电算化环境下会计档案管理中存在的问题及解决办法

冯小新

摘 要：计算机水平快速发展下，财务会计工作方式发生了不同程度上的转变，财务会计核算逐渐从人工核算转变为会计电算化记账方式。较之传统的核算方式，不仅可以有效降低人工工作强度，还可以有效工作效率，全身心投入到财务工作中，提升工作效率。故此，在电算化环境下加强会计档案管理显得十分关键，但是传统的会计档案管理方法已经无法满足实际工作要求，其中还存在一系列问题，诸如，管理制度不健全，管理人才匮乏，网络本身的安全隐患等等，都将在无形中制约着会计档案管理工作有序开展。基于此，本文就电算化环境下会计档案管理工作进行分析，就其中存在的问题，提出合理的改善措施。

关键词：电算化环境；会计档案管理；问题；对策

在信息环境下，财务会计工作中开始广泛应用现代化信息技术，推动传统财务会计工作朝着电算化方向发展。在这样的背景下，会计档案管理工作中存在的矛盾也逐渐突显出来，迫切的需要对会计档案管理进行创新和完善，建立完善的管理制度，创新管理手段，提升会计档案管理水平，为后续的财务会计管理和决策提供参考依据。只有这样，才能充分发挥会计档案原有作用，加强对其研究十分有必要，具有一定现实意义和理论意义。

1 电算化环境下会计档案管理概述

就会计电算化来看，主要是指运用计算机技术存储会计数据，并将会计数据以书面形式打印出来的会计数据。较之传统的会计档案而言，会计电算化背景下的会计档案工作呈现出全新的特点，主要表现在以下几个方面：其一，存储范围扩大。电算化环境下，会计档案管理工作中除了纸质档案资料以外，还包括电子档案资料，这就需要档案管理人员能够严格遵循会计电算化系统管理流程，熟悉具体操作方法，为实际工作中数据查询提供更大的便利支持，即便是会计电算化系统出现故障，仍然可以根据相关软硬件资料进行维护[1]。其二，存储要求专业化。电算化环境下，会计档案管理工作对于软硬件环境提出了更高的要求，存储质量高低将直接影响到存储准确率，如果会计数据未能及时存储，可能导致数据丢失、损坏。其三，存储介质多样化。传统的会计档案介质主要是纸质载体，将数据资料记录在纸质上，这样不仅会占用大量的空间和质量，会受客观环境因素影响，为后续的档案查阅和摘录带来一定的阻碍。推行电算化后，档案资料存储介质更加多样化，除了纸张以外，还可以存储在磁盘、光盘以及硬盘中，促使档案资料更加安全。

2 电算化环境下会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案管理制度不完善

在电算化环境下，就当前的会计档案管理工作现状来看，会计档案管理制度不完善问题十分突出。当前电算化背景下的会计档案资料整理、汇总和保管更多的是采用传统管理方法，通过人工记录账簿合格报表内容，纸质文件仍然是会计档案管理的主要形式。在这样的条件下，对于会计档案管理工作尚未制定完善的制度，来满足会计电算化环境要求，会计数据安全性难以得到合理有效的维护[2]。

（二）网络安全和档案维护不当

会计电算化环境下，数据信息更多的是存储在计算机硬盘上，较之纸质档案资料尽管可以有效降低空间面积，但是在安全方面却受到不同程度上的安全威胁，很容易被恶意攻击或病毒感染，造成档案资料被篡改、丢失，可能导致财务数据信息失真。与此同时，档案资料的维护工作十分复杂，主要是由于档案资料的存储介质和财务软件升级方面，很容易导致重要的数据信息丢失，为后续财务会计管理和决策工作带来深远的影响[3]。

（三）档案载体变化不稳定

由于档案载体的变化，带来了一系列不稳定的变化。部分财务人员在实际工作中，并未养成良好的数据备份习惯，计算机一旦出现故障，或是发生断电事故，系统恢复后可能造成大量数据丢失。还有部分人员即便对重要数据备份处理，但是未能定期检查和完善，可能受到不良的天气因素影响，导致数据丢失，无法有效不久。档案资料存储载体安全隐患，可能由于病毒感染或是格式化导致数据丢失，带来的损失较大。

3 电算化环境下会计档案管理的解决对策

（一）制定完善的会计档案管理制度，工作有章可循

在电算化环境下，应该建立完善的会计档案管理制度，涵盖档案归档、保管和借阅等全过程，确保各项工作能够有章可循，推動会计档案管理工作规范化发展，切实提升会计档案管理工作成效。诸如，建立归档制度，会计部门应该严格遵循归档制度要求，将资料以书面形式存储下来，包括会计账簿、会计凭证和会计报表等内容，经过整理和分类后，归档保存，避免数据丢失。定期对数据检查，避免计算机出现故障问题，带来严重的数据损失。

（二）加强会计电算化系统安全维护，保证系统正常运行

电算化环境下，会计档案管理工作中应该做好软件和数据备份存储，通过密码和防火墙方式限制登录，以此来控制财务数据的读取行为，建立完善的会计档案操作日志。同时，还要明确档案管理职责，能够加强服务器和软硬件的管理，建立安全隔离系统，避免外界网络中的病毒和恶意攻击进入到内部网络中，篡改或窃取数据，造成严重的后果，定期更新杀毒软件，消除计算机系统中的安全隐患[4]。

（三）加强会计档案管理人员培训，提升人员专业素质

为了有效提升会计档案管理成效，应该注重对会计档案管理人员的专业培训和考核，切实提升人员的专业素质和责任意识，能够全身心投入到工作中，利用先进的管理软件有针对性开展工作。同时，创新管理方法，提升创新意识，能够不断完善和提升自我水平，学习和掌握前沿技术，提升管理工作水平。

4 结论

综上所述，在电算化环境下，为了提升档案管理成效，应该对会计档案管理进行创新和完善，建立完善的管理制度，创新管理手段，提升会计档案管理水平，为后续的财务会计管理和决策提供参考依据。

参考文献

[1]房英珏.电算化环境下会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].财会学习，2016，24（16）：88-89+95.

[2]孙兰婷.电算化环境下会计档案管理存在的问题及处理策略[J].兰台世界，2016，25（11）：24-25.

[3]纪丽霞.谈电算化环境下的高校会计档案管理工作[J].黑龙江档案，2012，31（03）：68.

[4]孟辽阔.农业系统电算化会计档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2013，12（04）：77.