郑州航空工业管理学院档案工作问题调查及对策研究

刘琪

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2016.14.065

摘 要：该文以郑州航空工业管理学院为例，通过调研学校档案管理制度、人员配备、档案管理模式以及信息化进程，全面了解档案工作管理现状，认为学校需要完善档案管理制度，提高管理人员专业技能，建立档案集中管理模式并加快档案信息化建设，以此提高郑州航空工业管理学院档案工作整体管理水平。

关键词：高校档案 档案制度 管理模式 信息化建设

中图分类号：G642.477 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0065-02

“高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]做好高校档案管理工作，不仅能够为高校今后的教学、科研、管理提供较好的凭证依据，而且能够真实地记录高校的发展历程，展现高校的历史面貌。随着高等教育的发展和信息化技术的进步，以及高等学校组织结构的复杂化和管理方式的多样化，尤其数字化校园的出现，促使高校档案工作进入到一个全新的阶段，档案管理人员需要不断提高专业技能，档案制度要不断完善，档案管理模式也要随着社会发展、技术进步以及高校自身管理特点进行不断地优化和创新。目前笔者学校正处于快速发展阶段，各项工作都在快速推进，档案作为学校各项工作的历史记录，需要为学校的发展尤其是本科审核评估工作提供好服务保障工作。为了提高郑州航空工业管理学院（以下简称郑州航院）档案管理水平，完善高校档案管理体系，促进郑州航院档案管理工作更加规范化、精细化，笔者全面调研了郑州航院档案管理现状，并针对具体问题提出相应改进建议。

1 档案工作现状

1.1 档案管理制度不完善，执行不到位

笔者以《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》为依据，对学校档案管理制度进行全面调研，了解到档案管理制度存在两方面问题。首先，档案管理制度不完善。高校档案管理过程包含归档、整理、鉴定、保管、统计、利用这六大环节，每一环节都需要有详细的制度保障。通过学校官方网站，只能查到档案借阅利用制度，学校档案机构中能看到的也仅仅是归档制度和档案管理办法，缺乏档案应急预案制度、鉴定制度、统计制度和岗位责任制度。档案管理制度不完善，极易出现档案遇突发事件没有保障，档案鉴定及数量统计较困难等问题，大大降低档案工作的安全性，影响档案工作质量。其次，制度执行不到位。虽然学校有归档制度，但却并未对外公布，导致档案形成部门不清楚归档范围、归档时间以及保管期限，造成档案资料丢失、拖延归档时间、归档材料不完整等问题出现，严重影响后续工作进行，降低管理效率，阻碍档案工作发展。

1.2 档案人员配备不齐全，水平待提高

档案管理人员在高校档案工作中起着至关重要的作用，管理人员综合素质的高低直接影响档案工作的质量。由于学校档案处于分级管理模式，除原学校综合档案室设有两名专职档案人员，其他部门均为档案兼管人员。由于大多数档案兼管人员并非档案专业出身，对档案工作的认识不够深刻，专业技能不够扎实，工作创新较困难，还要兼顾其他方面工作，难以专注高校档案的日常管理工作。对于档案专职人员来说，首先人数较少，学校只设有两名专职人员。其次，具有专业技术职务的人员较少，档案工作是一项实践性很强的工作，特别是随着许多新型载体档案的增多和全新管理手段的出现，对档案人员的业务技术水平有了更高的要求，而当前学校档案人员在掌握各门类、载体档案的管理技能方面还有所欠缺，档案编研和修复能力还有待加强，未能建立起一支服务质量较好、技术管理水平较高的档案管理队伍。

1.3 档案管理模式不合理，管理较困难

目前，学校档案工作管理模式处于分散管理状态。原学校综合档案室负责保管所有党群类档案；组织部保管处级以上校领导档案及日常重要文件；人事处保管在校教职工及处级以下干部的人事档案及日常重要文件；招生就业工作处保管在校所有本科生及专升本学生档案；基建处保管基建类档案；财务处保管财务档案；科研处保管科研档案；研究生处保管研究生档案；各院系保管本单位形成的档案，档案基本存放在档案的形成部门。这种分散的管理模式不仅增加管理难度，档案资源难以整合，统计利用较困难；而且造成目前学校档案资源不完整，档案损坏、丢失现象频频发生，不能全面反映学校发展的历史面貌，尤其是教学档案的缺失，将会直接影响该校2018年本科教学审核与评估工作。

