浅谈高校档案信息化管理

边华东

摘 要：在高校做好档案管理尤其重要，随着新时期技术水平的提高，档案管理信息化建设也越来越被重视，通过信息化管理合理利用的有效资源，也是高校档案管理过程重要发展方向，作为相关工作人员必须给以重视，通过不断学习与研究，提高信息化管理能力，进而提升高校档案管理的有效性，促进管理工作更加规范科学。

关键词：高校；档案管理；信息化建设

高校档案是作为高校各项活动的有效记录，无论是文字记录还是映像资源的记录都是对历史的有效保存，在这一过程上，档案管理更加体现出重要的历史意义，作为高校工作者，相关档案管理工作有必要结合实际情况，通过信息化建设提高档案管理的规范性与科学性，这也是新时期无纸化办公新发展方向，结合信息技术，能够提高档案管理能力，也便于日后档案信息的查找与管理，这种快捷是可行的，是教育事业发展过程有效规划中的重要部分。

1高校档案管理信息化发展的必要性

1.1在高校中，档案管理是高校发展过程中的重要记录手段，信息化档案建设更是提高高校档案管理的重要途径，也是高校发展过程中的必经之路。社会进步，经济发展，许多新事物也随之发展，在此次过程中高校也迎来了新的发展过程，对于信息化档案管理来说，发展也是想着更好的方向进行，随着文化水平的不断提高，越来越多的工作内容也随之而来，为了更好的迎接新的挑战，促进高校档案管理工作有效的提高，转变思维，更换新的发展方式是必要的，建立有效管理方向，树立新方式，能够促进教育事业的宏图大展。

1.2档案管理信息化建设是工作人员提高自我工作能力的机会和挑战。高校的档案管理工作是一件很烦琐、投入大量劳动力的工作，再加之近些年生源越来越多，这也就给工作人员的管理工作提出了更高的要求。迫切要求他们掌握先进的、科学的信息化管理方法，做好档案管理工作。所以，工作人员要勇于接受挑战，把握机会，以此来提升自身的工作能力。

1.3从开发资源与利用资源方面看，高校档案管理信息化建设对于这方面发展是必要的，也是提高学生及其角色身份信息证明的保证，如今，在发展过程中，信息化程度的提高，大大提高了员工的工作效率，使其档案管理更加充分，这也是建设高校信息化档案管理的重要方面，通过有效建设才能发挥出使用的便利性与稳定性。

2高校档案管理信息化建设的对策

2.1在建设信息化档案过程中，必须对网络安全方面给以高度重视，从安全方面看，档案管理必然涉及诸多信息，这些信息一旦被泄漏，会严重影响到个人生活，严重的也会被他人利用，造成破坏性的影响。从加强网络方面看，首先，工作人员必须提高认识，在招聘的过程中，必须重视工作人员的思想方向，在每一项档案录入的时候，必须通过专人负責，而且要保证数据的百分百准确。其次，网络安全也应该重视网络黑客恶意侵入等问题，高校档案信息化管理过程档案的安全性更加重要，在档案管理上，必须明确档案信息的保密性，从信息档案管理平台出发，对于不同查阅级别来说都给以限制，从而提高安全防范意识，提高高校档案管理人员的责任感。

2.2培养具有专业水平的档案管理工作人员。档案管理信息化建设除了要配备齐全的基础设施，还要有专业化水平的工作人员来操作和使用，因此，高校要注重培养从事档案管理工作的相关人员的工作水平。首先，高校应当招募更加专业、优秀的信息化管理人才，扩充档案管理工作队伍。由于信息化的档案管理需要将原有的大量纸质版信息转变成电子版信息，这个工作需要专业化工作人员的指导，同时也是一项冗长的工作，需要投入大量的人力。其次，要为档案管理工作的人员提供培训学习的机会，加强他们的专业性。学习是永无止境的，对于信息化的管理更是应当不断地学习，不断地加强技能，让自己能够胜任档案管理工作。最后，高校要加强档案管理人员的职业道德。由于档案管理工作涉及保密工作，需要从事工作的人员要具有强大的责任心和道德感，这样才能保证高校档案管理工作的有序进行。

2.3高校档案管理必须建立规范化的档案管理机制。无规矩不成方圆，在信息化档案管理过程必须建立规范的档案工作规章，这也是信息时代高校开展档案信息化建设的根本，在建设过程中为了能够明确信息化管理的重要性，通过建立有效的运行机制，以信息化建设为基本建设方向，结合实际情况，按部门分工，明确档案管理工作的每一项环节，无论是借阅还是归还，都要通过信息化手段，提高准确的性，在这方面，无论是工作人员还是使用者都必须明确，要遵守管理机制，保证信息化档案管理的有效性，通过形成一种规范化的高校档案管理机制，提高档案的高效与通畅管理。

2.4加强档案管理工作的基础设施建设。在高校，积极推行信息化管理是必要的，随着档案建立与管理的强化，必须对基础设施建设给以重视，首先是人员配置，其次是基础设施管理，在这些方面上高校必须明确重视，把基础建设作为重要建设内容是保证信息化档案管理的根本，在部分高校建设过程中，将资金都用在了教学楼、图书馆等房屋的扩建上，为了能够更好地推行信息化档案管理模式，在信息化建设过程，在资源有效利用的基础之上应当尽量保证足够的档案资源管理工作场地。另一方面，档案管理信息化建设的工作硬件应当配备到位，这一项更加需要高校财务给以有效助力。

3结束语

综上所述，科技的发展提高了高校档案管理能力，运用信息化管理档案是新的发展方向，但随着信息化的深入，高校档案信息化发展也迎来的新的挑战，在信息化档案管理过程中，作为相关工作人员，必须提高自身能力，通过积极的工作心态，时刻以积极的工作热情来迎接新的发展机遇，进而制定更加科学合理的档案管理机制，提高信息化档案管理水平，使档案管理工作向更高层次的发展。

参考文献：

[1]李寒冰.高校档案管理系统的设计与实现[D].大连海事大学，2014.

[2]郎志英.高校档案信息化管理工作改革与创新发展[J].信息化建设，2016，01：168.

[3]解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016，04：154-155.

（作者单位：青岛科技大学）