计算机多媒体技术在档案管理中的有效应用

朱璇

摘 要：随着高校招生人数的增加，传统的档案管理方式已不再适合，本文在传统的档案管理的基础之上，介绍计算机多媒体技术在档案管理中的应用。

关键词：计算机多媒体技术；档案管理；有效应用

一、计算机多媒体技术简介

多媒体计算机是指能够综合处理多种多媒体信息，多媒体信息主要包括文字和图像以及语音和视频等等，多种信息相互联系。计算机多媒体技术具有三大特征，分别是集成性和交互性以及数字化。计算机多媒体技术的集成性是指将多钟多媒体技术有机的组织在一起，共同表达某一事物，实现声、图、文一体化。

二、高校档案管理的现状

（一）管理方式相对落后

在我国各个高校不断扩招的背景下，各个高校档案馆的馆藏数量的增加速度也在不断的增加，使得各个高校档案馆档案的数量非常的庞大。面对档案数量的剧烈增长，许多高校也开始采用计算技术进行档案辅助管理，但是对于档案的管理仅仅局限于对档案的查询和检索，并没有实现档案的无纸化和实现文字和声音以及图像三位一体的档案管理模式，因此不能从根本上解决档案管理效率低的问题。随着计算机网络技术的快速发展以及办公室自动化的普及，高校在处理各类公务的时候，纸质文件越来越少，传统的管理方式不能适应现代的发展，不能兼顾质量与效率。同时越来越多电子版的文件以及图像、视频和音频，大大增加了现代档案管理人员的工作难度和工作量。

（二）早期档案没有实现电子版

虽然高校也开始采用计算机技术对档案进行管理，但是对于早期的档案没有实现电子版，这很容易造成档案的破损和丢失。很多高校忽略了对早期档案实现电子版，使得这些档案丢失以后无法修复和补救，给学校和社会造成巨大的损失。为了使得早期的档案能够保存下来，学校应当对些文书档案进行扫描，形成电子档案，利于检索和查询。

（三）已经形成的电子档案管理缺失非常严重

除了以上两个问题以外，高校档案管理还存在电子档案管理缺失严重的问题，目前许多高校没有专职的电子档案管理人员，没有相关的规章制度和科学的方法来保障电子档案的真实性、可靠性以及完整性。对于电子档案的管理制度和科学的管理方法，目前一些高校也有探索，但是由于经费的原因，即使购买或自建数字化的档案管理系统，仅仅只针对档案管理部门，其他各二级部门使用率不高，没有形成规模化和信息交流，不能充分实现信息共享。

三、计算机多媒体技术在档案管理中的应用

（一）计算机多媒体档案信息存储量大

计算机多媒体技术最显著的特点，就是信息存储密度高。随着经济、文化以及科技的发展，使得档案信息量也逐渐增加，检索和查询都变得比较困难，在这种困难的情况下急需密度高、功能全且实用方便的海量存储器。计算机多媒体技术的应用，能够使得图、文、声一体化的传输，促进档案信息存储的新的变革。多媒体光盘存储技术，采用激光介质作为高密度信息存储的载体，这种技术信息存储量大，易用性能较强，而且也便于档案信息的检索。

纸质的档案是容易缺失和丢失的，而且那些图片放置久了以后，也容易褪色，不利于档案的管理。计算机多媒体技术的应用，可以使得图片配上文字和声音解说，更容易对一些信息的保存，而且只能采用计算机多媒体技术才能够实现文、图、声一体化。采用多媒体技术以后，可是使得各个相关的文件和图片以及声音文件建立超链接，在检索的时候只要找到其中的一个，就能够查询到其相关信息，很方便快捷。

（二）计算机多媒体档案信息检索快捷、准确

多媒体档案信息检索，是根据查询中的要求和需要进行检索，和普通的人工检索相比，大大提高了检索效率，查询中可以根据自己的需求，在系统中检索相关的文件和图片声音等等。比如想要检索照片，在系统中输入关键字，便能检索到照片以及相关的文字说明和声音解释。如果想要还可以将这些档案进行拷贝，然后进行打印，避免原件的使用和丢失，很大程度上保证了原件的完整性。采用计算机多媒体技术以后，可以对相关信息进行查询、检索，避免文件的分步检索，使得档案检索变得更加准确、快捷。

（三）多媒体档案信息网络阅览方便

多媒体技术和扫描技术的应用，也使得触屏技术应用其中，触摸屏已经成为档案的视角窗。触摸屏作为多媒体的一种输入设备，可以直接用手指对屏幕上的菜单进行操作，使得档案检索变得更加直观、方便，而且操作简单，使得不会计算机的人也会操作，从而实现人机交互。通过点触的方式，查询者能够查询到权利范围内的所有信息，省去了传统档案管理中的翻阅卡片的过程，大大节省了查询和检索的时间。比如想要查询一本书，只要输入书名的代号，点击确定，就能够在屏幕上看到书的相关信息和作者的信息，还相关图和文字以及声音介绍等等，此外结合视频和图像以及声音，大大提高了书的多彩性。又例如二维码技术在图书管理上的应用，代替条形码技术，用户可以通过手机扫描二维码，来实现图书信息查询、预订、管理、下载（电子图书）等等功能。

（四）计算机多媒体对早期档案进行修补补救

档案管理数字化系统一有般都是通过图像获取设备，将档案直接转化为数字图像，然后将处理后的图像存储在起来。通过多媒体技术，特别是图片处理技术对破损严重的书籍、文件、旧照片等物件进行修复保存，音视频处理技术对旧录像带、卡带等进行数字化。未来档案管理方向是数字化档案管理，对图片进行文字提取工作，实现真正的全文检索。

（五）计算机多媒体档案管理效率高

档案信息化建设是档案部门的一项基础性工作，是档案工作迈向现代化的必由之路。目前许多高校的档案管理部门在整理、统计、利用环节都建立了计算机自动化管理系统，随着多媒体技术的关盘技术、压缩码技术以及触摸屏技术等的发展以及人机交互式界面的设计和操作简便的档案信息管理自动化系统的实现，使得档案管理工作效率大大提高。

四、结语

通过本文研究发现，将计算機多媒体技术应用到档案管理当中，能够满足查询者进行更深层次的档案查阅，大大提高了档案的档案检索的效率，实现查询自动化，除此之外还有利于高校档案的系统管理，促进档案管理的变革。

参考文献：

[1] 冉建国（1993-）.多媒体计算机技术及系统产品.中国计葬机用户.