IlasⅡ系统下西文现刊记到工作存在的问题浅析

吕璐璐

摘要：西文现刊记到工作是一项动态滚动的工作任务，笔者尝试从西文现刊记到工作的琐碎反复与自动化系统在西文现刊记到工作中存在的技术缺陷两个层面，分析探讨高校西文现刊记到工作中存在的问题。

关键词：西文现刊；现刊记到；问题

中图分类号：G254.319 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）14-0054-02

一、引言

现刊是指期次最新的出版时效在一年以内的连续出版物（期刊）。现刊记到能为读者提供明细的到馆数据，也为后续的催缺统计、过刊下架及装订工作提供有力的数据参考，在现刊管理中成为不可或缺的重要环节。期刊的现刊记到流程细节较多，是一项琐碎繁复的工作。特别是西文现刊记到，因为西文期刊本身存在着订购配送期较长、多卷期次、增刊副刊较多等问题，记到工作更为复杂，需要记到员倾注更多的精力去输入与校对数据。

笔者所在图书馆使用的数据库平台是ilasⅡ图书馆自动化集成系统。笔者在长期的记到工作中发现ilas系统在西文現刊记到工作中也存在着一定的技术缺陷。针对西文现刊记到工作所可能出现的问题，笔者尝试在此探讨以期与同行交流。

二、西文期刊记到出现的复杂情况

1.卷次更改。正常刊一般一年中出版的为同一卷，但也有的在年中会另起一卷。西文期刊经常会出现这种连续出版的同年度内的同种期刊卷次更改的问题。这就需要记到员不但要记到期刊的卷期次，同时也要记到期刊出版顺序的总期次。这样既可以清楚地了解期刊的发行情况，又可以了解期刊的到馆情况，避免了因卷期次的变更，而造成的期刊混乱，能使记到工作保证清晰准确。

2.期次顺序被打乱及缺期。西文期刊期次顺序被打乱的现象比较常见，这里面有订货时间的原因，也有发货时间的原因。（1）订货时间的延迟。西文期刊由于需要供货商与国外出版商的业务洽谈和一定时间段的供货期，订货一般要在头一年的9月份左右的时间开始，比中文期刊要提前一段较长的时间。如果订货时间较晚，那发货时间也相应推迟。这样可能不会保证订阅的当年期刊从一月份开始一直到十二月份截止，而有可能是从年中某月开始到次年某月截止，同时也可能造成某些期刊的缺期。（2）发货顺序被打乱。主要是因为出版商发货滞后或者是发货中转中出了纰漏造成的。比如台湾出版的《造园》是一年四期，但这份期刊往往滞后一年甚至两年才会到货，所以在当年的该刊记到中就会显示“缺期”。再比如，某种期刊的29卷第1、2、4期已经到货，但是第3期延迟两个月才发货。商家发货信息是按期刊的卷期次顺序排列，但发货时间被打乱。如果按照发货时间顺序来记到，卷期次又会被打乱。所以这种情况如果频繁出现，记到格也会相应的做修改，就会给记到工作带来一定的麻烦。

3.增减刊现象的频繁出现。

（1）增刊是指有些期刊临时增加了副刊、特刊、别册、附录等与正刊同卷期次的单册或多册期刊。有的增刊在商家的发货信息中有所显示，有的则不显示。因为记到工作需要与期刊的发刊情况作比对，所以在发货信息中显示的增刊也应列入记到格中，不显示的则直接在正刊记到格的备注中注明，不需要单独列出。

（2）减刊主要是因为期刊的合并或者停休造成的。合刊是把同一期刊的两期或多期合为一期同册出版发行，其出现的时间段不定。并刊是将两种不同的期刊合并为同种期刊。比如，ID：The International Design Magazine.2010年3月24日并入Print：Americas Graphic Design Magazine.这样，并入之前分别记到，并入之后要合并记到，并在两者的书目数据中分别注明。西文期刊中，停刊休刊也较为常见。比如，Step Inside Design.2010年4月7日停止出版。这样的话，著录的数目数据要保留，但是记到停止。减刊往往会删减已经预留好的记到格，如果再与发货顺序被打乱的问题同时出现的话，可能涉及修改的记到格就会比较多。

4.一刊多版。西文期刊中某些期刊会针对不同类型的读者出版两种或多种系列的不同期刊。一个系列的期刊一种刊名，卷期次也各自有序，但不同系列的期刊刊号与ISSN号却是相同的。比如刊号为480B0087，ISSN号为0004-3125的期刊就有两种系列，分别是Art Education.与NAEA News.有时候，不同系列的两册期刊会同时到货。对于这种一刊多版的期刊，书目数据可以按照一条来著录，记到则分开系列前后衔接排列在一起。

