浅谈防雷检测档案管理工作

冯苏珍 唐志勇 廖昱航

摘 要： 防雷检测档案内容的完整性、规范性、系统性反映防雷技术服务工作是否规范运行。防雷检测档案的管理工作是否到位，关系到防雷检测机构的正常运转。

关键词：防雷检测 档案 管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）05-0025-01

引言

防雷检测档案管理工作的规范性、及时性、系统性、完整性，能全面反映出防雷技术服务工作是否运行规范，体现防雷技术服务机构业务水平的高低。随着城市建设的不断推进，防雷技术服务领域不断拓展，防雷事业蓬勃发展。在防雷工作中，形成了大量的文书、图纸、风险评估报告、技术评价报告、检测报告、影像资料等材料，这些材料全面反映了防雷工程从勘查设计、施工安装到竣工验收整个过程的详细情况。防雷工作的日益规范化，防雷档案数量越来越大，资料越来越多，防雷档案管理水平也要随之不断提高。建立健全的档案管理制度，架设管理机构和规范归档资料，不仅有效规范中心的日常工作，并将日常工作留下的痕迹进行有效归档管理，为防雷检测机构资质认定和风险效能防控提供全面真实的资料。

一、防雷检测档案的内容

对与防雷装置定期检测、竣工检测工作有关的重要活动、记载检测工作主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理归档。根据市中心的实际情况，防雷检测档案归档的内容分以下范围：

1.防雷装置定期检测项目归档范围

范围包括：《协议审批单》、《防雷装置检测委托协议》、减免相关材料（如未涉及，不需归档）、《检测安排通知单》、《检测方案》（如有，则需要；否则，不需要）、《检测原始记录》、《整改通知单》（如有不符合项）（如未涉及，不需归档）、整改反馈单（如未涉及，不需归档）、《复检原始记录》（如未涉及，不需归档）、防雷产品相关材料（如有，则需要；否则，不需要）、《防雷装置安全性能检测报告》、《送达回证及财务登记》、《防雷装置安全性能风险防控执行单》、《用户满意度调查表》等。

2.防雷装置检测新、扩、改建项目归档范围

范围包括：《协议审批单》、《防雷装置技术服务委托协议书 》、建筑面积及防雷类别证明文件、《电气施工图》（电子文件归档，纸质文件不归档）、减免相关材料（如未涉及，不需归档）、《技术评价安排通知单》、《设计修改通知单》、《防雷装置设计技术评价报告》、《跟踪检测安排通知单》、《防雷装置隐蔽工程施工跟踪检测记录表》、《防雷装置竣工图》（如有，则需要；否则，不需要）、《竣工检测安排通知单》、《检测方案》（如有，则需要；否则，不需要）、《防雷装置检测原始记录表》、《整改通知单》（如未涉及，不需归档）、整改反馈单（如未涉及，不需归档）、防雷产品相关材料（如有，则需要；否则，不需要）、《防雷装置安全性能检测报告》、《送达回证及财务登记》、《新、扩、改建建（构）筑物防雷装置检测风险防控执行单》、《用户满意度调查表》等。

二、防雷检测档案的归档、使用及销毁

1.防雷检测档案的归档

1.1防雷装置新、扩、改建项目、定期检测项目宜在检测工作已全部完成，检测报告已提交给用户后一个月内归档。

1.2案卷封面内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。案卷脊背内容应包括档号、案卷题名。

2.防雷装置检测档案的使用

2.1须严格履行查（借）阅登记手续，登记查（借）阅时间，注明查（借）阅目的，借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人。

2.2复制档案内容，必须经过中心领导同意，并登记复制时间及复制目的。复制的材料上注明用途，档案管理人员应做好登记工作。

3.防雷装置检测档案的销毁

3.1应成立档案鉴定销毁小组，负责档案资料鉴定销毁工作。档案管理人员对保管期满的案卷进行鉴定，并交由鉴定销毁小组审查。

3.2经过鉴定销毁小组审查后，证实确无保存价值的档案，可编制《档案销毁清册》，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。经有关领导批准后，送指定地点进行销毁。销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁（要有两人监销），并在销毁册上签名盖章、注明销毁日期。

三、防雷检测档案管理工作中存在的问题

1.防雷档案管理制度不健全

对防雷档案的归档范围、分类、保存期限、交接、销毁等各个环节没有做出明确的规定，以至于防雷档案工作无章可循，档案人员对各种文件材料只能进行简单的收集整理。

2.档案管理手段落后，条件不足

当前中心的档案管理工作模式还比较落后，主要靠人手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多数仍是使用传统的手工操作，计算机等现代化管理手段运用水平比较低，查找速度慢，使用效率低，不仅影响了档案管理质量，也不能满足档案管理、利用的要求。再者，没有独立的档案室，没有及时将档案归档分类，假如年终再进行统一归档，可能导致有些档案资料被误编，缺失。缺乏对影像、照片等档案资料的收集、整理、归档，影响了档案的系统性和完整性。照片、电子版图纸等资料，大多存放在某台电脑或共享盘，若发生意外将损失这些档案资料。

四、针对以上问题的几点建议

1.建立防雷档案管理制度

在防雷档案管理工作中，檔案的形成要规范化，档案的管理要系统化，档案的保护要科学化，档案的管理要现代化。明确防雷档案管理所包括的内容，制定详细的奖惩措施，并将防雷档案管理工作纳入业绩考核范围，制定考评标准，保证防雷档案管理工作的落实。

2.文书档案与电子档案并存管理

要加快档案电子信息化建设，适应时代发展。对于纸质来文、图片等可采用扫描或拍照等方法制做电子文档，电子归档文件应以年为单位，集中对电子档案进行刻盘或其他方式处理，做为永久备份保存。

五、小结

防雷检测档案能全面反映防雷检测工作中的详细情况，防雷检测档案管理是防雷检测工作中不可或缺的重要环节。通过发现市中心防雷检测档案管理所存在的问题，寻找规范防雷检测档案的有效途径，使得防雷检测工作得到进一步的规范和提高。

第一作者简介：冯苏珍（1963.2.4-），女，汉族，江苏省如东县人，大专，助理工程师，从事财务及档案管理工作。