现代化视角下高校档案管理出现的问题 及改革策略

罗娜

[摘 要]现代科学技术的发展为高校的档案管理工作注入了诸多新鲜元素，也为其带来了严峻的挑战，因此，如何发挥大数据技术的优势实现档案管理的根本变革成为了高校档案工作者所必须面对的问题，篇幅所限，本文仅对于大数据技术为高校档案管理带来的负面影响进行了阐述，并针对性地提出了针对这些因素的解决方案。

[关键词]现代化；大数据；档案管理；改革

[中图分类号]G273.5 [文献标识码]A

计算机技术、信息技术、数据库技术和云技术的发展使得整个社会进入了“大数据时代”，人们的各种生产生活活动使得大量的数据被产生和传播。在这种背景下，一方面传统的较为低效和死板的数据管理模式已经无法跟进大数据的潮流，另一方面，一些依赖大数据的管理方法不断涌现。作为高校的档案部门，其所处的环境决定了这一部门每天必须处理大量的数据，而且需要在纸质和电子数据间做到较好的切换。鉴于这种现实情形，笔者认为，大数据技术具有的数据存储量大、多样性、高速率、价值密度低、检索容易等特点使得档案管理部门必须依托于大数据技术展开变革，[1]抓住大数据的机遇改变传统的低效且错误率较高的档案管理方式。当然，大数据技术符合科学技术素有的双面性，其在推动档案管理模式发生根本性变革的同时，亦会引生出一系列新的问题。限于篇幅，本文将略去对于大数据的优点的介绍，而是着重介绍大数据时代档案管理的问题及解决方案。

1 现代化与大数据

此处必须明晰何为现代化视角，不同学科对于现代化一词有着不同的解读，具体到档案管理上，笔者认为，大数据技术不仅是一种档案管理的发展趋势，而且在全球各地的档案管理中投入实践，提高了对应单位的工作效率与数据处理能力，即便是尚未作出变革的档案管理部门，也基本已经筹划了下一步的改革策略。从技术层面上而言，大数据数据挖掘技术可以为实现网络信息服务的智能化、个性化与精品化提供支持工具，而大数据信息处理技术则能够实现档案信息智能检索服务、档案信息定制与定题服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务[2]。一般来说，广泛应用的新知识或者新技术的出现则意味着一个领域所对应的新时代的来临，因此，大数据技术即为当下档案管理的大势所趋，如若我们谈论档案管理领域的现代化，则必须基于大数据的视角。

2 大数据时代的档案管理问题及改革方案

2.1 隐私与安全问题

隐私与安全是评价信息管理有效性的重要维度，传统意义上的纸质档案储存在档案室内，由专人保管，没有特殊的证明或介绍信难以随意翻阅，但是，在利用大数据技术将档案管理电子化、信息化、网络化之后，档案内容的可及性增加了，一方面更多的人可以通过网络提出申请进而查阅档案，因为阅读者查阅档案时并不被监督，所以其是否会作出泄露档案信息等违背档案的隐私和安全要求的行为是存疑的；另一方面，现有的大数据档案管理技术一般是以电子密码、验证码等形式限制等级或资历不够的人群浏览，但是只要对方掌握了信息破译技术，这种准入限制就会失效，一些别有居心的个人或他国情报部门可以轻而易举地获取档案库中的信息。就高校而言，不仅学生自身的信息较为重要，而且数据库中还会储存学校未来发展战略或者重要科研计划、成果等机密性内容，这些内容一旦被窃取，可能会对于高校乃至国家产生巨大的危害。[3]

针对上述问题，笔者认为，高校在进行档案管理的过程中，必须要建立一套行之有效的管理模式来保证学校档案的隐私与安全：其一，高校档案管理部门需要对于档案阅读者进行较为严格的审查，对于涉密档案的阅读者更需要进行严密的背景排查，并要求这些阅读者签署责任书，最大程度地降低高价值档案的流失风险；其二，高校的档案管理系统有必要加强安全性能，设置安全性较高的加密方式，减少电子档案被盗的风险。

