网络时代对医院档案管理产生的影响分析

孙娟 袁华

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）04-000-02

摘要一直以来，医院对档案管理工作重视程度不足，管理标准和管理人员素质方面都存在很多问题。随着网络信息技术的发展，也为医院档案管理工作带来了技术变革，自动化、系统化的档案管理水平成为衡量医院综合能力的重要因素之一。本文将针对网络时代对医院档案管理产生的影响进行分析。

关键词信息技术档案管理标准化

随着网络时代的来临，互联网技术深刻的影响着人们的生活方式和理念，人们生活越来越依赖网络，网络信息技术也开始进入政府机关、交通执法、医疗等各个与民生相关的领域。医院的档案管理也迎来了机遇和挑战，档案保管方式、分类模式、提供利用方式等方面均发生了巨大的改变传统的档案管理模式亟待改革。如何利用现代信息技术，完善档案管理工作是医院面临的一项重要问题。

一、网络时代档案管理工作

网络时代的档案管理的基本工作内容可以分为行政文书的管理、病例的管理、人事档案的管理及数字化图书馆的建设和管理等。

在行政文书的管理方面，通过对每日行政文件的电脑录入和登记，实现了局域网内部的共享和信息传阅，信息化的管理能够提高管理效率，减少人力、物力的占用及浪费。在病例的管理方面，随着医学事业的发展和进步，很多医疗工作都可以通过计算机编码完成，通过运用网络的查询和分析等功能，能够便捷的查询和管理病人的病例、检查、用药和手术情况。通过局域网内的信息共享，可以将病人的病例反馈到各个部门和科室，方便不同科室的医生对病人情况的分析，采取恰当的治疗手段，总结经验，寻找病因，同时也简化了患者就医时不必要的繁琐程序，有效的提高了医疗服务水平，实现现代化的医院管理。在人事档案管理方面，通过计算机和互联网技术的应用，如管理、查阅、变更等功能，有效的实现了人事档案的自动化、网络化管理。

网络时代的另一个重要应用即数字化图书馆的建设，为广大医疗工作者综合素质的提升提供了平台。不但可以分享工作中的经验和技能，还可以进行临床等试验的数据和信息资料的记录和分享，此外，还可以分享国际和国内先进的医疗技术创新，强化知识储备，同国际先进医疗技术接轨，了解最新资讯和知识，是提高医疗工作者服务水平的重要保证。

二、网络时代医院档案管理的不足

（一）信息技术应用较少

就目前医院档案管理实践来看，还有很多医院对信息技术的应用不足，缺乏科学、系统的档案管理模式。如一些医院由于医疗用房比较紧张，档案用房受到忽视，一用比较狭小的房间作为档案用房，管理设备和技术落后，网络和信息技术应用较少，不利于档案的管理。

（二）档案管理范围界定不清

很多医院的档案管理还没有一个明确的、系统化的管理制度标准，导致对医院档案内容和管理范围界定模糊。随着社会的发展和医疗技术水平的进步，其档案管理的内涵和范围也应随着外部的变化而更新。由于没有统一的管理标准，各级医院根据自己的理解和经验进行管理，使很多应该被纳入档案管理范围的内容没有得到有效的管理。

（三）档案利用率较低

由于对档案的重视程度不足，檔案信息资源的利用率较低。甚至有的医院领导认为，档案工作只是为了应付检查，对资料信息进行简单分类归档就可以了，忽视了信息资源的利用和档案管理的设备的投入。由于这种自上而下的集体忽视，使档案管理人员对工作失去信心和责任感，认为档案管理岗位是一个可有可无的闲职，没有什么实际用途，越发的使档案管理工作被边缘化。

（四）管理人员素质低下

由于档案管理工作长期处于被忽视的地位，因此档案管理人员的素质水平也没有得到应有的重视。很多管理人员由于缺乏计算机、互联网知识和技能，未能将现代化的知识运用到档案管理工作中，在工作中只懂得收集，查找相关文件等，无法掌握现代化的管理技术和设备的操作。很多医院甚至采用兼职或代理的档案管理人员，不仅不能将全部精力放在档案的管理上，还会造成频繁的更换、交替，使很多文件的查找和实际使用变得越来越困难，最终被束之高阁。

（五）传统纸质档案和电子档案的定位

电子档案的应用给医院的科研工作和各种日常工作都带来了很大的便利，使用电子档案记录科研进展、临床病历以及日常工作，可以方便、快捷地在医院不同部门之间传递，以前很耗时的工作现在能够瞬间完成。然而，受到保存纸质档案传统观念的影响，在完成研究和工作后，除了电子档案的归档，这些档案还需要打印成纸质档案，而后再次归档。在使用电子档案后，并没有摒弃纸质档案，这就使得两类不同形式的档案同时存在，不仅没有降低档案管理的成本，反而还使信息管理平台没有起到原本的作用。在档案信息数字化管理的过程中，工作人员并没有完全摒弃使用传统的纸质档案，只是将电子档案的管理当作日常工作的一部分来完成。传统低效率的档案使用、管理依然是主要的工作方式，使得人力成本没有降低，反而将用于信息化平台的资金白白浪费。

