数字档案的长期安全保存策略

封寅霞 韩坤

【摘要】数字档案是适应时代发展而建立的高科技网络化保存途径，数字档案直接利用计算机对信息进行处理、识别，使得保存信息数字化。随着网络技术的迅速发展，对数字档案的长期安全保存存在一些问题，出现了数字信息篡改、丢失、破坏等现象，为了提高数字档案的安全性，本研究对数字档案存在的问题进行了分析总结，提出有效的安全保存策略，加强对数字档案保存的有效管理，保证人们长期保存和获取数字档案信息的安全。

【关键词】数字档案；长期保存；安全

随着数字档案的广泛使用，数字档案安全保存问题逐渐出现，如何保证数字档案长期安全保存，满足用户对数字档案的需求与期望，是数字档案工作研究热点，笔者对数字档案进行了深入的研究探讨，总结了当前数字档案长期安全保存存在的一些问题，并提出针对性的安全有效方法，解决其中出现的矛盾，使数字档案保存工作更加完善合理。

1、数字档案长期安全保存中出现的问题

1.1计算机储存系统不完善。由于当前的储存技术不成熟，不能很好的解决数字档案长期保存问题。一般来说，磁盘的使用期限大约是五年左右，和纸质档案相比较，数字档案储存载体不长久，除此之外，计算机语言变化周期短，不同时期的计算机语言之间存在互换问题，很难保证长时间之后现行的计算机语言还可以还原档案内容。另外，数字档案的读取依靠计算机才可以实现，对数字档案长期保存带来很多问题，如计算机发生设备故障、瘫痪等，就无法读取数字档案。

1.2安全保存技术落后。计算机数据库的信息网络化十分先进，新的技术不断发展创新，产生更多的数字档案处理应用，对安全技术的要求越来越高，持续出现的安全隐患问题刺激着安全技术的不断强大。如今，数字档案保存系统中会有一些新的安全保存技术，如对用户进行身份验证、信息隐藏、数据加密技术处理等，但仍然不能确保数字档案长期安全保存。目前，数字档案从文件生成到文档保存，缺乏规范的安全管理制度，在高度复杂的网络环境中，需要构建一种完善的新型技术管理系统来提高数字档案长期安全保存。

1.3自我保护技术不足。计算机系统是由很多部分组成，每一个组成部分都有其中的不足之处，非常容易遭到破坏，其中数据资源极易被篡改、丢失。计算机系统的自我防护和安全功能十分不完善，信息易泄露、窃取，还存在着病毒的威胁，病毒极具危害，其广泛传染并且攻击性极强，致使网络病毒泛滥，导致计算机中的数字档案丢失的可能性加大。在数据的交流共享过程中也会造成数字档案保存丢失，造成数字档案无法准确恢复。

2、保证数字档案长期安全保存的有效策略

2.1建立完善的安全管理制度。安全管理制度的建立需要有系统化的工作分配，以方便观察监测数字档案整体运行情况，同时，也应该考虑数字档案的安全操作，考虑处理数字档案应用软件的安全性，加大对数字档案管理工作的投入，实现管理工作的统一进行，各部门的工作能够和谐地协调合作，提高工作效率，强化依法保护数字档案的重要性，对电子文档建立先考察后验收的工作流程，指定相关的管理负责人进行监管，实现对信息的安全管理。通过建立强大的网上监测技术来对计算机数字档案处理工作进行实时审计检测。对数字档案管理工作选拔精通网络信息技术的人才，可以有效解决数字档案保存过程中出现的问题，帮助处理数字档案管理中遇到的存储技术、加密技术、认证技术等一些技术难题。培养管理人员加强数字档案安全保护的意识，建立安全管理制度，对工作人员进行定期培训，提高工作人员数字档案安全保障技术水平，严格遵守管理制度，防止外来人员进入数字档案保存系统，避免各种窃取和破坏行为，提高数字档案长期安全保存性能。

2.2加强数字档案安全保存技术。加强对数字档案保存技术的优化更新，在档案信息发送时，通过运用信息验证技术确定对方身份，检验信息的安全性。采用一定的双重加密技术对数字档案进行保护，对于一些机密档案进行加密处理后再共享，接受方必须解密后才能够获取数字档案信息内容。严格控制服务器和管理系统的访问权限，利用用户验证技术进行用户认证，规定用户和管理人员操作权限，防止失误性的非法操作造成数字档案系统安全问题。采用计算机防火墙、防病毒技术，根据自身需要安装适合的防火墙系统，阻止网络黑客进行非法访问。安装正规途径的杀毒软件，并对计算机进行定期扫描和更新。建立局域网，避免数字档案接触互联网，尽量减少使用移动设备，安装病毒警报服务系统，保证整个网络数字档案系统运行机制安全可靠。

2.3完善计算机存储数字档案系统。计算机采用规范的存储载体，严格把控存储载体的材料质量，确保数字档案存储介质安全、稳定、耐久。从经济角度、实用性方面来看，光盘存储载体較其他存储载体更加成熟，性能更加稳定，并且具有随机读取、密集储存等优点。对于需永久保存的特殊珍贵的数字档案，应当拷贝至缩微胶片上，以利长期保存利用。选择合适的存储格式，通过法律法规制约电子文件的格式，降低数字档案对移动设备的依赖性，尽量选择比较通用的几种文件格式，以统一简单的文件格式储存数字档案，通过降低电子文件格式的使用种类，降低移动设备和系统更新带来的影响，方便电子文件长期保存，增加数字档案长期安全保存的可靠性。在日常的数字档案信息处理中，重视数据资源的备份与恢复，建立有效的数据备份和恢复系统，建议通过档案信息产生的数字资源进行定期备份，提高对数字档案的长期安全保存。

结语

随着科学技术发展速度的不断上升，数字档案的网络化应用越来越广泛，影响数字档案安全保存的因素越来越繁多复杂，提高了数字档案长期安全保存工作的难度系数。为了确保数字档案长期安全保存，不仅需要良好的储存载体，同时需要提高保存技术水平，加强技术管理，确保数字档案处于完善有效的安全保存系统中，满足用户需求，保证用户对数字档案的安全使用，促进数字档案工作的深入开展，推动档案保存的数字信息化，实现数字档案长期安全保存。

参考文献

[1]吴晶.数字档案信息长期保存问题研究[J].黑龙江档案，2011（02）.

作者简介

封寅霞（1986--）；女；籍贯：山东省龙口市。；助理馆员；本科；研究方向：档案管理.