加油站资金风险内部控制体系设计

钱珏

摘要：企业在生产经营管理过程中时常会发生资金风险，资金风险与企业经营是难以避免并客观存在的，如何降低资金运作风险，是企业内部控制的主要课题。由于加油站点多面广，人员流动性大，支付方式日益多样化，作为特殊的服务性经营行业，其资金风险更为明显。当前，各加油站应根据当前经济形势和实际经营情况，制定并设计相应的资金风险内部控制体系，从流程和硬件管理等方面建立一系列风险防范制度，形成良好资金的运作体系，为加油站经营发展提供必要的参考依据。

关键词：加油站；资金风险；内部控制

加油站是成品油销售企业的终端销售网络，是石油企业的重要资金回笼源，在石油企业经营运转过程中据占重要地位。尤其是在当前车辆数量剧增的前提下，全国各地方加油站逐年增多，销售量呈快速提升趋势。随着成品油市场的不断发展，成品油的销售进入了全面市场化竞争时代。石油企业为了在竞争中保持优势、增大市场份额，不断扩大销售网点、增加加油站数量。因此，如果加油站资金管理不善，或是存在漏洞等，将会给石油企业帶来难以估计的巨大经济损失，加强加油站资金控制，构建科学合理的企业内部控制体系显得尤为重要。

一、加油站资金风险类别

当前，加油站遍布全国各城市地区，其网络布局不断扩大，销售业务逐年快速增长，进而对加油站资金管理提出了更加具体的高要求。为确保资金管理安全，分析影响因素，加油站资金风险主要分为：

其一，资金停留阶段的被攻击风险。加油站作为石油成品销售方，每天经营额颇多。虽然当前成品油销售企业绝大多数会与金融机构等合作采取了上门收款业务，但金融机构款车也只能每天来一次，而款车走后所收资金将滞留在加油站，这就带来了现金管理风险。资金在加油站滞留时间越长、滞留的数量越多，资金在加油站的风险则越大。

其二，网络监控不到位带来的资金风险。由于加油站遍布全国各大城市、高路、交通干道以及乡村城镇，其分布较广，点面较多。所以，对其进行实地监控虽然能规避一些操作风险，但舞弊风险难以监控到位。因此，只能通过利用规章管理制度等进行远程监控，同时，定期或不定期委派专门人员对加油站资金情况进行检查和核实。

其三，资金回笼可能带来的风险。当前绝大多数加油站都采取和实施了上门收款业务，但仍然有一些偏远地区没有金融机构愿意上门收款，或无法上门收款，这就使得加油站需要自行对资金进行送存或转存。而加油站资金自行送存主要以公交车、摩托车等交通工具为主，资金在途中的保障系数偏低，容易出现一定的资金回笼风险。

其四，资金赊销带来的风险。随着我国成品油市场的对外开放，社会个体加油站或地方炼油厂的加入，影响了企业在成品油整体销售市场的占有率和销售网络局面。一些加油站为了占据市场份额，抢占客户，完成相关业务量，其采取并实施了以短期赊销或定期结算方式来销售成品油，这样虽然抢占了较多客户，但也加大了资金的赊销风险。应收账款的金额越大、挂账时间越长，发生坏账损失的资金风险也越大。

其五，加油卡套取现金、套取优惠的风险。由于企业发展的需要，资金支付方式日益多样化，利用银行卡、企业加油卡进行促销活动的手段也日益增多，员工利用油卡进行套取现金、套取优惠的情况屡见不鲜，因此，对卡片消费的关注度也应逐步增强，分析其异常性，成为稽查资金风险的主要内容。

