高校档案管理工作存在的问题及改进对策

闫明

摘 要：档案记录保存了人类社会方方面面的实践活动，在目前的知识经济时代，档案因其丰富的信息资源成为了推动知识经济发展的重要支柱。高校档案从纸质载体发展为现在的电子载体，传统的档案管理模式已不适应时代的飞速发展。本文拟通过研究信息时代下高校档案管理面临的挑战和机遇，提出具有可操作性、针对性强的具体措施改进高校档案管理工作。

关键词：档案管理 问题 对策

高等院校作为行业尖端知识、顶尖人才和高科技的聚集地，对高新技术的发展起到了重要推动作用。高等院校的档案管理是用文字、图像、视频等方式保存高校的科研、教学、党政管理等活动内容，高校的发展历史和学科的实践材料都被完整的保存于高校档案之中，高校档案蕴含的丰富知识蔚为可观。21世纪以来，信息技术的飞速发展，使传统以纸质版为载体的档案管理受到极大冲击，传统档案管理的工作方法、工作模式都需要进行改进，以促进我国高校档案管理的现代化发展。

一、加强档案管理对社会发展的意义

目前的档案管理主要包括档案资源的管理和档案中蕴含信息的管理，维护档案的完整性、安全性、科学性、规范性、经济性、时代性是档案管理的基本要求。上个世纪80年代中期，中共中央批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》上指出：“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”作为见证人类文明，维护历史真实面貌的档案管理学，影响和制约着国家各项事业的健康发展。在知识经济飞速发展的今天，人们对信息的需求量不断增加，信息意识也不断加强，各行各业都需要利用信息来加强交流、沟通。大量爆炸性、碎片化的零散信息使信息的利用者无所适从。这时候，档案管理固有的对信息和信息的完善、系统保存可以有效解决这一问题。档案所具备的凭证和情报价值，极大的满足了人们对于信息的需要，从而产生了很高的社会效益和经济效益。

二、我国高校档案管理发展的现状

1.高校档案管理发展历程。与国外高校相比，我国高校档案管理事业起步较晚，1987年《关于加强高等学校档案工作的几点意见》文件下发后，绝大部分高校开始建立档案管理室。随着高校的不断发展壮大，档案管理工作也在不断的深入发展，政府部门开始重视档案管理工作的重要性，出台了各种规章制度保障档案管理的规范化、制度化，许多高校开始根据自身特色和实际情况，按照分类法的要求对本校档案重新分类整理，实现了高校档案管理的集中领导、统一管理。为了适应现代化社会的发展，各大高校开始普遍增加档案管理工作的硬件设施，通过增设档案阅览室、复印机、电脑查阅室等方式，提高档案的利用率。同时，在上级领导部门的大力支持和帮助下，很多高校成立了档案学会定期召开相互交流档案学工作研究和理论知识，有效的推动了高校档案管理工作的发展和档案管理者素质的提高。

2.高校档案管理发展的现状。一是高校档案意识薄弱。目前我国仍有很大一部分高校将教书育人作为学校的中心任务，对高校档案管理工作的重要性认识有所偏差，仍存在对档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的错误认知。档案意识的薄弱让很多人并不了解档案的重要意义，档案工作疏松，档案流失严重，信息保存残缺等种种问题大量存在。二是档案管理者素质不高。由于学校领导和大众长期以来对档案管理的忽视，档案管理员也开始降低对自己专业技能的要求，对档案信息的搜集、编排趋于机械化，缺乏创新意识。甚至由于学校的不重视，大部分档案管理场所环境艰苦，整天埋头于材料的装订、档案的抄写让档案管理者认为这是“吃力不讨好的工作”。待遇和地位的低下，扼制了档案管理者再学习的欲望，档案管理者整体素质的偏低已经跟不上现代化社会发展的脚步。三是档案信息开发利用少。档案工作长期以来都被动的局限于“你来查阅、我来调取”，管理者的工作也大多是对分散的档案进行装订、整理，对档案中蕴含的丰富信息资源利用并不到位。即使是编研开发了一些档案资源，也因为对信息市场的认识不足、定位不准，所产生的社会效益和经济效益很低。四是档案管理方式落后。从对大量高校档案管理的研究调查可以发现，我国高校的档案管理尚有很多仍然停留在传统手工抄写、编订、造册的工作方法上，这与时刻走在高新技术和知识前沿的高等院校发展格局格格不入。信息化时代的飞速发展，电脑技术已经广泛应用于高校各个学院、专业的发展，甚至传统的课堂板书都被PPT所取代。但大部分高校的档案管理并没有利用网络系统整合档案卷宗，少数高校的档案管理室虽配备有电脑，却没有配齐相关的复印机、扫描仪等设备，计算机高效率、高准确率的优势在这里毫无体现，对档案管理工作造成了极大的时间、精力和资源浪费。