2.2 存储与管理问题

再来看存储与管理问题，计算机技术和网络技术的进步既使得资料存储变得更为容易，但与此同时，资料的存储量却呈现出指数化的增加趋势。这种趋势会带来两个问题：其一是存储能力的问题，也即高校现有的存储手段和对于被存储信息的调用方式无法适应数据量越来越大的现实情形，即便是使用云盘也无法满足这种需求——把TB级的数据上传到云盘无疑需要大量时间，同时在调用数据时从云盘下载数据亦极为耗时；其二是出错数量增加的问题，如果我们假定每一个的资料上传、调用和下载工作的出错率是固定的，那么随着资料存储量的增加，总体档案管理过程中的出错数目将会变得十分可观，为了在成本约束下保证可接受的出错水平，就有必要通过改进技术来降低出错率。[4]

针对第一个问题，目前常用的解决手段是在数据的存储节点和处理节点之间增加预处理过程，在存储数据上传到处理单元之前即建立索引，上级索引可以直接在下级索引的节点上建立，这样可以减少数据传输时的堵塞程度和数据处理所需要的时间；而针对第二个问题，则可以将整个档案管理的计算任务分配至不同节点完成，并将其中一个节点设置为观察节点，用于监测其他节点是否正常工作，如果有错误发生，只有被判定为出错的部分才需要重新开始。

2.3 人才问题

随着档案管理信息化的进程不断加快，现有的档案部门必须要对其先前的工作方式作出明显的改变，在收集大数据之后，档案部门有必要通过主动调查利用者的需求，建立各种数据模型，进而对于海量数据进行聚类、分类、显著性分析乃至相关性分析，发掘数据之间的相关性关系乃至因果性关系，为高层制定决策提供参考。由于大数据时代的档案管理涉及到大量的移动互联网技术、计算机技术乃至数据库技术的应用，所以传统的档案管理人员已经满足适应新型管理模式的要求，即便对他们进行在职培训，也很难在较短时间内完成档案管理观念乃至行为的转型。[5]目前，大数据相关人才虽然并不短缺，但是尖端人才相对较少，例如，北京大学的大数据中心今年才开始第一届招生，人才的稀缺性使得高校档案管理行业提供的待遇很难吸引到帮助其快速转型的合适人选。

为了解决这种难题，笔者认为，一方面高校的档案管理部门不妨与本校的计算机科学、软件科学等相关专业进行合作，让专业人士设计较为安全且操作起来较为简单的管理系统；另一方面，现有的就业人员也必须要接受相关培训，以尽快适应新型的档案管理模式。

2.4 成本问题

高校档案管理结合大数据技术的改革必须要考虑到成本问题，虽然传统的档案管理较为低效，但是人力劳动却节省了大量成本。采用大数据技术等现代技术手段后，首先在管理系统的构建上就需要投入巨资，其次还需要支付较高的工资聘请专门的维护人员对于系统进行定期的维修和故障排查工作，最后数据量的增加迫使高校需要对硬件设施也进行针对性的改造。上述三个环节都是极为耗资的，因此如何实现筹资是高校在构建新型档案管理系统时所必须要考虑的问题。

一般而言，高校在解决筹资问题时多依靠社会捐助、财政拨款和众筹手段，具体到档案问题上，由于很难号召到足够的捐款人员，所以众筹手段可能并不适用。一方面，高校可以通过校友捐赠的形式积累到足够的费用，另一方面，也可以申请国家教育部门的相关拨款，目前国家针对大数据的改革步伐较快，相应的财政拨款及补助项目也较多，可以有效地缓解高校的筹资压力。

3 结论

通过上文的介绍不难看出，大数据技术是未来高校档案管理行业的发展趋向，这一趋势即为档案管理部门带来了诸多机遇，也从实际层面上为高校的档案管理带来了很多新形式的挑战，包括隐私与安全方面的问题、存储与管理方面的问题、人才问题和安全问题等，这些问题既是档案管理部门面临的挑战，又是档案管理向大数据时代过程中必须要解决的问题，只有成功处理了这些问题，并针对性地辅以改革措施，我国的高校档案管理工作才能够在大数据时代焕发新的活力。

[参考文献]

[1] 李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（06）.

[2] 万绚.高校档案馆数字化信息利用方式研究[D].中国科学技术大学，2009.

[3] 陈媛华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战与应对策略[J].人力资源管理，2015（06）.

[4] 石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].现代商业，2014（27）.

[5] 卢莹莹.大数据时代背景下高校人事档案管理探究[J].人力资源管理，2014（12）.