对当前人事档案工作的几点思考

张燕北

[摘要]随着社会市场经济体制的逐渐完善，人事档案工作的重要性逐渐凸显，因此需要加强对人事档案工作的重视，并采取有效的措施提高人事档案工作的效率和质量。企业可以就人事档案进行人力资源管理工作，有利于实现企业人类资源管理工作的提升，是个人成长的历史凭证。在具体的人事档案管理工作中，需要加强对工作人员综合素质的重视，从而有效的保证人事档案工作效率和质量，有利于促进档案事业的蓬勃发展。现本文就对当前人事档案工作的几点思考进行探究，仅供交流借鉴。

[关键词]人事档案工作；思考；现状；对策

一、人事档案现状及存在的问题

1、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了斛，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。2、人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。3、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。4、档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。5、人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮椐，占地面积大，使用空间也不能完全合理应刚。

二、人事档案管理对策及思考

1、档案管理意识的增强。为了有效的提高人事档案管理工作的质量，需要强化人事档案管理工作意识，完善档案管理工作流程。在人事管理工作中，档案管理是一个重要的工作环节，与员工的工资福利和职称评定具有密切的联系，因此需要加强对人事档案管理工作的重视，加强对员工培训工作，从而使档案管理人员的综合素质得到全面的提升，并在一定程度上，提高员工的工作積极性和主动性，保证人事档案的真实性和完整性。另外，企业档案管理制度需要建立健全，重视档案资料的收集和整理工作的质量，从而为企业的发展提供有利的保障。

2、严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重人的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

3、建章立制，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

4、做好宣传工作。通过开展积极的宣传工作，人事档案管理工作人员的事业心和责任感能够进一步的提升，在具体的档案原始资料的收集和整理阶段，对档案资料真实性需要高度重视，能够保证原始档案资料的真实性，从而保障收入人事档案资料的完整性，进而有效的提升档案管理工作的效率和质量。在鉴别档案的过程中，工作人员需要具有严谨的工作态度，只有这样，档案的真实性和完整性才能够得到进一步的提升，对于职工人事档案工作在人资管理工作中的重要性需要做到充分的认识，并采取有效的措施改进和创新档案管理理念和管理模式，有利于档案管理工作效率的提升和业务素质的增强。

5、强化档案信息化管理。为了有效地提升人事档案管理工作的质量和水平，需要使用现代化的技术方式进行档案资源管理，这样一来，档案资料的整理工作效率就能得到较大的提升，同时档案资源的有效开发和合理利用就会得到实现。通过计算机网络技术的应用，能够完善档案资源存储和检索方式，从而促进档案资源的信息化管理，促进档案资源管理工作效率的进一步提升。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

三、结语

总而言之，科学规范的人事档案管理是现阶段企业进行人力资源管理的一个重要的管理手段，有利于提升人事档案管理工作的效率和质量，为企业的进一步发展提供有利的保证。在具体的人事档案管理工作中，管理原则应该设定为实事求是，促使人事档案管理工作顺应时代发的潮流，只有这样，人事档案管理工作的功能和作用才能得到充分的发展，有利于促进社会的进一步发展，同时还能够提升企业的综合管理水平，促使企业获取更多的社会经济效益。

参考文献

[1]卢华丽.加强事业单位人事档案管理工作的思考[J].生物技术世界，2015（09）

[2]王雪莹.事业单位人事档案的用途与研究[J].黑龙江史志，2015（13）