三、多重措施改进高校档案管理的措施

在21世纪知识经济飞速发展的今天，高校档案管理应该抓住这一机遇，改革传统档案管理模式，树立新的档案管理思想，培养适应新时代发展的档案管理者，推进高校档案管理现代化发展。

1.正確认识档案管理工作的重要性。传统模式下的档案管理部门安于现状、不思进取，严重阻碍了档案管理事业的发展以及档案信息的有效利用。在知识社会的今天，人们对信息的需求量不断的增加，这就需要深化档案的开放意识，满足社会大众的期待和要求。高校的档案管理工作人员要树立正确的档案意识，采取灵活多样、服务于大众的开放模式，为大众提供良好的档案利用环境。同时要提高竞争意识，找准为社会经济服务的着力点，大力开发档案信息资源，树立资源共享意识，积极主动发展档案管理工作。

2.转变档案工作管理模式。首先是变传统档案实体为中心的管理模式为人力资本管理模式，注重对档案管理工作人员思想素质、业务水平的提高，不断推进档案管理事业改革，抓住知识经济给档案管理发展带来的良好契机。其次变传统硬性管理为软性管理，长期以来，档案的数量、阅读的人次等成为了衡量档案馆发展的重要指标，但在知识经济社会，这些指标已经开始转变为档案蕴含的知识含量、价值含量和产生的社会效益以及经济效益。最后是由区域性分散管理变为网络化全面管理，利用电子网络和现代通讯技术的发展，在全社会进行档案联网查询，高效、快速提供各种有用信息，实现档案信息全方位、网络化发展。

3.推进高校档案管理现代化。加快计算机技术在高校档案管理中的广泛应用，推进文档一体化管理，充分发挥计算机的存储和快速检索功能，提高档案查阅的工作效率。加快档案的信息化、网络化进程，将所有档案信息分门别类全部上网，以其权威性、真实性吸引大量读者。加强档案编研工作，将分散的材料集中整理，了解用户的档案需求，提高档案信息开发利用率。

4.培养高素质档案管理人才。21世纪是“以人为本”的时代，社会竞争的核心就是知识的竞争，开展各种培训提高高校档案管理工作人员的现代技术知识，培养他们的创新意识、创新方法、创新能力，提高档案管理工作人员对档案工作重要性的认识，建立完善的高校档案管理工作奖惩机制，通过系统教育、继续教育、在实践中学习等方式，为高校培养出一批具有真才实学的档案管理人才。总而言之，知识经济时代为高校档案管理的发展提供了良好的发展机会，高校档案部门应该从转变思想意识入手，以提高档案管理人员素质为根本，加强对高校档案管理的改革，实现档案管理的科学化、系统化，将高校档案的信息资源充分发挥，促进更多社会效益和经济效益的产生。

参考文献：

[1]王立梅.试论档案管理现代化的若干认识理念[J].档案学通讯，2001（03）.

[2]洪漪.档案管理原理与方法[M].武汉：武汉大学出版社1996年版.

[3]壬英玮.档案文化论[M].北京：中国人民出版1998年版.

[4]周景伟.知识经济时代高校档案管理研究[D].大连理工大学，2002.