二、加油站各资金风险点防范

资金风险控制应遵循经济性原则为准，加强对资金风险点各环节进行全面管理，进而达到以最小投入来实现资金风险防范的目的。

第一，实现收支两条线。企业设立收入户与支出户，收入户形成封闭式资金管理，不得提取现金，当日银行收款全部归集，支出户按照资金计划下拨资金，用于日常支出。

第二，对收款权限的控制。加油站应确保每日所收资金的及时回笼，建立健全长效型低风险回款机制，通过利用金融机构优势，做好上门收款工作，核实上门收款人员与车辆的有效性。公司财务部门应促进加油站全面实施银行卡业务结算，避免发生大量现金交易，对加油站资金进行实时监控管理，

第三，货款销售环节控制。加油站经理应切合实际，明确和规范加油站每位工作员工的行为，保证不相容岗位的分离和工作人员之间监管：确保现场及时投币：投币式保险柜双人开启及钥匙密码分开保管。比如：加油站当班加油员在当班期间，应认真记录其当班期间每台加油机的品种、分加油枪起止数以及当班加油量、销售金额、开具发票情况等，确保加油机的零误差。加油站当班班长或值班经理应对交接班过程中的数据进行核实和监督，确认审核后确认并签字。同时，加油站财务部门赊销回笼稽核岗，应当每天对所收回资金情况进行审核，将加油站销量表数据与当班记录数量进行比对，确保销售额、销售量与资金收到数目一致，发现问题及时处理。在信息化时代高度发展的今天，运用ERP系统管控销售环节的现金、油卡及往来款项尤为重要。

第四，制定预收账款管理制度。加油站预收账款往来管理，应当由站经理与油站财务人员共同管理，收款时两人同时在场，并确认签字和登账，站经理应定期对本加油站预收账款进行核实。同时，站经理还要定期或不定期对回笼资金进行核实。根据自身加油站实际经营和管理情况，将资金管理制度细化，按不同类别进行分类，并列成详细表格进行评比，所核实出的结果应同加油站实际经济收益相关联。对加油站资金监管应涉及到其经营的各个环节，做到全方位的资金监管控制，并由财务部门集中处理，达到最终的审计目的。

第五，加油站货款风险控制。随着金融体系建设的不断完善，加油站经营应全面推进保险制度来实现风险的转嫁。对加油站资金风险进行全面的了解和分析，充分意识到风险可能存在的方方面面，准确计量风险，并采取针对性的风险控制措施，进而控制其贷款风险的发生。

三、加油站资金风险内部控制体系设计

（一）加强与金融机构之间合作

由于加油站网点分布较散，资金回笼和划拨必须依靠金融机构来实现和完成，所以加油站应当与金融机构之间建立合作、共享的良好关系，确保加油站资金运作申通。合作内容主要包括：上门收款、网上转账、资金实时追踪以及Pos机结算业务，全面实现无资金管理。

（二）建立投币保险柜管理制度

加油站属于服务性行业，其资金流动量较大，且由于其行业性质特殊，经营时间为24小时，来往人员极其复杂。为了有效防范加油站可能出现抢劫、盗窃等事件发生，除提高工作人员的自身保护和防范意识之外，还应改善加油站外部硬件设备构建，并安装自主投币式保险柜。投币式保险柜只能存放营业款，不能作其他用途，营业款只能存放在投币保险柜中，不得存放在其他场所。投币保险柜钥匙和密码必须分人保管，站经理保管保险柜外柜上部钥匙：油站财务人员保管密码和里门下柜钥匙，前庭主管保管里门上柜钥匙。加油站财务管理人员只能在交接班、清点营业款、营业款交存银行、公司检查时才能打开保险柜，加油站负责人（或其指定人员）、营业款交接人员在旁监督，同时做好开柜记录。加油站打开投币式保险柜时，应当先拉窗帘、关防盗门，礼貌请出非相关工作人员。保险柜从打开、清点、封包、关闭的整个过程至少保证两名或两名以上相关人员同时在场，并在监控录像中能回放从打开、清点、封包、关闭的整个活动过程。

