浅析房产档案的风险管理与控制

全晓虹

[摘要]近年来我国房地产市场发展迅猛，这也使房产档案的数量越来越庞大。房产档案是房屋交易、房产纠纷、拆迁规划及房地产产权权属登记的重要依据，能够对一定时间内的建筑水平进行反映，因此需要做好房产档案的管理工作。文中对房产档案风险进行了分析，并进一步对房产档案风险管理与控制策略进行了具体的阐述。

[关键词]房产档案；风险；管理；策略

房产档案是房屋管理部门在房地产权属管理工作中形成的的有价值的文字、图表和声像，是对房地产权属登记管理的真实记录，房产档案在房屋产权纠纷、房屋拆迁改建及住房制度改革中发挥着非常重要的作用。房产档案作为非常宝貴的资源，其在管理工作中存在着一定的风险，给档案信息的安全性带来较大的影响，因此需要利用先进的管理技术，进一步强化房产档案的风险管理和控制，为房产档案管理工作的开展奠定良好的基础。

一、房产档案风险分析

（一）房地产档案信息化风险

随着现在档案信息化管理的实现，当前大量的房产档案信息都储存在硬件设备中，这就使硬件的安全性会直接威胁信息的安全性和完整性。特别是一些存储档案信息的电脑、硬盘、光盘及磁性介质等，一旦保管不当发生损坏或是老化，则会导致大量数据丢失、损坏，从而带来严重的损失。而且在目前房产档案信息化管理工作中，还存在着人为因素而导致的风险。特别是在操作人员在对信息进行录入、编辑、整理、提取及传输过程中，一旦操作失误，则会给房产档案信息带来损坏及丢失的风险。

另外，当前数字化档案信息系统极易受到黑客的攻击，及侵入病毒，而且相关管理制度和管理工作也缺乏规范性和完善性，这都不同程度的给房产档案信息的带来较大的风险。

（二）突发风险

近年来在社会和经济发展过程中，由于对自然环境破坏严重，这也导致当前一系列的自然灾害发生较为频繁，严重威胁人类的生命和财产安全，影响社会的经济的快速发展，同时还要对档案的安全带来了严竣的挑战。房产档案作为重要的历史资料，在社会发展过程中具有非常重要的作用，但其对风险的抵御能力较低。尽管在当前房产档案管理工作中采取了一系列的防火、防潮、防虫及防盗等措施，但对于一些不可抗力因素发生时，房产档案抗风险能力则较低。特别是近年来地质灾害的发生，严重威胁房产档案的安全，给档案文献带来了较大的风险。

（三）技术风险

我国加快了工业化和现代化的发展步伐，而工业化和现代化的发展离不开信息化的支持，各行各业都加快了信息化建设的进程。目前在档案信息服务社会过程中，档案信息化建设已成为非常重要的一部分。在当前房产档案信息化建设过程中，无论是引进技术还是应用技术都存在着一定的风险。信息技术具有较强的复杂性，这就使其在应用过程中必然会存在一定的风险。再加之当前信息技术发展速度较快，信息产品更新速度较快，这也给房产档案信息化建设带来了不确定性，特别是部分房产档案管理人员由于自身技术水平有限，在工作中无法有效的应用信息化技术，在具体操作中存在着操作不当及不规范的行为，从而导致房产档案信息的技术风险增加，使档案信息的安全性、完整性和真实性带来较大的威胁。

二、房产档案风险管理与控制策略

（一）加强房产档案信息化管理

首先，要强化领导，形成共识。加快档案信息化建设，领导是关键。没有领导的支持，要加快档案信息化建设，那只是一句不切实际的空话。要更新各级领导干部的知识领域，除了要提拔任用知识型的领导主管档案信息化工作，使档案信息化建设有一个明确的领航者之外，更重要的，是要在信息化建设过程中，获得当地党委、政府的高度重视和大力支持，而且这种支持要贯穿于信息化建设的始终。其次，从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。同时，要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

（二）积极做好风险防范措施

首先，档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网站等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵。开放档案信息数据库与控制档案信息数据库，原则上应分建库。同时，档案网站与互联网联接时，应采取防火墙的技术措施进行防护，防止病毒感染。其次，在软件方面。安装较先进的档案信息管理软件，把档案录人计算机，建立电子信息档案，极大地提高档案信息管理、存储、处理、开发利用的能力。第三，在硬件方面。要配置足够的档案库房，库房内适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备；按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。在提高工作效率与质量的同时，保证档案信息的相对完整性与安全性。

（三）强化档案技术风险管控

首先，提高管理者与工作人员的风险意识。在档案保护中，真正可怕的不是档案风险，而是对风险的漠视、无知、甚至是刻意隐瞒。这些错误意识是档案保护过程中风险最好的通行证，也是风险应对所遭遇到的最强的无形障碍，所以要唤起、强化管理者和工作人员的风险意识。其次，提高房地产档案的抗风险能力。提高房地产档案的抗风险能力，需要不断提高认识，这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来，积极参考其他行业的成功经验来提高房产档案的安全性。

（四）严格把关房产档案资料查阅

目前在房产档案资料进行对外查阅过程中，虽然给群众及信息使用者带来了较大的便利，但在这个过程中存在着个人隐私泄露的问题，因此在房产档案管理部门需要严格对房产档案资料查阅进行把关，严格登记制度，并进一步对管理制度进行完善，强化内部管理和控制，有效的提高房产档案利用过程中的安全性，降低利用过程中的风险。

在对房产档案资料进行查阅时需要做好权属登记工作，需要对档案管理人员及权属登记人员的职责进行明确，避免无关人员对档案资料进行随意调阅，对于调阅档案的人员需要履行相关手续外，还要做好登记。对于执法机关需要对房产档案进行调阅时，需要提供单位介绍信，而且管理部门需要对证明材料进行核实。

三、结束语

房产档案作为宝贵的资料，在社会和经济发展过程中发挥着非常重要的作用。特别是近年来房地产市场发展迅猛，这更是对房产档案管理工作提出了更高的要求。针对房产档案存在的风险，需要在具体管理工作中采取有效的防范措施，有效的提高房产档案信息的安全性和完整性，确保房产档案在社会经济活动中发挥其重要作用。

参考文献

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