刍议档案库房管理存在的问题与对策思考

吴小园

摘要：本文主要阐述了目前档案库房管理存在的一些问题：档案库房建设或使用不规范、档案库房基础设施设备不完善、档案库房管理制度不严格或执行不到位、档案库房应急方案制定或演练的缺失、特殊载体档案管理不科学或不重视。同时，尝试提出一些发展对策思考：根据档案库房设计规范，具体针对安全隐患整改到位、加大档案库房硬件投入，升级完善硬件设施设备、建立健全档案库房管理制度，让库房管理有章可循、制定档案库房管理安全应急方案，并定期演练和修订、加强重视特殊载体档案的管理和保管。

关键词：档案库房；问题；对策

档案库房是档案保存和管理的基本设施和场所，也是档案文件和档案信息安全的基本保障。因此，档案库房管理一直是档案安全工作的重要环节。近年来，随着经济社会的高速发展和档案安全意识的提高，各级档案部门、企事业单位和地方高校档案馆条件得到明显改善，档案库房存放的档案越来越多、种类越来越丰富，档案资料利用频率也在迅速提高。但在重视档案利用的同时，档案库房建设和管理往往被大家所忽视，并造成了许多不良的后果。因此，必须高度重视档案库房管理，认真分析库房管理中存在的各种隐患和问题，及时纠正错误、堵塞安全漏洞，保障档案的安全。

1档案库房管理存在的主要问题

1.1档案库房建设或使用不规范

很多基层档案馆建设之初因受地理位置和经济条件限制，未能按照档案馆建设标准进行修建，大多以普通办公用房标准建造。近年来，随着档案库房管理安全意识的提高，许多档案馆开始改建或扩建，本意是要提高档案库房存储容量，增强档案保管能力，但仍存在很多缺陷或隐患。主要隐患有：一是未对档案库房墙体做隔热或加厚处理。二是档案库房与办公室、阅览室采用串通方式设置，共用一个出入口，影响了突发事件发生时人员撤离和档案抢救。三是档案库房一味强调存储容量，没有设立独立的防火分区。四是部分档案馆将库房兼做仓库存放杂物，直接影响了档案管理和存放安全。

1.2档案库房基础设施设备不完善

部分档案馆因多年来在档案库房硬件设施设备的经费投入不足，库房配套的设施设备较为落后，已不能满足当前档案管理的需要，有的甚至还成为安全管理的隐患。主要问题有：一是部分档案库房还在使用老旧的木质档案柜，存在较大的火灾安全隐患。二是档案库房只是简单配备了灭火器，没有配备自动灭火系统或防火、防盗报警系统。三是档案库房没有安装闭路电视监控系统，影响了档案管理人员对库房巡视、安全察看的需要。四是档案库房必需的温湿度控制设备、空调、空气净化机等设施设备不完善或不配套，影响了库房保管条件的正常运作。

1.3档案库房管理制度不严格或执行不到位

档案库房管理制度的制定和有效执行，是保证档案库房安全、高效运作的有效措施。然而，很多档案库房都存在管理制度不严格，或制度执行不力的现象。一是档案库房设施设备的使用缺乏系统制度，设施设备的使用随意而无效率。二是档案库房制定的定期检查、进出库、定期清扫、险情演练等制度，都因库房管理投人精力有限，很多都未严格制定或定期执行。三是由于相关准入制度的缺乏，非档案库房工作人员也进入到档案库房，造成了档案信息的泄密或档案失窃。

1.4档案库房应急方案制定或演练的缺失

《档案工作突发事件应急管理办法》对档案库房的应急方案有明确要求，要求各个档案库房针对可能发生的火灾、水灾、地震、虫灾等突发事件，制定相应的应急方案，并通过定期的演练，确保档案库房对各种突发事件的处理能力。但许多档案库房，都对这些没有发生的险情忽视，或是制定的应急方案简单，没有可操作性，或是没有定期进行安全演练。长此以往，其后果不堪设想。

1.5特殊載体档案管理不科学或不重视

由于传统档案管理重视的都是纸质档案文件，而对磁盘、光盘、磁带、照片等特殊载体档案不够重视。在库房管理中也并未设立独立分区，没有单独存放和保管这些特殊载体档案，同时也没有针对不同的载体档案制定相应库房管理制度或措施。普遍都是与纸质档案材料一并存放在库房中，这势必会影响到特殊载体档案的保存寿命，甚至造成很多珍贵档案的损坏和丢失。

2加强档案库房管理的对策思考

2.1根据档案库房设计规范，具体针对安全隐患整改到位

针对因档案库房建设或使用不规范导致的库房安全隐患，我们应该严格根据《档案馆建筑设计规范》等库房安全设计标准，具体结合档案库房存在的安全隐患积极进行安全整改。一是对由普通办公用房改建而成的档案库房，进行墙体隔热或加厚处理。二是对采用串通方式设置的档案库房进行改造或搬迁，增加备用出入口，增强突发事件发生时人员撤离能力。三是对档案库房档案架排列密集、通道狭小、无防火分区等情况，应扩建库房容量、合理分布档案架、搬迁部分档案，留出必需的防火分区。

2.2加大档案库房硬件投入，升级完善硬件设施设备

档案库房为增强档案安全防护、存储环境的能力，必须配备一些相应的设施设备，这也是保证档案安全的基本条件。因此，我们必须舍得投入，积极升级完善档案库房的硬件设施设备。需要完善的有：一是更换老旧的木质档案柜，换用铁质档案装具。二是科学配备自动灭火系统、防火防盗报警系统、闭路电视监控系统等现代化设备，增强档案库房防火防盗、自动巡查、全天监控的能力。三是成套采购库房必需的温湿度控制设备、空调、空气净化机等设施设备，确保档案存放安全。

2.3建立健全档案库房管理制度，让库房管理有章可循

档案库房管理制度的制定应该根据库房安全隐患和薄弱环节，严格制定并确保执行，确保档案安全。需要制定的管理制度主要有：一是档案库房设施设备的安全使用制度，确保设备的有效运转和节能安全。二是库房日常安全巡查制度，应按制度要求对库房内的档案、设施设备、水源电路、霉变或虫蛀情况等进行日常巡查、登记，把危险消除在萌芽之中。三是库房安全责任制度，应对库房工作人员按区域、岗位、职能进行安全责任划分和分工，层层落实、层层负责。

2.4制定档案库房管理安全应急方案，并定期演练和修订

为了确保档案库房在火灾、水灾、地震、虫灾等突发事件发生时，档案库房工作人员能在第一时间采取最有效的行动，撤离人员并抢救档案，最大限度地减轻突发事件对档案库房造成的人员危害和档案损失。我们应该根据不同灾害或险情的特点，有针对性地制定切实可行的应急方案，明确在险情发生时应该采取的有效行动措施和办法。同时，还要做好应急方案的定期演练和修订工作，积极组织档案库房工作人员开展险情演练，熟悉应急方案的行动流程，提高对突发事件的紧急处理能力。

2.5加强重视特殊载体档案的管理和保管

光盘、磁盘、磁带、照片等特殊载体档案的存放保管条件与纸质档案材料不同，对环境温度、空气湿度、磁场干扰强度、灰尘等都有较高要求。因此，应该在库房中单独设立分区，分别存放特殊载体档案，如设置防磁柜、玻璃架等，正确存放特殊载体档案。