三、手工记到的局限与自动化系统的不完善

1.手工记到的局限。记到工作比较枯燥，都是数据录入，在操作中记到员很容易走神造成录入失误。很多记到员还喜欢用制作纸质记到本的传统方式来作为数据库记到的补充，在事先制定好的记到格中勾勾画画，这样一旦遇到增减刊等问题的出现，记到格就很不容易变更，提前做好的纸质记录表就会被打乱。同时，这样的表格中也无法体现某期次期刊的到货时间等复杂信息。显然，手工记到并不能作为不完善自动化记到系统的一个很好的补充。

2.ilasⅡ系统记到的缺陷。记到工作琐碎而繁复，是一项动态滚动的工作任务。需要随时查询商家的发刊情况，还要根据实际到货情况进行比对，同时要通过数据库平台向读者真实反映期刊到馆的状态。这过程中涉及到的操作细节比较多。现在的图书馆数据库平台自动化程度比较高，可以实现很多的工作任务。但是，并不是所有的记到任务细节都能够通过图书馆数据库平台来实现。并且，自动化系统本身还存在许多有待改进的地方。

（1）查缺、催缺功能的不完善。现刊管理中一项重要的任务是期刊的查缺，查缺工作需要做的任务就是根据商家提供的发货信息，找出未到的期刊期次，并查明缺失原因。期刊缺失可能存在的原因有三种：一种原因是期刊并未发货，在商家网站的发货信息中也显示“未发货”状态。第二种原因可能是供货商已发货，但是图书馆这边却没有收到。在商家网站的发货信息网页中有具体的发货时间和该期刊所在的包号，以及与其同包号中的其他期刊名称、期次等。这里面可能就存在着商家清点失误或者中途运输过程中出现纰漏等问题。第三种原因是在图书馆验收期刊过程中可能出现了丢刊。无论以上哪有情况出现，都需要记到员查缺时确定以下几个信息：期刊缺期的卷期次，该次期刊的发货时间，其所属包号，同包号下的其他期刊是否已经到货等。而这些信息想在ilas系统中一一标注是不可能的，这就需要有另一种辅助记到方式来帮助实现，方便后面催缺工作的进行。

在ilasⅡ系統现刊管理中有专门的催询处理的列表式和混合式两种功能。但经使用后发现，这两种功能并不能达到记到工作的精细要求。一是因为西文期刊并一定按照某一期刊正常卷期次的次序来发货，二是因为西文期刊本身存在比较频繁的增减刊问题，所以商家提供的发货信息随时有变更的可能性。这就造成了记到人员在ilasⅡ记到中对卷期次的定位与商家提供的发货信息中的卷期次定位存在较大的出入。而目前，ilasⅡ系统是没法实现自动化比对来解决这一问题的。如果记到人员在每年年终的时候将全馆当年订购的所有期刊逐个核对，用手工统计出缺刊记录，那么这项工作进行起来将会非常麻烦。

（2）纠错功能的缺失。现刊记到工作，看似简单，实则不然。需要记到员对现刊及时、准确记到，向读者真实反映数据库查询所显示的馆藏信息。数据输入是人工操作，在记到中一些细微的数字或符号常常因为记到员的一时疏忽而被错记或漏记。但是ilasⅡ系统并没有提供数据的纠错功能，一旦出现录入错误，等后台数据已经呈现到前台后再纠错就只能人工一点点的去查找了，这样会非常麻烦，而且也容易由于记到员的疏忽而漏看。这也是ilasⅡ记到中常见的问题。

（3）未建立总记到记录与各批次记到记录之间的联系。在记到工作中，期刊发货是分批次进行的，每次到货后，记到员都会根据商家提供的当次发货信息的电子表格来对到货期刊进行清点、比对、整理，以完成该批次期刊到货情况的统计。同时，记到员也需要一个年度记到总表来总览全部期刊当年所有期次的到刊情况。这样不但可以方便最后查缺工作的进行，也可以为下年度期刊采访、订购工作提供参考。这就必然需要在分次统计与全年总表之间建立一个联系，只有实现自动化的这个联系才能方便记到员的查缺。如果仅依靠手工查询，不仅容易出错，也耗时耗力。而目前的ilasⅡ系统恰恰未实现这种自动化的任务功能，

四、结束语

综上，本文梳理了在西文现刊记到工作中笔者发现的各种问题，有助于今后有针对性地改善记到工作的方法流程，也有助于探讨未来图书馆操作系统软件进一步升级改进的努力方向，使之更加贴近实际工作，减少不必要的重复性劳动与失误性操作带来的无谓损耗。

参考文献：

[1]陈侠，王立荣.ILASS系统期刊记到中的问题与对策[J].河北科技图苑，2007，20（3）：42-43.

[2]陈茹.不规则期刊的记到方法[J].科技情报开发与经济，2005，15（22）：59-60.

[3]李景芝.论现刊记到中疑难问题的处理[J].农业图书情报学刊，2008，20（1）：89-91，95.

[4]史鸿雁.浅议现刊记到[J].科技情报开发与经济，2006，16（7）：78-79.