谈文书档案管理在秘书人才培养中的重要性

田新

【摘 要】构建档案管理的理论教学基础，着重提高高职学生的学习能力，其目的正是为了培养适应社会需求、符合学科特点的秘书行业人才，使高职教育的意义得到确切落实。本文将从课堂教学、学科构建、学生自身特征几个方面探究文书档案管理学科的重要性，并将此目的贯穿于教学始终，配合教育改革的步伐，以达到有教无类、教有所长的目的，改善教育质量，切实提升高职人才的教育质量。

【关键词】文书档案管理；教育改革；理论基础

中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1671-0568（2016）14-0084-02

高职教育以培养符合社会需求的专门性人才为根本任务，注重人才的理论掌握和实践相结合，所以将文书档案管理这门课学好显得格外重要。实现这一目标，是高职教育成功的关键，也是社会需求与学生自我价值实现的完美融合体现，满足双方的需求。下面，笔者将结合具体的教学规划展开相关讨论。

一、档案管理在课堂教学中的重要性

高职院校文秘专业培养的学生主要应掌握以下知识：文秘理论和技能，能在基层单位从事秘书、办公室文员、办公室主管等方面的工作。档案管理作为文秘专业必不可少的一门专业课，它的实践应用在更多时候多于理论建树。鉴于这一点，该学科在教学过程中偏重于对学生全面的、综合的素质培养，且理论与实际要紧密结合，课堂与课外要相关联进行，尤其要重视实践部分，让学生多操作多锻炼，达到以学生为本的教学目标。因而，它具有了其独有的学科构建模式。

首先，文秘管理着重调动学生的学习动机，培养长远的学习目标。总体来讲，学生是课堂教学的主体，我们应该将课堂还给学生，以生为本，因而要充分发挥学生的主体性和教师在教学过程中的指导作用。根据《构建档案管理实务实践教学体系的探索与实践》一文所言，在档案收集中应确立切实可行的实施方案，实训的方案可分为：办公室日常文书档案的收集工作；单位档案室的日常归档工作；对现行机关的档案收集工作；对历史档案的收集工作。并在教学过程中贯穿档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的检索、档案的编研、档案的利用和人事档案的管理多个方面的知识理念；为学生树立一定的学科目标和职业规划目标，培养学生对档案的整个流程的学习兴趣，变枯燥的理论知识和数据资料为具体可感的操作内容，构建符合高职学校特色的有针对性的档案管理学科模式。

其次，文秘管理重点培养学生对小组合作的工作性质的了解。小组讨论可以得出一个具体的实行方案，利用充沛的课下时间，不仅增加了学科知识的学习，同时强调了分工合作、团结互助的档案学重要精神。学生充分应用已学知识和所具备的操作技能合作完成模块项目，写出项目成果报告，并和老师一起研究成功与不足，在讨论合作中巩固所学习的知识，取得进步，跨出迈向实践的重要的一步。

最后，文秘管理重在学以致用，这与高职教学目标不谋而合。当然，在整个教学过程中，还需要教师在关键的步骤上实现点石成金的指导作用。学生写作文书、整理文案的能力需要教师的指点与培养，教师的意见应起到不可或缺的推进作用。学生在处理信息和管理信息时，教师可以先为其展示成功案例，理清纷繁复杂的数据，整理信息的总体脉络，实现化繁成简的神奇过程，然后带领学生慢慢领悟档案整理的每个重要步骤和其所需要具备的执行能力。

二、档案管理在学科构建上的重要性

学科构建的基本理论确定后，课堂教学的具体实行也有一系列需要加深的地方。高职教育本着以课堂为辅、课后为主的调动式教学理念，志在培养学生的独立性和适应性，但课堂教育的作用仍是重中之重。为此，可以设计一定的课堂实录为参考，与时俱进地引进一些新的观点与技术，帮助学生完成学业的同时也可以将课堂教学与实际操作切实地联系起来。

课堂教学应避免照本宣科，需跟上最新最近的学科研究成果，做到变教学内容为“新、变、实”。我们以现代秘书人员应当具备的档案管理能力为核心，以“项目引导、任务驱动、行动导向、标准对接”为原则，将课程内容与秘书专业标准相衔接，寻求中小型企业文秘职业与课堂教学的结合面。文秘管理恰好提供给学生学习的一个重要途径，在学科构建上起到关键作用，并可以引领其他相关学科进行模拟式改进。

