报销审批辅助决策系统研究

2016-07-04孙晓东向万红

中国管理信息化 2016年12期

关键词：辅助决策

孙晓东，唐静，鲁静，向万红

（远光软件股份有限公司，广东珠海 519085）

报销审批辅助决策系统研究

孙晓东，唐静，鲁静，向万红

（远光软件股份有限公司，广东珠海 519085）

［摘要］传统的报销管理系统仅仅停留在报销业务处理层面，没有对数据进行深入分析，导致审批人在审批报销单时缺乏相应的关键信息，从而使审批过程流于形式，无法对报销支出进行有效监控。本文介绍了一种辅助审批系统，通过分析报销相关的数据，将分析结果和相关关键信息集中展示给审批人，辅助其审批决策。

［关键词］报销；审批；辅助决策；报销管理

1　报销审批中存在的主要问题

报销管理系统是企业成本支出的窗口，对于控制企业成本、提升企业盈利能力和企业竞争力起着十分关键的作用。传统的报销管理系统仅停留在报销业务处理层面，没有对数据进行深入分析，导致审批人在审批报销单时缺乏相应的关键信息，从而使审批过程沦为走过场，无法对报销支出进行有效监控。

漏洞百出的报销管理常常给企业带来巨大损失，如美国广播公司ABC曾有报道，某公司的多位员工成功将苹果网上音乐商店的下载费用算到了公司头上，金额累计高达10万美元；诺基亚公司原人力资源经理曹威利用职务之便，以本单位已离职员工王某的名义，虚报各类费用52笔，共计人民币478万余元，后转入其个人账户内消费挥霍。

在报销单据审批过程中，各级管理者应当分别对报销单据的真实性、合规性、必要性、合理性、经济性分别进行审核，但由于缺乏审核所需要的相关信息，各级管理者，尤其是高层管理者根本无法履行自己的审批责任。比如，高层管理者难以判别一张住宿费单据是否具备经济性，因为不同时间、不同地区、不同档次的宾馆价格差异很大，高层管理者无法仅凭报销单据本身的信息作出准确判断。

2　报销审批辅助决策系统设计

报销审批辅助决策系统的主要目标是解决各级管理者在审批中的信息缺失问题，从而使审批真正落到实处。为防止问题报销单通过审批，系统设置了四道防线，分别是:真实性检验、合规性检查、经济性检查、支出报表分析。

2.1真实性检验

报销内容的真实性是审批中最主要的检验项目，系统通过检验发票真实性，账实一致性和异常检测来实现真实性检验。

2.1.1发票真实性

系统通过图像识别，自动提取发票扫描图像中的发票代码等信息，然后在后台查询税务系统发票数据库，根据发票代码等签别发票真伪。

2.1.2账实一致性

原始票据信息通过图像识别录入系统后，可自动与报销单中的费用发生日期、费用金额等进行比对。如公司为减少旅程时间，规定出差应优先选用高铁普通座，若员工实际车票为普快硬卧，则系统可自动识别并提醒审核人员。

2.1.3异常检测

异常检测是指对异常报销行为进行自动识别。

（1）重复报销检查。例如一个月内报销两次宿舍水电/网络费或电话费，两次差旅费报销区间重叠，差旅费与探亲费报销时间区间重合，同一张发票用于两次报销（发票号相同）等。

（2）员工差旅费报销单与请假单时间重叠。

（3）差旅费报销单目的地与同时间接待费开票地点不一致，例如出差目的地为“湖北”，客户接待费开票单位为“广东XX公司”。

2.2合规性检查

企业针对报销有很多规定，这些规定可以转化成校验规则，嵌入本系统。系统对嵌入的规则逐条检查，将每张报销单的违规情况通过信息展示界面展示给审批者。每张报销单提交时，系统都自动进行合规性检查。合规性又可分为个体合规性和整体合规性。

2.2.1个体合规性

个体合规性即单张单据合规性，包括数据自洽性、金额及交通工具是否超标，报销项目是否在规定允许范围内等。其中数据自洽是指单据各项内容之间没有矛盾，例如:住宿天数不能超过出差天数（即出差结束日期－出差开始日期），出差补帖天数不能超过出差天数，费用截止日期不能早于费用开始日期，制单日期不能晚于费用截止日期6个月以上等。

2.2.2整体合规性

检查员工、部门、项目各类报销总金额是否超出规定上限或者预算，具体检查项目取决于公司具体规定。对金额较大报销单，即使其未超出上限，也可将其对部门、项目总支出的影响情况报给审核人。

2.3经济性检查

即使报销内容真实、合规，也不一定就是合理的。虚假报销的另一类表现形式就是价格虚高，针对这一问题，审批人需要对报销单据的经济性进行检查。本系统的经济性检查模块首先对报销单进行分类，找出与当前报销单同类的历史报销单，然后通过对比，检查当前报销单在成本上是否合理。对成本明显偏高的，相关信息将作为疑点通知审核人。

2.4支出报表分析

报表分析模块预先设置好报表模板，根据审批人自身的审批职责和权限，提供相应的财务汇总数据及其分析结果。系统便自动把对应数据预先计算好，并同时对数据进行智能分析，最后将分析结果和数据以文字、数字、图形、表格等方式按报表模板格式展示给审批人。审批人通过查看当前报销单据对部门预算的影响、当前报销人的历史报销总金额、当前支出总金额等信息，决定当前报销单据是否审批通过。