高校规划档案管理工作存在问题及对策

摘 要：高校发展规划作为一种积极主动、面向未来的高校管理方式日益受到高校的重视，越来越多的高校制定了五年发展规划，中长期发展规划以及专项发展规划等，在高校发展规划制定和执行过程中产生了大量有保存价值的规划档案。如何科学管理高校发展规划档案，充分发挥其在高校发展中的效用，已成为高校档案管理工作的一项重要内容。本文从高校发展规划档案的归档范围、特点以及规划档案管理中存在的主要问题为切入点，提出相关对策，旨在提高高校档案管理工作质量。

关键词：高校 发展规划 档案 管理

高校发展规划对学校定位、达成共识、增强资源配置效率具有十分重要的价值和意义。近年来，我国高校普遍加强了发展规划工作，越来越多的高校制定了五年发展规划，中长期发展规划以及专项发展规划，通过制订发展规划有效促进了高校各方面事业的快速发展。高校在制订发展规划的过程中，产生了大量有保存价值的发展规划档案。这些规划档案是高校发展规划工作的真实记录，是高校建设与发展历史的再现，是对高校发展情况进行检查、监督、验收及修正的重要依据，在高校可持续发展中起着不可替代的作用。因此，如何科学管理高校发展规划档案，充分发挥其在高校发展中的效用，已成为高校档案管理工作的一项重要内容。

一、高校发展规划档案归档范围

高校发展规划档案是指高校规划管理部门在规划编制管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。高校发展规划档案归档范围应当包括高校规划文本以及在高校规划编制过程中、执行过程中形成的具有保存价值的过程档案资料。第一，高校发展规划文本资料。高校发展规划是一种具有导向性的行动纲领，明确学校在一定时期内的发展方向、奋斗目标以及实现目标的途径和措施。它包括学校总体规划、学校专项规划、学院及直属附属单位规划三大类。学校总体规划是学校各项事业发展的全面规划。学校战略规划和五年期规划及中长期发展规划都属于总体规划。学校专项规划由若干条块规划构成，是总体规划的补充和支撑，是总体规划的具体化。如高校事业发展规划、学科和师资队伍建设规划、科技规划、实验室建设规划、数字化校园建设规划等。学院和直属附属单位规划是学校的微观规划，在学校总体规划框架下，具有更强的操作性。第二，高校发展规划编制过程资料。高校规划的编制过程一般由前期调研分析、规划文本起草、评价论证三个阶段。在规划编制过程中形成了规划编制机构设立、调研报告、会议纪要、评价论证意见梳理及修改完善建议等文字、图表、声像资料。第三，高校发展规划执行过程资料。在高校规划执行过程中，将对规划执行情况进行阶段检查及修正，其间将形成阶段检查意见等文字、图表、声像资料。

二、高校发展规划档案的特点

一套完整的发展规划档案的形成，需要收集整理规划编制每一个阶段的文字、声像记录，最终形成的规划文本，以及对规划执行情况检查意见等文字、图表、声像资料。其特点是规范编制周期长，涉及面广，成套性强，现实价值性高。首先，周期长，连续性强。目前，国内高校发展规划编制过程从成立专项工作领导小组启动编制工作，进而组织专题调研，规划部门写出规划草案文本，到召开座谈会听取师生、校友、社会各界意见，召开党委常委会讨论修改，教代会通过，直至最终形成正式文本，通常需要近两年时间才能完成。而在发展规划正式执行中，高校战略规划执行期通常为中长期在十年以上，发展规划执行期与国家五年期规划相对应为五年时间，在此期间学校将组织对规划执行情况进行阶段检查及修正。因此档案收集具有周期长、连续性强的特点。其次，涉及面广，工作量大。高校发展规划涉及到校内各学院、直属附属单位以及教学、科研、人事、财务、物资等职能部处。规划文本总数多，规划过程文件多，档案收集具有涉及面广，工作量大的特点。最后，成套性强，现实价值高。高校发展规划档案记载和反映了规划工作的全过程。一套完整的规划工作档案，其内容应包括：对学校基础数据的搜集与整理，为规划制定提供的信息资料；规划草案出台后师生员工、校友及各界对规划草案提出的意见和建议材料；规划制定者在对规划进行评价论证环节中提交的各种调研报告和规划说明；规划草案经过评价论证后，对规划草案中存在的不足进行完善最后形成的规划正式文本；规划制定后评估和监督规划执行情况的阶段检查及修正文件。

三、高校规划档案管理中存在的主要问题

在高校发展规划档案管理实践中，由于规划档案具有的特殊性，导致高校规划档案管理中存在一些不容忽视的问题，主要有以下几方面：第一，档案资料收集难度大。由于规划档案的成套性、形成周期长、涉及部门多等特点，规划制定者往往只重视编制规划文本工作，而忽视了规划编制过程文件资料，导致相关档案收集不完整，造成规划档案收集难的问题。第二，归档文件材料不规范。由于缺乏档案意识，在规划编制评价意见记录材料中使用字迹易褪色脱落的红墨水笔、圆珠笔、铅笔等书写，不利于规划档案的保存和利用。信息记录缺失日期、纸质文本与电子文件不符等不完整、不准确等归档文件材料不规范的问题。第三，相关部门缺乏沟通与合作。高校规划编制工作涉及多个部门，一些部门档案意识淡漠，出于方便工作考虑，不能主动上交规划文件材料。部门之间不能相互沟通，导致规划档案收集工作存在很多缺陷和漏洞，影响到规划档案和使用，给高校持续发展带来不利影响。

四、加强高校规划档案管理的建议

充分发挥高校规划档案在高校改革发展中和特殊优势，加强高校规划档案管理，应做好以下几方面的工作。第一，加强领导，加大规划档案管理力度。第二，加大宣传，提高档案管理意识。高校规划部门是收集、利用大量规划档案信息进行新一轮发展规划的制定者，同时又是规划档案的形成者。因此，要加大宣传，提高规划部门全体成员档案管理意识，充分理解规划档案的重要性，做到熟悉归档程序，知晓归档内容，认真负责，及时移交，共同做好规划档案管理工作。第三，坚持“四同步”，注重全程动态管理。规划档案管理工作坚持“四同步”要求，即在规划工作下达规划任务同时与提出文件材料的归档要求同步；检查规划进度与检查文件材料的形成情况同步；规划评价结果与验收档案材料的完整、准确、系统情况同步；规划上报登记和与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。注重归档工作关口前移，提前介入规划编制，建立事前控制，事中监督检查，事后严格把关的全程动态管理，及时归档，定期检查文件材料收集是否完整，制定材料是否标准规范，发现问题，及时修正，确保归档材料的完整性和准确性。第四，加强业务培训，提升档案管理人员素质。加强对规划档案管理人员的业务培训，鼓励档案管理人员加强档案管理业务学习。通过培训，使档案管理人员熟练掌握档案管理工作的先進方法，熟知规划制定工作程序，熟悉计算机以及其它办公自动化设备的操作，熟练使用档案管理网络系统，在提升档案管理人员素质同时，进而提高高校发展规划档案管理水平。

综上所述，高校发展规划档案反映了学校的发展理念、发展指标和行动举措，是高校发展的历史记录，高校发展规划档案管理具有非常重要的意义。只有充分重视和加强高校发展规划档案管理工作，才能使高校发展规划档案的管理和利用更好的适应高校管理的需求，在学校的运行、管理过程中发挥更大的作用。

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作者简介：白育红，（1966-），女，蒙古族，辽宁阜新人，现为重庆大学发展研究中心发展调研室主任，公共管理硕士。