高校二级学院综合办公室工作机制初探

罗小湘

[摘 要]高校传统教学管理中普遍实行校、院二级管理体制。二级学院根据工作内容实行教学工作、学生工作、行政工作相互独立运行的管理模式。本文根据实际工作经验，提出二级学院设立涵盖教务管理、学生工作、行政管理三大功能的综合办公室的管理模式。同时，就二级学院综合办公室运行机制优缺点及存在问题，需要如何改进，提出了一些思路及看法。

[关键词]二级管理体制；独立运行管理模式；综合办公室管理模式；优缺点；改进方法

[中图分类号]G647 [文献标识码]A

就教学管理而言，目前，我国大部分高校普遍实行校、院二级管理体制。各高校二级学院作为基本的教学单位，在学校整体教学运行中是各项教学任务的具体落实者和执行者。作为二级学院，教学、科研、学生工作是各项日常工作的核心。传统高校中二级学院管理架构中，对教学管理工作、学生管理工作以及行政事务性工作，一般是分别设置教务办公室、学工办公室和行政办公室的运行模式，这种管理模式中，三个部门分别运行，各管一摊。这种独立运行的管理模式，存在以下一些问题：

1 教与学脱钩

由于负责教务管理的部门与负责学生工作的部门互相独立，在工作联系及沟通方面不可避免地面临信息不畅、沟通不足、本位主义和工作效率不高的问题。比如，负责教务学籍管理的部门，在学生学业警示、成绩反馈、考勤通报方面，不能及时与负责学生管理工作的部门信息对称，往往造成辅导员无法及时了解到学生学业情况，无法及时有效督促学生完成学业。严重的会影响学生正常毕业。而学生在学习过程中，针对教学工作的合理化建议，比如教师授课方式、课程考试的改进等等，如果无法通过学生工作口及时反馈到教务管理口，也会影响到二级学院组织相应措施改善教学效果。

2 管理架构过细造成力量分散无法有效形成合力

由于二级学院管理架构过细，各部门根据自己工作需要开展工作，往往容易形成各管一摊，部门“打架”的现象。教务人员或者教师对辅导员工作不理解，辅导员忽视教学规定偏袒问题学生。在日常工作中，存在互相扯皮互相推诿的现象，影响二级学院正常教育教学秩序，无法形成齐抓共管的局面。

3 部门设置过细容易加大管理成本

二级学院作为以教学科研为主的基层单位，应围绕“教学、科研、学生”开展各项日常工作。在管理架构上，如果机构设置过于繁杂，不利于各项工作的开展，同时也会增加学校的管理成本。相对教学科研性经费而言，公办高校在管理性经费支出上也是有严格限制的。而民办高校，更加要考虑办学成本过大带来的压力。目前很多民办高校在设置管理架构的时候，严格控制管理岗人员数量。民办高校的二级学院在日常管理中，更要精简人员编制，减少部门机构设置，通过部门的整合来节省管理成本。

4 部门设置过细不利于创造性思维和创新性管理的发展

由于高校二级学院各项教学科研工作是一个整体，教师的教与学生的学密不可分，而教研科研工作又对提高教学效果和教学质量起到推动作用。因此，传统二级学院教学管理架构上部门划分过多过细，受制于部门限制，不利于学院创造性思维的发展和创新性管理的发展，尤其对教研科研工作形成不利影响。传统高校二级学院一般也设置分管教务、教研科研、学生管理和行政管理的管理部门，然后下设系、部或教研室的形式开展各项教学科研工作，在专业建设、学科发展方面，如果不能打破部门、研究领域的限制，无法形成学科交叉，对专业建设和学科前沿研究造成制约。

以上是传统的高校二级学院在管理架构设置方面存在的一些问题。机构复杂容易造成扁平化管理，因此，在设置二级学院管理架构的时候，可以根据二级学院办学规模，设置综合办公室开展日常工作。根据二级学院工作内容，可以在综合办公室内设置不同的岗位对应教务管理、科研教研管理和学生管理、行政工作几大方面。

