会计档案的管理、开发、利用和维护

吴春艳

摘 要：知识经济时代的到来使得会计档案信息资源越来越受到重视。因此，会计档案管理部门要不断优化工作模式，采取积极有效的措施改进目前会计档案管理、开发、利用和维护工作中存在的问题，提高会计档案资源的利用效率。本文主要对这一问题展开了分析。

关键词：会计档案管理；档案开发；档案利用和维护

会计档案是企业或单位在会计核算中形成的专业材料，是作为历史记录而保存下来的会计凭证、会计账薄和会计报表等材料，它是反映企业或组织机构各项业务、财务收支状况的重要历史资料。知识经济时代的到来使得会计档案越来越受到人们的重视，人们对会计档案信息的需求也越来越丰富和多样化，会计档案管理、开发、利用和维护工作还面临着一些问题，不能适应新时期社会发展的形势。在这样的背景下，会计档案管理部门要采取积极有效的措施，不断提升会计档案管理的规范性水平，加大对会计档案资源的开发利用，做好档案资源的维护工作，从而使会计档案更好的为社会经济发展服务。

1 会计档案管理、开发、利用和维护过程中面临的问题

1.1 会计档案管理工作面临的问题

目前各企业单位在开展会计档案管理过程中还存在一系列问题，主要表现在以下几个方面，第一，部分企业、单位没有建立专门的会计档案管理部门或机构，管理者对会计档案管理工作的重视程度不够，导致会计档案管理工作的整体质量不能适应现阶段社会发展的需要，会计档案资源也难以为企业、单位以及社会的发展发挥应有的作用。第二，信息时代的到来使得信息化成为各行各业发展的一个重要趋势，但是相关部门在开展会计档案管理过程中缺乏对会计档案管理信息化建设的重视，相关工作人员也缺乏会计档案信息化管理所必须的计算机操作技能和信息意识，导致会计档案管理工作的规范性和科学性难以提升，会计档案公开整体水平落后，急需改进。

1.2 会计档案开发工作面临的问题

会计档案在开发过程中面临的一个主要问题就是档案资源的搜集、整理和使用缺乏科学性。首先，相关部门在进行会计档案资料搜集时缺乏科学性，部分企业单位不能及时的对会计档案进行分类整理和归档，影响部分纸质档案的后期查阅使用。其次，企业单位在进行会计档案归档保存时往往不注意档案室环境的优化，导致部分纸质档案由于受潮、光照等而出现损坏，影响正常使用。另外，在信息时代各行各业都开始朝着信息化的方向发展，而部分企业单位由于受资金、技术等的影响，会计档案的信息化和数字化转化率并不高，导致会计档案数据库建立不完善，最终影响会计档案资源的开发利用。

1.3 会计档案利用和维护过程中面临的问题

进行会计档案开发的目的就是要强化档案资源的利用和共享，但是从目前的情况来看，很多部门在进行会计档案管理过程中忽视了档案资料的开发利用，不能通过分析会计档案信息来总结自身各项经营管理活动的发展经验，会计档案资源难以在组织决策中发挥应有的作用，这是会计档案利用效率低的主要表现。还有部分单位在会计档案使用过程中过分强调保密性，致使很多非常有价值的会计档案没有被利用，会计档案作用难以发挥。另外，企业单位的会计档案维护工作也缺乏科学性，对纸质档案资料的保存环境不能及时优化，对数字化的档案资料不能及时的备份处理等，都影响了会计档案资料的使用。

2 加强会计档案的管理、开发、利用和维护的对策

2.1 强化会计档案管理意识，提高会计档案管理的规范化水平

加强会计档案管理首先需要相关部门和人员转变观念，强化档案管理意识，优化档案管理工作模式，进而不断提高会计档案管理的规范化水平。

首先，企业、单位要根据自身的实际情况设立专门的会计档案管理部门或机构，并配备专业的会计档案管理人员。其次，要组织会计档案管理工作人员参加培训学习，既要学习《会计档案管理办法》等规章制度，还要学习现代化的会计档案管理手段，熟练掌握必要的计算机操作技能，树立信息化意识。另外，各企业、单位的会计档案管理工作要与自身工作实际密切结合，强化会计档案管理的信息化建设，为会计档案的作用发挥提供更便捷的途径。

2.2 加强对会计档案的开发利用

会计档案的开发利用是一项系统性很强的工程，首先，相关部门要提供会计档案搜集、分类、整理、归档的科学化水平，并采取专业化的技术手段对纸质会计档案资源进行数字化和信息化处理，建立会计档案数据库并进行分类编目，为会计档案资源的查阅使用提供便利。其次，企业、单位等要根据自身的实际情况严格制定会计档案的查阅使用流程和规范，比如纸质档会计案的查阅使用和复制必须经过审批之后才能进行，进行电子会计档案的查阅使用必须要具备相应的权限等，这样才能使会计档案资源的价值得到最大限度的发挥，同时也不会影响档案管理的规范性，提高会计档案的使用效率。

2.3 加强对会计档案的维护

会计档案维护工作涉及到多方面的内容。第一，在会计档案保存环境方面，需要企业、单位等建立专门的会计档案储藏室，做好档案室的防潮、防火等工作，为纸质会计档案的保存营造一个安全的环境，为会计档案的长期保存和使用提供保障。第二，对于信息化的会计档案资源要做好其介质的保存工作，包括磁盘、硬盘等，并定期进行数据备份，防止存储介质的损坏影响会计档案资料的安全性和完整性。第三，在进行会计档案资料查阅使用时要严格按照规定的流程和制度来进行，防止不当操作或不法分子的有心利用而造成会计档案信息的泄露、丢失的等。由此可见，做好会计档案的维护工作对于高效发挥会计档案资源的价值具有重要作用。

3 结语

会计档案的管理、开发、利用和维护工作是密切相关的系统性工作，其最终目的是使会计档案资源的价值得到最大限度的发挥。因此，相关部门要充分认识到目前会计档案管理、开发、利用和维护工作中存在的问题，并采取积极有效的措施加以改进和优化，最终使会计档案发挥其应有的作用。

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