浅谈会计电算化环境下企业内部控制

2016-07-16王梦寒

市场研究 2016年6期

◇王梦寒

浅谈会计电算化环境下企业内部控制

◇王梦寒

摘要：随着计算机技术的迅猛发展，企业逐渐实现会计电算化，这使得会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，同时也产生了很多新的问题。本文初步探讨了会计电算化对内部控制的影响及带来的问题，并就如何加强和完善运用会计电算化系统的企业内部控制提出建议。

关键词：会计电算化；内部控制；会计信息系统

10.13999/j.cnki.scyj.2016.06.026

一、引言

在会计发展史上会计电算化是对会计系统的一次重大革新，它不但适应了会计发展的趋势，而且满足了现代经济及科技发展对会计工作提出的高要求。但在网络技术飞速发展和电算化会计信息系统向深层次前进的同时，也为企业的内部控制带来了极大的冲击和很多前所未有的新问题。很多企业未认识到其内部控制的不够健全和失效，容易造成企业经营失败、会计信息失真及不守法经营等行为的发生。企业应根据自己实际情况，探索建立和完善内部会计电算化的控制措施，这已经成为企业实行会计电算化时需重点考虑的课题。

二、会计电算化对内部控制的影响

（一）内部控制的方式的变化

由原先单一的制度控制转化为程序性的制度控制。在实行会计电算化之后，财务人员只需负责原始数据的收集、审核和编码，再运用计算机技术在会计电算化软件中进行如凭证借贷平衡及余额发生额的平衡检查，并对计算机输出的各类会计报表进行详尽的分析，原先传统的内部控制措施试算平衡的检查、总账和明细账的核对等也可通过财务软件快速核对。

（二）内部控制对象的变化

在运用了会计电算化后，内控制度必然包括原先传统手工系统所没有的控制。原先的内部控制对象主要是会计工作的对象、会计工作的情况、信息处理的方法和处理的程序等等。在会计电算化会计信息系统下，内部控制的对象就由在过去的传统手工会计信息系统下对人的控制为主转化为对人和计算机控制为主。

（三）记录数据及处理痕迹的变化

电算化会计系统中，会计凭证均转化为电子文件、文档等，并以磁性信息的形式存储于磁性介质上，使得会计核算实现了无纸化。而这样储存在计算机磁性媒介上的磁性信息数据会变得很容易被人刻意篡改，甚至是不留下痕迹地篡改。并且未经过授权的非指定人员也很有可能通过互联网浏览整个企业的数据文件，进行人为的复制、虚构和销毁。

（四）网络技术的发展带来的新问题

由于远程网络技术的大量应用，使得会计信息在网上的实时处理变为可能。现今许多的业务事项所涉及到的会计数据均可在远离企业的某个计算机上非常快地进行同步处理。财务软件包含的网络功能强大，种类多样，通过网络可以进行网上支付、报税等，这一系列功能的实现使会计工作更为便利快捷的同时，也提醒我们更需要有相应的控制手段去维护它的准确性和安全性。

三、会计电算化给内部控制带来的问题

（一）数据的安全性低

我们知道，企业的重要会计数据必须做到绝对的保密。企业应用会计电算化后大多数的会计数据存储于计算机数据库中，这些数据若未加密保护，很容易泄露而使企业遭受损失。并且在发达的网络技术条件下，数据的传输方便快捷，这大大增加了保护数据的难度。现今较多的财务软件的加密都是针对软件系统的本身而言，但是对于数据完整性和防止恶意篡改方面，有很多财务软件设计的并不够严密。

（二）数据处理过程易导致连续性错误

电算化处理信息的特点就是自动化和集中化，运行过程中，一处信息错误就很易导致一连串的后续数据文件、甚至是导致整个会计信息系统数据的失真。假如输入数据发现出错未得到及时的修正，那么就算往后的每个处理环节都是正确的，到最后系统输出的信息也必然是错误的。所以，在会计电算化环境下的内部控制中对于会计数据处理的每一步都应当注意。

（三）企业内部控制制度不够完善

现实中有些企业未达到相关的条件便开始应用会计电算化，企业在使用计算机替代手工记账时，除应达到相关条件，还需经过上级主管部门或者财务部门的审批和审核。有的企业按照上述规定开始使用计算机应用会计财务软件后，却未建立相应的内部控制制度，或虽建立了内部管理制度，可却并没有切实的去实施和执行，对会计电算化中可能出现的问题视若惘然。如在一些企业中有会计人员既负责数据输入和输出，又进行数据的报送工作，这就增加了他们在未经授权的情况下对系统数据和程序进行篡改的可能性。

（四）企业对系统日常维护能力差

大多数财会人员上岗前都会进行一般的电算化操作培训，但是对于软件的日常维护、合理实施等高层次的电算化工作均没有得到一个完整的学习培训。这会使得财会人员在财务软件出现故障时，不论其故障大小，都由提供软件的商家来进行维修，这必然会增加企业管理的成本。

四、会计电算化环境下内部控制措施的完善

（一）明确岗位权限

在会计财务岗位中我们需要做到不相容职位的分离，这是为了避免财务舞弊现象的发生。企业在应用会计电算化后对于人员不相容职位的调整也是必需的，如系统的维护人员和管理人员不可同时任出纳岗位，必须做到职与权的分离。由于会计电算化系统的集中式操作方式，使得业务处理人员的责任也会变得集中，因此企业必须严格员工上机的管理，建立相应的岗位责任制。各工作人员在得到上级的授权之后，系统管理员可运用密码加以控制，防止人员非法或越权操作。

（二）建立会计电算化操作管理制度

企业应建立相应的电算化操作管理制度，加强数据输入、修改及核算程序的控制。在输入环节中，最为重要的便是保证信息输入的正确性，避免从一开始就出错而引发一连串错误。在修改和核算环节，需加强处理信息过程中的合理性，如对于凭证的借贷各方金额进行试算平衡核对时，企业的相关会计人员应对每项科目的余额及发生额的平衡进行检查，严格的按照业务发生的实际情况去处理有关数据。

（三）财务软件的开发与维护控制

企业若自行开发会计系统，在开发前必须要对此系统开发是否可行、是否为企业需要等问题进行论证，确定可行且需要后，再进一步对开发系统所需要的相关资料进行收集，对开发人员进行适当的分工，保证系统开发过程的灵活性。对于企业自购的会计核算软件，在使用一定时间之后需进行修改、升级等维护时，必须要有相关的审批，且还需在有关人员监督下实施，以维持会计数据的连续性。为保证会计数据的完整和安全性，保证计算机能够正常运行，企业需建立防止计算机病毒和处理计算机系统故障的管理措施，如会计信息数据的备份制度、计算机的使用规范等。

（四）完善会计电算化档案管理

企业对会计资料的报告都应该建立相应的制度管理，在电算化会计系统下，资料多为电子形式，应做好加密保护和备份工作；对于打印出的纸质资料，应存放于专门的档案室密封保存并做好防火和防潮工作，负责保管资料人员需在收到资料时写明签收日期及署名等内容。一切档案资料在需存档前必须由会计主管及系统管理员进行签章核对，保证会计档案的安全性。同时企业应该有相应的分类归档的制度建设，对于各项的会计资料档案，在分类记录之后都应该按照存档期限及时的进行存档备份和做好相应的资料管理工作。