1. 文秘管理注重以学生查找资料与理论研讨导入新课。课前以小组为单位进行相关资料的搜查和整理，为课堂教学打下一定的基础。教师可以采用课前展示的方式，激发学生的课前学习兴趣，并鼓励学生提出新问题、发现新问题，并使之成为贯穿课堂教学的引线。

2. 文秘管理专业内容涉及真实的企业档案管理流程，如企业文书的立卷、归档、保管、利用等档案管理环节，让学生自己分担在该流程中的不同的角色，然后进行一定的任务操作。在学生们进行任务完成的过程中，教师可以设定一些不同类型的障碍，提出有引导性的问题，引起学生的思考，积极锻炼学生解决问题的能力。

3. 文秘管理在总结管理成果的基础上，为高职学习提供合理的评判标准。因为它的学科特点，一堂课的结束以最后的总结升华为标志，可以与课前学生提出的相关问题对应结合，总结课上的成果经验以及不足。

此外，文秘管理专业考核内容广泛，考试的形式也具有多样化，这对全方位人才的培养来说也是非常重要的环节。课堂考核机制包括多个方面，不只单一考查学生的理论掌握能力。理论方面主要考核档案管理的八个基本环节，进行单项模拟，成为考核分数的基础分；期末时，以综合实训为考试的主要内容；课堂考核机制也应适应社会的需求，跟上时代的步伐，因而可以引进一些社会上有经验的相关职业人士进行评价打分。这样，学生的最终成绩不再是一个点，而是由点及面，促进多方面素质的形成，达到学科理论与实践相结合的目的。

三、档案管理在培养学生自身特性上的重要性

高职学生有自身的学科特征、就业特征、专业特征和年龄特征，高职学生需要有更强的适应性和实用性，因而教学任务的设定应该着重与其自身特性相符合，这样可以使教学达到事半功倍的效果，学生的学习生活也更加充实饱满，对以后的求职生涯产生切实的帮助。针对这样的自身特性，在教学方法上应以一种为主多种为辅，且变换不同的教学方法，改变传统式教学模式。文秘管理正好也是一个与时俱进的学科，随着现代科技的发展，文秘管理的相关手段求新求变，不断得到改进，也为教师、学生的学习带来更多挑战和机会，给教学方法带来新鲜的思想。

首先，文秘管理提倡现场集中教学、统一教授知识。除了常规的课堂教授形式外，任课教师也可以根据学生们的求知欲与兴趣，将他们带到一定的新鲜环境内进行授课，比如档案馆、图书馆等地，以增强学生们的直观领受力。

其次，文秘管理以模拟情景教学为主，这一方法现在正广泛地应用于实践教学中。此阶段学生的创造力与创新性都是独一无二的，掌握新知识的能力比较强。随着信息时代的飞速发展，档案管理方法日新月异，我们要将新方法新技术引入课堂教学，建立综合实训室，引进多功能的办公软件系统，并与情景模拟教学方法相结合，通过软件操作，让学生模拟操作档案管理的全过程，从而提高学生的实践操作能力。

最后，驱动式教学形式的适当引用也是文秘管理专业学习中必不可少的。为调动学生的积极性，把枯燥的整理档案知识化作有任务性的作业布置，可以将档案管理的每一个步骤和项目进行具体地细化，围绕任务，建立分数奖赏机制和小组良性竞争评比机制。学生通过对档案管理专业知识的掌握，带着任务的驱动心理进行学科学习，调动了最大的学习兴趣。兴趣是最好的老师，驱动式教学培养了学生的学习兴趣，为培养专业技术型人才奠定了坚实的基础。

总之，文秘管理的重要性不仅局限于课堂教学，还贯穿于整门学科的学习之中，圆融知识体系，完备知识储备，为以后的学习和工作打下坚实的基础，为高职人才培养提供多样化路径。

四、结论

档案管理是高职文秘专业的核心教学学科，也是考察高职文秘人才的一个重要方面，社会对这门学科的专业技术型人才的需求量非常大。高职文秘专业人才的培养已经是大势所趋，文秘管理的重要性越来越得以凸显，高职教育也不再仅仅着眼于操作性、重复性的工作经验，而是要长远考虑专业突出的针对性。高职院校教育改革应根据新课程教学改革目标，从课堂教学入手，以学生主体性为主，凸显文秘管理学科重要性，争取将高职人才的教育提升到一个新的高度。

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（编辑：王春兰）