试论信息时代会计档案管理工作的发展机遇与制约因素

吴春艳

摘 要：信息时代的到来给各行各业的发展都带来了一定的影响，对于会计档案管理工作而言，在信息化环境下面临着前所未有的机遇，同时也面临着一些制约因素需要相关部门不断改进会计档案管理工作模式，实现会计档案管理工作的信息化发展。本文主要对信息时代会计档案管理工作的发展机遇与制约因素进行了阐述，并针对信息时代会计档案管理工作提出了几点发展路径。

关键词：信息时代；会计档案管理；发展机遇；制约因素

会计档案是反映会计实践活动的历史记录，是一个企业或单位经营发展历程的凭证和宝贵资源。在新的社会发展时期，市场经济得到了空前的发展，再加上科学技术的快速发展促进信息时代到来，在这样的社会环境下，会计档案的内容和载体等都发生了很大变化，这给会计档案管理带来了巨大的冲击，同时会计档案管理也开始面临新的发展机遇和挑战。会计档案管理部门和相关工作人员要充分认识到目前会计档案管理现状，并结合当前社会发展形势不断改进和优化会计档案管理工作，抓住机遇，迎接挑战，真正实现会计档案管理的信息化管理，使会计档案资源在现代化的经济建设和社会发展中发挥其应有的作用。

一、信息时代会计档案管理工作的发展机遇

首先，信息化环境下的会计档案管理工作需要对现有的会计档案资源进行信息化和数字化处理，主要是通过对档案实体和纸质资料的影像化、电子文档录入和数字编码等来实现。同时，在现代计算机技术的支持下，相关部门可以依靠计算机或移动硬盘的强大存贮功能实现会计档案的信息化存储，这很好的解决了原来会计档案资源不能长期存储、保存困难的问题，非常有助于那些宝贵历史资料的保存。其次，信息时代的到来使得信息化成为了会计档案管理工作发展的一个重要趋势，这也是会计档案管理工作面临的一个重大机遇，相关部门和工作人员开始利用现代信息技术手段开展档案管理工作，使得整个会计档案管理工作的效率和质量都可以得到大幅提升，实现会计档案管理工作的现代化发展。另外，在信息化环境下，现代科学技术给会计档案管理工作的的检索利用带来了便利。在传统的人工管理阶段，会计档案检索需要档案管理人员去翻阅存贮编目或清单，工作效率很低，而信息时代的到来使得会计档案管理人员可以利用现代信息技术对会计档案进行信息化编目并建立数据库，为会计档案信息检索和利用带来了便利。同时，通过计算机和信息化手段对会计档案资源进行分析处理，也更容易产生一些有决策参考价值的结果，非常有助于经济的建设发展。在信息时代，會计档案管理部门和人员要充分利用这些机遇，不断改进和优化会计档案管理工作模式，提升会计管理工作质量。

二、信息时代会计档案管理工作的制约因素

（一）信息化环境的不稳定容易造成会计档案安全威胁

在信息时代，会计档案经过数字化和信息化处理之后是存储在磁性介质或光盘上的， 这些信息载体由于其物理特性，很容易受到损害而导致会计档案丢失的状况，另外，会计档案信息化管理软件出现问题、计算机故障或者工作人员操作不当也可能导致会计档案信息被无意删除，这对新时期会计档案管理工作的安全性造成了威胁，也是制约会计档案管理工作发展的一个关键因素。因此在信息时代，相关工作人员必须要重视会计档案资源管理所需的信息化环境建设，定期对会计档案进行备份，防止会计档案丢失或损坏而给企业或单位造成不可挽回的损失。

（二）信息时代对会计档案管理人员提出了更高的要求

信息时代的到来需要越来越多的复合型人才的支撑。对于信息化环境下的会计档案管理工作来说，需要一批高素质的会计档案信息化管理专业人才，而人才的缺失正是现阶段会计档案管理工作面临的一个重要挑战。在信息时代，会计档案管理工作不再是简单的技术工作，而是需要会计人员既具备档案管理工作所需的专业化理论知识和技能，又要具备必要的计算机技能、外语水平以及现代化设备综合应用能力等， 才能满足信息时代会计档案管理工作的需要。

三、信息时代会计档案管理工作的发展路径

面对信息时代给会计档案管理工作带来了机遇和挑战，会计档案管理部门和工作人员要采取积极有效的措施，不断改进和优化会计档案管理工作模式，实现会计档案管理工作在信息时代的科学发展。本文主要阐述了以下几条发展路径。

（一）完善信息化环境下的会计档案管理制度

信息时代的会计档案管理工作不同于传统的会计档案管理，需要一套更加科学完善的制度作为保障。首先，会计档案管理部门要建立完善的会计档案保管制度，包括对原有纸质档案资源的保管以及对硬盘、磁盘等会计档案信息载体的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期对会计档案进行备份，防止由于介质损坏或计算机故障造成的会计档案损坏或丢失。另外，在信息时代要完善会计档案管理使用制度，在查阅和使用会计档案时要严格按照相关制度来进行，必须做好相关的审批登记工作，保障会计档案的完整性和安全性。

（二）提高会计档案管理人员的综合素质

信息时代给会计档案管理人员提出了更高的要求。首先，会计档案管理工作要具备会计档案管理所必须的专业知识和技能，其次还要具备较高的职业道德素质和责任感，严守工作准则，保守会计档案机密。此外，会计档案管理人员还要具備必要的信息素养和计算机操作技能，以满足信息化环境下的会计档案管理工作的要求。

（三）优化会计档案信息化管理工作流程

信息时代的会计档案管理工作更加复杂，涉及的范围和内容也更加广泛，需要相关部门优化工作流程才能使得会计档案信息化管理工作质量得到提升。第一需要规范会计档案归档程序，严格按照相关规定进行会计凭证、账簿、会计报表等会计资料的收集整理和存储；第二，利用现代信息技术手段进行会计档案资源的数字化和信息化，并建成科学的检索目录和档案数据库；第三，对会计档案进行定期备份、检查，设立备查登记本并认真登记备份时间、数量及保管方式，同时对于有问题的计算机或会计档案存储介质进行检查更新，防止档案资源损坏或丢失；第四，建立严格的会计档案查阅使用制度，科学的开展会计档案的查阅使用，以提高会计档案管理工作效率。

参考文献：

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