（六）信息安全问题

医院的电子档案里包含了很多有价值的信息，电子档案的信息安全问题也是档案信息化管理中的一个重要问题。随着信息技术的不断发展，网络中信息安全的威胁也越来越多，黑客的恶意入侵会导致数字档案信息的泄露、系统不稳定，甚至会使一些重要的记录被恶意篡改；网络病毒对信息化管理平台的安全稳定运行威胁更大，如果信息平台遭到网络病毒损坏，会对医院的正常工作、秩序造成严重破坏。

三、加强网络时代医院档案管理工作

（一）加强标准化建设

规范档案管理制度，统一管理标准，是实现医院档案管理自动化、网络化的前提和关键。相关医疗档案管理协调机构应当加强沟通、讨论，制定档案管理标准化流程，明确管理内容和范围，设定相关业务、技能和设备的使用原则和规范。医院档案管理标准的制定需要同国际惯例和标准接轨，充分考虑到行业的发展趋势和实践要求，加快网络时代医院档案管理工作信息化进程。

（二）提高档案管理人员素质

医院档案管理信息化平台是一个新技术、新方法，除了医疗工作者需要学习系统的使用外，对档案管理人员也提出了更高的要求。档案管理人员首先是要有信息时代的思维方式，以及过硬的专业知识和学识水平，除了要有一定的计算机操作水平外，还需要档案管理的技能。这种具备多种专业能力的人才在中国医学领域非常少见，是目前紧缺的人才类型。目前医院内负责档案管理员工的专业技能和职业素质都不能满足基本的要求，虽然引进的信息管理平台运行了很久，但是其优越性没有被充分体现出来，这还进一步阻碍了档案数字化管理的进程。具体来说，医院里管理现代化信息平台的人才，应该能够对医学类的技术文档有深刻的理解能力，并且能够根据文档的信息将其分类归档，并且每个电子文档能够通过不同的检索方法被搜索到。因此医院需要做好档案信息平台长期的人才、建设培养工作。

通过开展培训、继续教育等多种形式，提高档案管理人员的综合素质。一方面，要恢复档案管理人员对岗位的信心和责任感，提高认识水平，了解档案管理工作的意义和作用，在意识层面鼓励档案管理人员学习现代化知识和技能，提高管理水平。另一方面，档案管理人员还应具备基本的计算机及互联网操作技能，通过岗位培训和继续教育等形式，提高档案人员的应用和操作水平，适应计算机网络、信息技术的发展需要，发挥网络时代的管理优势。因此将档案管理人员的培训纳入医院管理培训计划是提高网络时代档案管理水平的重要举措和有效途径。

（三）加强相关领域的信息整合

数字化档案管理系统应该作为医院办公自动化大系统的一个部分，医院需要将日常工作中涉及到的各个部门，同档案资料管理系统密切结合起来，在信息平台中将这些系统连同档案管理系统都整合为一个大系统，全面实现办公系统的信息化管理。这样可以实现对整个医疗过程中的信息、电子文档进行集中管理，避免出现某些环节需要两种文档之间的对接。对于暂时还不能实现完全信息化的环节，要建立两种文档之间的对接系统：把纸质文档以扫描文件、电子照片的形式与电子文档一起存储，同时对不同的档案，采用不同的管理方案。通过合理的管理方法确保两类文档之间能够实现无缝对接，并且还能够保证档案资料的安全。

（四）加强信息的优化整合

在文件档案管理方面，针对网络环境下增加的电子文件，如电子文档、照片、录音、视频等多种形式的档案，进行优化整合。同时完善信息检索体系，为查询提供便利的条件和环境。健全查询体系，可以采用现代图书馆的管理方式，通过对电子信息的分类、检索，找到需要资源的存放位置，进行查阅；还可以在不需要纸质文档的情况下，加强电子文档的使用，完善电子文档的信息整合，最大程度的提高档案信息的利用率。

在建立医院信息平台的过程中，需要根据医院日常工作的实际情况和要求来制定管理软件系统，在此基础上搭建能够满足系统要求的服务器平台。例如为了保证档案资料归档的快捷、完整以及安全性，并且在软件、硬件系统有一定损坏的情况下仍然能保证资料能够完整无损，就需要档案的信息化平台架设两个服务器，存储设备采用能够自动保存备份的磁盘阵列系统，还要进一步配备光盘刻录设备和纸质档案电子化设备。在此基础上，还应该定期维护档案信息化平台，经常升级、优化系统，以适应新的网络安全需要。

四、结语

现代网络技术的发展对医院档案的管理起到了积极的促进作用，同时也对档案管理人员提出了更高的要求。作为医院档案管理人员，必须不断提高自己的专业水平，充分意识到网络时代对档案管理产生的影响，并积极采取相应的对策，适应时代发展的需要，促进档案管理水平的提升。

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