指挥会议系统。电视会议系统及场所设置较少，设备性价比偏低。本地会议较多，会议保障时间约2.5小时。人员素质普遍偏低、女性多、外聘人员多、专业技能培训少，会议保障标准基本达到省公司的要求，和办公室负责会议的人员配合不紧密。

2 会议保障面临的形势特点

2.1 压力大

电视会议已成为国家电网公司日常管理工作的重要手段，成为贯彻公司精神，落实工作要求不可或缺的方式，使用非常频繁。因此，日常管理工作对电视会议系统的依赖性越来越大，会议数量的大幅增加，对会议保障工作带来了较大工作量和保障压力。

2.2 要求高

国家电网公司在《2015年通信专业同业对标指标》中新增发了《一体化会议电视系统应用评价》考核指标，会议保障是按100%来要求，它是一种实况直播，是实时双向交互。与其他的通信保障不同，它的中断时间是按秒来计算，出现问题后难以补救。

2.3 影响大

今后会议的特点，双向发言的会议大幅增加，出现问题的几率大幅增加。单向收听收看会议，影响面较小，双向收听收看会议，影响全局。

2.4 环节多

电视会议保障是一项系统工作，涉及到传输、网络、会议程序等各个环节，任何一个环节出问题都会影响会议的召开，涉及到公司的各个层级单位，会议保障需要高度的责任心，需要协同配合［4］。

3 会议保障需要解决的问题

3.1 管理不到位

分管领导重视程度不够，思想上没有充分意识到会议安全的重要性，对会议管理要求不严，部分县级单位甚至存在交叉管理的混乱局面。

3.2 人员力量薄弱

个别单位缺少会议系统专职人员，会议保障人员同时兼职其他专业运维任务，不能在第一时间响应，经常发生未按时开展会前试机事件，会议保障工作执行力度不够。

3.3 值机保障方面

会议保障人员技术水平差，操作不熟练，仅满足于收听收看，不按时试机，试机内容不规范，对本单位会议系统设备没有全面掌握，遇到故障问题不能迅速定位和排除，理论水平和实际运维水平急需提高。

3.4 运行装备方面

系统硬件配置低，部分音视频设备老旧，超期服役，影响系统安全稳定运行，部分单位缺少电话会议系统、后台指挥联络系统，会议系统存在很大的安全隐患。

3.5 设备运维方面

安全检查工作不细致，缺少机房日常巡视、定期安全检查机制，会议机房设备安装不规范，线缆走线混乱，无标签标示，会议保障人员对本单位会议系统的网络结构不清楚，没有方式图，物理连接不清楚，出了问题无从下手，基础运维水平有待提高。

3.6 专项管理方面

上级公司下发各类配合开展工作的通知要求，个别单位不按时反馈回执、不能仔细阅读通知内容、反馈信息没有按照规定要求时间填报等，影响了总体工作的开展，管理水平较低［4］。