设立综合办公室，对比上述传统的独立管理的模式，有以下优势：

5 信息传递及时、顺畅

由于实行教务、学生、行政三大功能一体的模式，二级学院综合办公室执行效率更高。在学校与学院、老师与学生之间能够很好的起到上传下达的作用，能够更好地分工协作，信息传递及时对称。

6 有效减少互相推诿、闭门造车的局面

由于实行“大部制”，综合办公室可以内部协调相关人员对需要配合协调工作的事项进行推进，有效地降低了部门间互相推诿、互相指责的现象。同时，由于各项工作过程中上下游信息对称，无缝链接，也降低了部门间口径不一致，互相矛盾的现象。

7 提高工作效率和工作质量

实行综合办公室，整合行政、教务和学工资源，对二级学院执行各项教学规定、学生奖惩、完成教学任务和落实培养人才方案等有明显的推动作用。二级学院各项政策的落实和执行，通过综合办公室的模式，在工作效率和工作质量也能得到保障。

通过上述对比，我们可以看到高校二级学院设立综合办公室的优势。但是，作为二级学院来讲，设立综合办公室，也存在一些困难和问题，主要有：

8 办公室功能过于集中，管理人员队伍庞大

由于实行综合办公室管理模式，涵盖行政人员、教务管理人员和辅导员三支队伍。尤其是一些二级学院规模较大，光辅导员就有几十号人，加上负责教务、考务、学籍、科研教研以及行政人事财务管理人员，部门人数比较多，不利于管理工作。

9 办公室内部工作运行机制不够规范

由于综合办公室功能集中，业务多而且杂，各项工作彼此之间还存在互相制约互相影响的情况。综合办公室工作运行往往面临不够规范的问题。

10 管理人员编制、系列不统一

由于高校教职工人员在岗位系列、人员编制方面的差别，一个办公室内不同的工作岗位可能实行不同的工资待遇。在工作过程中，管理人员容易互相攀比，产生落差。影响工作积极性和人心稳定，对工作开展不利。

设立二级学院综合办公室，既有明显的优势，也面临一些问题。如何解决这些问题，可以在以下方面作一些尝试：

11 明确办公室人员工作职责，加强管理人员责任意识

综合办公室要避免分工不明，责任不清晰的问题。由于都在一个部门，工作内容多，工作压力大，更加要各司其职。另外，要加强办公室人员的业务培训，提高管理人员的责任意识。

12 加强配合协调的工作意识，尝试建立规范化的业务流程

在综合办公室的运行机制上，要有意识的对常规工作中需要涉及多名管理人员的业务进行规范化，流程化。办公室管理人员既要分工，又要协作，需要加强管理人员工作上互相配合互相协调的意识，正确处理好工作中上下游业务关系。

13 建立必要的激励及轮岗机制

综合办公室内部要有必要的激励及轮岗机制。激励机制可以促进管理人员更好地完成本职工作。轮岗机制则让不同岗位的管理人员熟悉不同岗位的工作内容，通过轮岗机制，可以培养管理人员全局意识和合作意识。由于管理人员对上下游业务都比较了解，对日常工作有很好的促进作用。

14 探索一个合理公平的人事制度

因为同处一个部门，不同系列管理人员容易在工作上产生攀比和对比。探索一个适合全体办公室人员的人事管理制度，对不同系列人员的岗位晋升、待遇等各方面进行整合，使得办公室管理人员不会产生同工不同酬、同岗不同酬的心理，才能从根本上杜绝管理人员的消极心理，提高办公室人员工作积极性。

以上，是高校二级学院日常管理模式的分析对比，总的来说，相比传统的独立运行模式，综合办公室的管理模式在工作效率、教学与学生管理等多方面都有一定优势。如何改进综合办公室的工作效能，以更好地位学院人才培养服务，对二级学院的教学管理具有重要意义。

[参考文献]

[1] 郑皓心.高校办公室管理的问题与发展[J].网友世界，2014（12）.

[2] 黑平生.谈高校教育体制改革中的行政管理队伍建设[J].华章，2014（26）.