（三）明确加油站资金管理的岗位职责

加油站经理是加油站资金管理的第一责任人，应严格执行公司关于加油站营业资金管理的各项制度、规定，并监督加油站营业资金的内部交接，并对交接结果进行确认。加油站财务管理人员是加油站财务管理的主要办事人员，负责加油站营业资金的收集、整理、清点、缴存，并负责加油站资金相关账册、表单的填制和核对。

（四）财务部门对营业款的监控

各级财务部门应利用资金管理平台对加油站营业资金的回收入账过程进行监控，应至少每周对系統内的缴存单进行分类检查分析，并与相关的财务账进行分析核对。每月应按加油站，逐笔核对“其他货币资金”科目余额，与对应缴存单核对相符，次月跟踪入账，确保账账相符、账实相符。独立或协同其他相关部门定期或不定期对下属各加油站的营业资金管理情况进行现场检查。才能实现全面监督和保障资金安全。

（五）其他资金安全设施配备及管理

加油站应配备与110联网的报警系统与电视监控系统。电视监控系统应覆盖收款台、保险柜、清点款项地点等范围。为减少收取假钞风险，加油站必须配备符合要求的点钞验钞设施。新建加油站或接收后需改扩建加油站，在新建和改扩建过程中要将加油站投币式保险柜、防盗门窗、报警器、摄像监控系统等安全设施的配备和安装纳入新建项目或改扩建项目中统一管理，以保证加油站营业后的现金保管安全。公司财务部门要积极参与加油站建设过程中的资金安全设施的设计、施工、安装和验收。特别是营业款投币保险柜的配置，分公司财务部门要全程跟踪保险柜安装验收。在日常管理中，加油站应每日巡查设施运行情况，发现问题及时上报，分公司财务部门要牵头协调相关人员及时组织维修，完善硬件设施配置，降低资金盗抢风险。

（六）提高加油站管理人员综合素质

石油公司应当每年定期对加油站管理人员进行专业知识培训，提升加油站站长、核算员等工作员工专业知识能力和业务水平，提高加油站管理工作人员职业道德和法制常知。

（七）加油站资金损失的追索和上报

对于加油站发生的因工作人员未正确履行工作职责造成的资金损失，如跑单短款、赊销短款、假币短款、所收支票无法入账、被骗损失、其他无因短款等，应由直接责任人限期追索，无法追回或到期未追回的款项，由直接责任人全额赔偿。对于加油站发生的因工作人员违法犯罪以及资金缺失相关责任人失踪或因自然灾害、事故灾害、被抢被盗等造成的资金损失，加油站负责人或加油站财务管理人员应于发现或发生的第一时间报告财务部门。加油站负责人或加油站财务管理人员不能履行或不履行上报职责的，加油站其他人员应在第一时间报告财务部门。财务部门在接到加油站资金损失报告后，应立即协同有关部门共同对事实进行调查认定，确定资金损失性质、责任人、负责追索部门等，并根据调查认定结果进行相应处理。各公司财务部门一旦发现发生或可能发生资金损失事件，财务部门负责人应采用口头或书面报告方式，第一时间向财务处及主管领导报告，并采取必要的措施，防止或者减少损失？

（八）营业款管理的稽查与考核

成品油公司应建立加油站资金稽查与考核制度，制定具体加油站资金检查方案，内容应包括资金安全、基础工作、发票管理等方面，定期或不定期对加油站进行资金稽查与考核；财务部门应定期或不定期组织开展加油站资金管理稽查工作。每次开展加油站资金管理稽查工作应形成稽查报告，对稽查出的问题要制定整改方案及整改时限，及时对问题进行整改。

综上所述，加油站资金风险的内部控制体系设计，是一个复杂的过程，同时也是一项长期的处理工作，企业需要根据加油站内部变化而不断调整和更新相关资金风险防范策略，同时还要针对外部因素转变，对风险前进行预防、风险中实施控制和风险后采取措施，进而来实现和确保加油站资金体系正常运行。