图书纸张管理与成本控制

张 健

图书纸张管理与成本控制

张 健

［摘 要］图书出版市场竞争的多样化和复杂性使提高产品质量、降低生产成本变得越发重要。纸张材料作为图书直接成本的主要组成部分，在出版社的直接成本中占25%～30%。在此总结实际工作经验，探讨加强纸张材料管理的方法与降低直接生产成本的途径。

［关键词］纸张管理；成本控制；库存

［作 者］ 张健，机械工业出版社。

图书出版市场竞争的多样化和复杂性使提高产品质量、降低生产成本变得越发重要。在出版社的直接成本中，纸张材料成本占25%～30%。纸张材料管理工作的宗旨是做好计划、保证出书、降低成本、减少库存；管好、用好纸张材料，缩短资金流动周期；做到账账相符、账物相符、账目清楚。本文总结实际工作经验，意在共同探讨出版社的纸张材料管理的方法，降低直接成本的途径。

如何控制直接成本，有两个途径，一是提高管理水平，二是降低原材料消耗。近年来，随着行业发展，纸张材料品质有了很大提升，产品也趋于多样化，出版社有了更多选择，使得我们有可能在兼顾提高产品质量的原则下，降低原材料成本。这就需要采购部门与使用部门对原材料的质量、使用寿命和价格的相互关系进行综合考虑，找出一个合理的点，从而达到降低材料成本的目的。

一、从源头控制纸张采购成本

纸张材料的采购与使用工作往往归属于不同的部门，采购部门更关心直接采购成本的降低，而使用部门从提高印刷品质量、减少工艺事故考虑，则希望更多地采用高质量的高档材料，两方面很难统一。材料质量与印刷质量的关系自然不必说，但问题是如何判定影响的程度。况且不同部门会有各自的部门利益和思维方式，其评价和判断标准也会因人而异。因此，要处理好材料采购成本控制与质量、工艺要求的关系，需要将这些部门的职责统一起来便于综合考虑。

例如，机械工业出版社本着科学、合理、透明、公开的原则，特制定纸张采购的流程及管理办法。与纸张供应商签订采购合同，合同有效期三年，价格有效期一年，保证采购价格降到最低。并与供应商建立长期的合作伙伴关系，保证供应渠道的稳定、通畅。每个季度将各纸张供应商所提供的每种纸张样本和相应的规格、克重、价格提供给各编辑室，各编辑室根据需要选择合适的纸张品种和数量，汇总后制定下一季度的用纸计划。

二、质量成本与价格的关系

图书质量是企业的核心竞争力。随着竞争的加剧，质量成本已经成为企业不容忽视的成本内容。印刷产品质量与印刷材料的合理选用直接相关，因此有必要将质量成本与材料采购成本综合起来考虑。减少质量成本的主要方法就是很好地执行材料采购的质量职能，材料采购要为质量控制提供一种早期预警的功能。

我们每个人都清楚这样一个道理：印刷材料的质量和价格是成比例增长的，价格越高的材料，其质量往往也就越好，在生产工艺、环保、印刷质量等方面都会有很大的提高，从而对最终印刷产品的质量产生影响。管理者要从整体出发，合理计算质量成本，将材料采购费用与质量成本综合起来考虑。同种规格纸在相同质量下，必须优先选择中标价最低的厂家进行采购。

三、加强库存纸张的控制

图书出版印制是一个不断地消耗纸张材料的过程，因此，必须有一定的纸张库存储备。过多的库存占用资金，而过少的纸张库存又无法保证正常的生产，因此保持合理的纸张库存量是非常重要的。

出版社纸张材料管理在采购环节就遵循出版社全年度的出版计划，制订出纸张材料各个品种、规格和大致数量，密切关注市场动态，做到科学管理、科学决策。最大限度加快纸张材料库存及资金周转速度，减少呆滞物资的浪费。严格控制纸张的库存量，库存量原则上不超过全年用纸量的30%。材料管理部门没有与各印刷厂核对材料账目，财务部分每月结账完成后，与材料主管部门对账，账目核对必须做到账账相符；材料管理部门每年定期进行材料的全面盘点工作，务必保证账物相符。纸张存库管理需要注意以下几点：

第一，避免存在大批量长期不用纸张。控制好纸张储备量，材料管理部门根据各编辑室提出的用纸计划（每季度）制订出纸张采购计划，按照招标价进行采购，严格控制好库存，控制好生产节奏，并保证生产的正常进行。

第二，合作厂带料，尽量减少账户存在纸张零头。确定好图书开本和用纸规格，图书开本影响纸张利用率要告知编辑尽量选择常备纸张。如必须使用非常备用纸，尽量采取印厂带料，由印刷厂直接和出版社结算纸账，减少账户纸张零头。

第三，加强和完善纸账材料出库、入库、调拨等手续和登记制度。①按生产需求及时购入纸张、材料。购进纸张和其他材料，应坚持质量好、价格合理和规格符合要求的原则。②纸张材料购入后，要尽快办完入库手续。纸张材料到印刷厂、装订厂后，由印刷厂、装订厂开具“纸张材料调拨单”，并附样张交出版社检查。③发票到社后，填写“出版社纸张材料入库单”，将审核的入库单、调拨单、发票和印刷厂签收单一并交材料记账员及中心主任审核，最后交财务中心审核认证。④印制人员在接受印制任务后，必须对印制工艺、用料及用量做认真的选择和计算，并开具付印单。复印单一式三份，打印好，送印制部主任审核签字，确认无误后，方可实施。纸张材料管理人员根据开出的付印单据，及时调配各种相应的纸张和所需辅料，保证书刊的正常印刷和出版。要尽量避免各印刷厂、装订厂之间的材料调拨。如遇特殊情况需要调拨，采取就近原则，由材料管理人员开具材料调拨单，经材料部主任、领料人签字后方可进行。