1.4 信息化建设比较落后，资源难共享

随着时代发展、技术进步，信息化建设已成为档案部门的重要工作。学校目前致力于数字化校园的建设，档案信息化是构建数字化校园重要组成部分。学校在教学、科研、人事等方面都已建立了各自信息管理系统，但在档案管理方面，学校依然使用传统的人工管理模式，致使文件归档、检索、借阅都较繁琐，档案的整理与维护也较困难。再加上学校档案部门硬件、软件设备落后，没有形成全面综合的档案管理信息系统，导致无法与学校其他管理信息系统形成良好的对接，影响档案部门与学校各部门进行信息交流，资源共享难以实现，降低了档案管理人员的工作效率，阻碍学校档案信息化进程，严重影响了数字化校园的实现。

2 郑州航院档案工作对策探析

2.1 建立健全档案管理制度

档案管理制度是保障高校档案工作顺利进行的基础，制定高校档案管理制度必须在不违背国家和地方政府档案法律法规的前提下，结合学校自身管理特点制定适合学校档案工作发展的管理制度。目前，学校需要从两方面改善档案管理制度，首先，完善档案管理制度，以《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》为依据，制定《郑州航空工业管理学院档案管理办法》，对学校档案管理机构职责、档案形成单位职责、档案归档范围、归档时间、归档要求等做明确规定。制定档案利用、鉴定、统计等相关文件，完善档案管理制度，保障档案工作各个环节均有制度保障。其次，在完善档案管理制度的前提下，必须发挥制度的作用。公布档案管理制度，使各档案形成部门明确归档范围、归档时间以及各个类型档案管理办法，及时移交档案，档案机构做好监督检查工作，对档案工作各个环节严格把控，以此保障学校档案的完整、系统，为学校各项工作保驾护航。

2.2 加强档案专职人员队伍建设

档案工作是高校基础工作之一，档案工作的好坏直接关系着高校其他工作能否顺利进行。为了提升学校档案工作的管理水平，档案人员要不断提高自己的专业素质和业务技能。一方面，增加档案专职人员的数量。学校档案专职人员较少，工作量较大，不足以管理庞大且重要的档案工作，因此，需要增加档案专职人员的数量，尽量保证学校每个保管档案的部门均有档案专职人员，以此提升管理质量。另一方面，加强档案人员专业技术培训。档案人员专业技能直接影响到档案信息的开发以及档案编研工作，学校要加大档案人员的培训工作，不断提升档案人员业务水平，特别是对档案信息化以及计算机知识的学习，提高档案服务质量，从而更好地适应新时期对档案工作的要求。

2.3 构建档案集中管理模式

由于学校档案处于分散管理状态，整合档案资源较困难，严重影响档案工作的发展，笔者认为学校急需改变当前档案管理模式，构建符合学校管理特点、适合学校发展的档案管理模式。通过调研学校档案工作管理现状，笔者认为学校应建立档案集中管理模式，从3个方面进行建设：首先，档案馆集中统一管理全校所有档案资源。档案馆作为学校唯一的档案管理机构，负责管理全校档案资源，打破过去学校各部门各自管理档案的状态，档案形成部门严格按照归档时间向档案馆移交档案；其次，档案馆对学校档案工作具有指导、监督和检查的权利。档案馆需要统一档案管理标准，明确档案管理流程，严格把控档案工作的各个环节，各档案形成部门需要严格执行档案管理条例；最后，完善档案库房建设。实现档案集中管理模式需要将所有档案资源集中保存，因此学校需要配备相应的档案库房，并按照要求配备必要的软硬件设施，确保档案安全。

2.4 加快档案信息化建设

为了提高档案工作管理效率，实现数字化校园，适应现代发展趋势，学校必须加快档案信息化建设。实现高校档案信息化，需要从3个方面进行改善。首先，完善档案基础设施。实现档案信息化，必须有硬件和软件设备的支持，学校需要购置足够的硬件设备，以及配套的档案管理软件和数据库，为实现档案信息化奠定物质基础；其次，实现档案资源数字化。档案部门需要把馆藏的档案资源实现数字化，把高校所有档案资源录入相应的数据库，使档案查询、检索、文件传输以及资源共享等均做到数字化管理；最后，构建档案安全保障体系。在信息化建设过程中，还要注意档案的安全维护工作，不仅要保证归档资源信息完整，还要做到档案软硬件和网络安全的维护，防止档案信息泄露，并及时备份重要信息，为档案信息化安全提供保障。

参考文献

[1] 高等学校档案管理办法[EB10L].[2008-08-20]http：//baike.baidu.com/link？url=EHRqKrCkvnYEBWgy0DK96MzIj

04D7H7U0bL_q_0xWSaxEha1DqU0-HSxWpO1icgztXa

CvUecOqoofqbsGwGRwq.

[2] 王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007（6）：63-64，67.