基于新时期党务档案现代化管理的思考探究

刘枳含

摘 要：随着我国科学技术不断发展，人民生活水平日益提高，党务档案管理也进入到了现代化，但是在管理工作中也出现了一些问题，例如没有统一的标准和规范，相关管理人员没有先进的管理思想，管理思想已经僵化，再加上软件和硬件设备薄弱，因此工作效率低。下面就结合上述的问题，提出有效的解决方案，希望给有关人士一些借鉴。

关键词：新时期；党务档案；现代化管理

在新时期由于科学技术的进步，传统的党务档案管理已经不适应现代环境，因此催生了信息化的党务档案管理，其根本变化就是档案管理模式以档案实体的管理变为对档案信息的管理，为了达到这一目的，就要使用先进的管理技术，在管理人员长期工作中总结经验。在使用现代化信息设备的时候，要及时进行相关技能的培训，从根本上提高党务档案管理的现代化水平。

一、分析当前党务档案管理面临的问题

（一）没有统一的管理标准

由于没有这方面的经验，大多数部门在党务档案信息化管理建设当中，基本都比较重视引进先进的通信设备，使用大量资金购买当时较为先进的计算机系统，也就是比较重视硬件设备的引入，但是没有建设信息化管理制度，因此虽然设备比较先进，但是由于管理标准不统一，造成有路无车的局面，这方面的落后致使管理工作不能落实到位，虽然也投入了大量的资金，但是在短时间内还不能发挥其实际作用，因此要在引入设备的同时，建立现代化的管理制度，统一进行管理，提高管理人员水平，让二者有机的结合到一起，最终才能提高这方面的管理水平。

（二）没有先进的管理知识

在进行档案管理现代化过程中，由于很多管理人员都是老员工，虽然这方面的经验丰富，而且操作熟练，但是由于技术发展很快，对应的管理方法也有很大变化，有些改变一般人都想象不到，因此如果不对这些管理人员进行培训和再教育，那么在操作管理上会有很大障碍。除此之外，由于这些老员工，知识结构已经开始老化，因此在思想层面认识不到位，对现代的管理理论、管理原则，以及管理方法都不熟悉，甚至对电子文件的形成也不了解。另一方面，这对年轻的管理人员而言，其虽然了解电子计算机技术，但是相对而言，其不了解档案管理基础知识，对相关的管理原则和管理环节也都一知半解，没有足够的熟练程度，如果在以后不能及时有效的解决这一问题，将会严重制约整个档案管理事业的创新和发展。

（三）对软件系统的应用不到位

为了达到信息化管理，一般都先进行硬件设备的引进，但是实践中也发现，当安装完硬件设备后，并没有充分的利用其功能，一般都是以单机上网为主，进行简单的搜索和查询，对于软件的作用没有充分认识，也没有充分发挥这些软件的作用，除此之外，由于一些人员不懂这方面的知识，在引入完设备后才发现信息化软件和原有软件不能相互兼容，有些软件不能进行升级，那么投入的成本就非常高，不利于以后的发展。

二、新时期党务档案现代化管理技术分析

（一）必须统一管理设备

在技术不断发展中，对档案进行信息化管理，根本就是要把纸质档案信息变为数字化信息，这不仅是信息形式的变化，之前死板的信息变得灵活多样，当使用时在信息资源中直接提取即可，让资源变得有生命力。通过网络技术就可以做到这一点，第一，就是要统一管理设备，让党务档案管理部门都有统一的设备，这样在信息交流，信息传递中就畅通无阻。统一管理设备之后，在进行管理中就可以实现党务档案自动全文存储、自动编目和检索、计算机辅助立卷等，不仅节约了大量的人力物力，而且提高了工作效率，保证该部门在发展中的活力和创造力。让设备型号一致，在该部门实现全面覆盖，在信息交流上就不存在问题，这是党务档案信息化管理的基础和保障。另一方面，由于各个单位党员人数增加，再加上事务繁忙，因此档案管理工作人员的压力非常大，其信息存储量必定有限，而引入现代设备，使用现代管理技术后，其几乎可以无限制的进行信息存储，尤其是光盘存储系统，有着非常高的工作效率。

（二）建立统一的管理制度

在管理工作中，如果没有统一的管理制度，那么当发现问题后，就找不到责任主体，直接影响管理的效果和力度，在党务档案信息化建设过程中[1]， 必须结合现在的实际情况分析，针对目前存在的上述问题，有针对性的建立统一、规范的管理制度。建立该制度时，相关人员有必要参考《电子文件归档与电子档案管理办法》中所制定的要求[2]，建立有利于现代信息化建设的管理制度。建立制度要明确几点目标，第一就是要完善和健全党务档案管理业务流程，对所有的技术操作进行标准化[3]，在档案管理环节中，应该细化每一个步骤，让工作人员形成良好的工作习惯，从而提升工作能力，避免出现错误。第二点，必须建立安全措施，文件在存储过程中，面临很多危险，容易造成信息的泄流，这些信息的重要性不言而喻，为了保证电子党务档案的安全性和完整性，必须设立安全管理措施，提高信息的安全性，避免信息的泄漏。

（三）加强管理队伍的建设

在进行任何管理工作时，人的基本素质是决定工作成败的关键，因此必须重视管理队伍的建设。使用计算机技术，在网络上可以实现对信息时代文件的著录、 辅助立卷、信息网络传递、自动登记、检索、归档等，针对这一情况，如果相关管理人员不了解电子文件的特点，不清楚全程的规范化管理，那么势必会阻碍该技术的发挥，降低信息化管理的作用，不利于该项工作的进一步推进。只有了解计算机系统，掌握网络安全防护知识，这样才能胜任这个岗位，有效保护文件信息的安全性和完整性。

三、总结

通过以上的分析得知，在新时期进行党务档案现代化管理工作时，不仅仅是引入先进的计算机设备，安装先进的系统软件，还应该建设一支具有现代化知识，懂得信息化管理的人员队伍，提高每一个管理人员的工作水平和责任心，这样才能从根本上进行现代化管理。因此必须把基础打好，从现在存在的问题出发，以解决问题为导向，以提高管理效率和质量为目标，这样才能做好这方面的工作。

参考文献：

[1]陈愉.基于新时期党务档案现代化管理的思考探究[J].文学界：理论版，2012（8）：383-383.

[2]闫亚平.做好新时期社会福利事业干部职工档案管理工作的思考[J].中小企业管理与科技旬刊，2012（7）：58-59.

[3]储蕾.简单·实用·高效——企业文书档案管理流程优化的几点思考[J].山西档案，2010（6）：21-22.