四、根据图书类别，合理用纸

适当的选用纸张材料是降低成本、提高单位品种效益的必要措施。

不同印刷适性的纸张材料成本差距大。在现有的图书出版中，常用的印刷用纸有铜版纸、胶版纸、字典纸、轻型纸、特种纸等。不同品种的纸张有其不同的印刷适性，具体的使用范围也有所不同。表1为印刷用纸种类和用途的对照表，从中可以看出各种纸张的价格差异较大，其中铜版纸、胶版纸、字典纸、轻型纸一般按照“吨”“令”计价，其单价依次递减；而白卡纸和特种纸一般按“张”计价，价格高于前几种纸。

表1：常用印刷用纸种类和用途

不同定量的纸张材料对直接成本的影响。定量是指纸张或纸板每平方米的质量。种类相同，不同定量的印刷用纸，定量越大的纸张越厚，分摊到每一本书中的印刷用纸成本也就越高。

五、准确预测和判断纸张行情

市场价格上下波动幅度在±5%（含）以内，合同价格不做调整。当超过50%的供应商以书面形式提出纸张涨价幅度超过5%，则启动涨价调整机制。若纸张市场降价幅度超过5%，则由出版社提出降价调整。价格确定方法是当价格调整机制启动后，现行中标厂家和新入围的厂家重新报价，通过比较价格，按照出版社纸张招标等有关文件，最终确定新的供应商和价格。

六、选择可信的合作厂

由于笔者所在的出版社没有纸张材料仓库，将纸张存放在定点合作厂的纸库内。选择责任感强的合作厂，能够有效避免储藏过程中的损耗。如果合作厂规模较大，相对其库房储存条件好，能够有效避免因风吹、日晒、雨淋等自然原因造成的损失。如果合作厂责任感强，能够有效避免因人员疏忽造成的损失。当然，管理不能只靠定点合作厂，出版社纸张材料管理部门和财务部门必须加强纸张材料核算和监督工作，及时掌握纸张材料收、支、存情况。

七、定期对账和盘点

重视监督管理，及时核对，才能保证纸张材料供应充足，满足图书印制的需求；又能避免材料储备过多，造成资金积压，影响资金周转。材料管理部门每月与合作厂核对材料账目，财务部门每月结账工作完成后与材料部门对账，账面核对必须做到账账相符，如果有差错，应及时查找原因。

盘点有定期盘点和不定期盘点两种。定期盘点：每年定期进行材料的全面盘点工作，根据各合作厂的材料库存量的大小及远近情况分别进行实地盘点和函证的方式盘点。对合作厂的纸张库存量占出版社总库存量比例10%及以上的合作厂进行实地盘点；对印刷厂纸张库存量占出版社总库存量比例3%～10%的合作厂进行抽查式的实地盘点和函证的方式盘点，但每一个合作厂三年内必须进行一次实地盘点；对合作厂纸张库存量占出版社总库存量比例小于3%的通过函证的方式进行盘点。不定期盘点：每半年进行一次不定期抽查实地盘点。

盘点工作要注意以下几点：

（1）在材料清查过程中，把实物盘点同账务相结合，在盘点过程中要以账对物、对物核账，做好细致的核对工作，保证做到账物相符。

（2）定好盘点基准日，核对纸张材料账目、盘点纸张材料余额，收集出版社向印刷企业开具的在途产品印制发料凭证单、盘点期间尚未入账的造纸厂送纸收料单、印刷企业之间纸张材料往来调拨单及印刷企业工作流程的生产调度单据；按材料了解印刷厂对其码放、盘点维护、出入库管理及收发存账目的记录，以及出版社与印刷厂的日常核对、管理等情况。盘点的全过程要仔细认真做好盘点、复点、抽查等记录

工作。

（3）盘点过程中避免重复、漏点等错误。由于出版社的纸张材料品种多，规格复杂，收支移动频繁，数量、金额大。纸张品种多、占地面积大，必须二次盘点数量一致后再做好记录工作。

（4）定期进行残纸报废和减值工作统计，以免造成损失。

八、结语

纸张材料管理工作的宗旨是做好计划、保证出书、

【参考文献】

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［3］刘寒娥.数字出版时代图书选题策划的全媒体攻略［J］.内蒙古社会科学：汉文版，2011（3）：130-133.

［4］苗遂奇.现代出版选题学引论［M］.苏州：苏州大学出版社，2005.降低成本、减少库存。管好、用好纸张材料，缩短资金流动周期。做到账账相符、账物相符、账目清楚。出入库严格执行三级审批手续。定期与财务部核对材料账目。机械工业出版社也在实践中逐步摸索纸张材料成本控制与纸张材料管理内部制度的建立。要求相关工作人员提高思想认识，努力提高业务水平和管理能力，在工作中不断提高管理水平和解决问题的能力，发挥主观能动性，对执行过程中出现的问题及时解决，不断建立和完善出版社内部纸张材料管理制度。