上述问题直接影响了电视电话会议系统的安全稳定运行，造成会议故障时有发生，对实现100%会议保障是极具挑战性的工作。

4 会议保障措施

电视会议保障有五大措施：

（1）要高度重视会议值机。要与上级单位保持密切联系，听从工作指挥安排，齐心合力，才能保障电视会议系统的安全运行。

（2）要高度重视会议保障。严格落实会议试机值机责任制，重要会议至少2人现场保障。要仔细梳理会议保障的工作流程，落实各个环节的责任，及时掌握开会保障信息。

（3）要认真开展电视会议系统隐患排查治理。按照上级公司颁发的标准完善系统建设，并重点对设备供电运行方式进行全面检查，消除各类会议安全隐患。

（4）要编制并掌握电视会议系统运行方式。完善会议标准化操作流程和各类会议应急处置预案，加强会场应急处置能力训练，提高值机操作水平。

（5）要认真学习相关电视会议系统管理办法。按照上级公司制定的电视电话会议运行管理办法，落实保障责任，规范会议保障的行为和流程。

5 会议保障模式总结

5.1 会议保障流程

会议保障工作从收到会议通知起，就进入保障流程；直到会议结束后，各环节执行信息存档、数据梳理及系统维护等工作，具体如流程图1所示。

图1 会议保障工作流程图

5.2 会议保障时间

通常情况下，各环节流程所需要的用时总和就是每次会议的保障时间，如表1所示。

表1 每次会议的保障时间统计

5.3 威海公司的会议保障模式

针对电视会议的保障工作，提出了“会前准备、试机、值机、故障排除、会后整理”的5个100%模式，精细化了会议保障的工作内容。

（1）会前准备质量100%

100%查看国网会管系统和OA办公的会议通知；100%落实会议召开时间并立即到达相应的会议室；100%按照系统规范开机；100%登记每次的《电视会议系统操作运行记录》；100%配合办公室做好会前的各项准备工作。

（2）试机成功100%

100%对启用的电视会议系统的音视频信号全部进行操作测试；100%对每次的话筒音量进行调整；100%对需要显示的视频信号进行切换操作；100%对会场主摄像机取景进行规范调整；100%对试机时的故障隐患进行排除；100%地按时拨通后台指挥系统。

（3）值机安全100%

100%严格执行会议保障制度；100%进行全程会议保障；100%保持后台指挥系统、手机、短信、微信的畅通；100%对重要会议实行人员现场保障。

（4）故障排除100%

100%排除设备的累计故障；100%建立故障设备登记卡并立即联系厂商送修；100%对机房和会场的空调故障进行处理；100%对音视频信号干扰故障进行排除。

（5）会后整理100%

100%对会后的话筒及连线、演示笔记本及视频线进行归位整理；100%按照系统操作规范关机；100%清扫机房及监控室卫生；100%关闭空调和会场灯光电源；100%锁好房门并管理好钥匙。

5.4 提出123保障工作法

由于每天保障各类会议多，为解决人员少和保障不及时的问题，我们实行了中心监控室8小时内有人值班的保障工作制度。

（1）对上级会议，实现“1小时提前准备、2小时会前试机、3小时在岗值机”的工作方法。

（2）对本地会议，实行“10分钟到达试机、20分钟值机保障、30分钟会后关机”的工作方法。

“123保障工作法”规范了会议保障行为，提高了工作效率，办公室和举办会议的部门均对保障工作的效率和服务表示满意。

6 结语

电视会议系统的会议保障是电力系统中所有企业信息交流沟通的一项新工作，对电视会议系统实行“七分会议保障、三分规范管理”的理念逐渐为人们所认同。只有深入地了解会议保障的形势和存在的问题，才能提高电视会议的保障能力，电视会议系统的运行、维护保障必将趋向专业化、规范化。

参考文献

［1］魏永静，朱立南，崔旭，陈廷森.电视电话会议系统中电源接线分析及应用［J］.电力信息与通信技术，2015，10（13）：41-44.

［2］韩瑞民，赵宝磊，邱元朋，许洋.浅论视频会议系统的运维保障［J］.信息技术与信息化，2012（4）：21-23，35.

［3］国家电网公司［S］国家电网企管（2015）1246号-2015.国家电网公司电视电话会议管理办法.北京：国家电网公司，2015.

［4］全省电视会议系统运行情况通报［C］国网山东省电力公司信通公司，2014年2月全省电视会议保障运行专题会.

Research on TV Conference System Security Work State Measures

Qizhi Liu，Wei Wang， Xun Feng
（State Grid WeiHai Power Supply Company， Weihai， ShanDong， 264200， China）

Abstract：Video conference system is a set of computer， network communication and control studio，multimedia technology， video and audio synthesis technology in the integrated information management system， It has been widely used in the electric power industry， Improve work efficiency.The working status of the meeting in the television conference system is very important.This paper analyzed the concept and the status quo， This paper expounded the characteristics of the situation faced by the conference support，problems should be solved.This paper put forward the concrete measures for meeting security，summarized the meeting guarantee pattern.

Key words：Meeting Guarantee Concept； Characteristics of Situation； Future Measures； Meeingt Guarantee Pattern

中图分类号：TP23

文献标识码：A

文章编号：2095-8412 （2016） 02-159-05

DOI：工业技术创新 URL： http//www.china-iti.com 10.14103/j.issn.2095-8412.2016.02.013

作者简介：