浅析声像档案的管理和应用

李成兰

摘 要：与纸质档案相比，声像档案的建立、保管、使用等条件比纸质档案要求更严格。因此应重视对声像档案的作用和特点的宣传，通过采取形式多样的宣传，进一步提高单位职员对声像档案重要性的认识，为声像档案的存管和利用发挥积极作用。

关键词：声像档案；问题；对策

随着社会进步和科技发展，声像技术开始成熟并广泛地涉及到当今工作和生活当中。与纸质档案相比，声像档案的建立、保管、使用等条件比纸质档案要求更严格。因此，建立和形成一套科学合理的声像档案应用机制就显得尤为重要和必要。

一、声像档案的概念

声像档案是指主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录本单位在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。

概括而言，声像档案具有以下特点：可以音画同步将档案内容呈现在阅读者面前，直观性生动而强烈；将纸质档案需用若干文字表述的内容以极短的音像表现，生动而真实；可以随时复制和转换，并且携带方便，利于储存和传播，提高工作效率；因为声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，所以，声像档案受制于温湿度、灰尘等环境影响，保管的要求比纸质档案要高。

二、声像档案管理存在的主要问题

1.缺乏管理制度，档案管理有名无实

由于不重视，致使声像档案管理没有形成切实可行的制度，或者即便有了制度也不够规范落实。这就使档案管理者无章可循、不以为是，就会出现档案管理混乱、档案损坏缺失等现象。

2.管理人员不专业，声像档案受损

由于声像档案属于科技产品的一员，要求管理者具备一定的专业知识，为档案管理创造适宜存管的内部和外部环境。但是，有些单位由于轻视，将纸质档案和声像档案的管理混为一谈，结果造成声像档案受损与缺失。

3.存管条件不符 ，档案保存内容不全

与纸质档案不同，声像档案需要具备相应的装具和环境条件，如果还将其按照纸质档案一样对待，这种换药不换瓶的做法就会影响声像档案的保管质量。由于档案管理人员缺乏专业知识，收集档案时疏忽大意，往往会出现有音无像、有像无音、缺少必要的文字说明或文字说明不完整等现象。

三、声像档案的管理和应用的对策

目前，声像档案愈来愈展现出纸质档案不可替代的魅力，这就对声像档案管理者提出了新的课题，对于如何科学建立声像档案及科学合理的管理及应用机制，建议如下：

1.建立规章制度，提高管理者的专业水平

根据本单位实际，制定一套切合实际的管理制度进行规范，根据管理制度细化档案管理中的程序。如对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，防止分散流失，杜绝归为己有；对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定等。

另外，对档案管理者通过培训学习等方式提高业务能力，使声像档案管理形成有章可循、档案管理者专业匹配，为确保质量声像档案归档提供有效保障。

2.确定归档要求，明确收集范围

档案管理部门需配备专用档案库（柜、架），根据档案管理制度统一管理本单位声像档案，确保声像档案的安全与完整。档案的声像资料应是原版原件（特殊情况下可接收复制品）。档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

此外，所有归档的声像资料需由形成部门编写文字说明（包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影者等），编写文字说明需要做到：准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；照片的自然张、录音（像）带按案卷编写文字说明，一组声像资料联系密切的应加文字说明；文字简洁、语言通顺；时间用阿拉伯数字表示。

声像档案的收集范围主要包括：反映本单位主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；各级领导人和著名人物参加的与本单位有关的重大活动的声像资料；本单位有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；涉及本单位和本系统权益的声像资料；其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；其它具有保存价值的声像资料等。

3.改善保管条件，保障档案质量

根据声像档案的材料需要恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等特点，改善和提高档案存管环境条件，具备适宜保管声像档案的环境。建立一个硬件达标的声像档案管理室对声像档案的存管质量具有十分重要作用，是管理好声像档案的基础和必须。

4.做好声像档案整理，提高对声像档案重要性的认识

声像档案的整理，应遵循有利于保持声像档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。可按载体类别、年度、问题分类，保持分类方案的稳定。照片档案以册为保管单位，录音、录像、光盘等以盘（盒）为保管单位进行整理。声像档案应按照全宗、保管期限、年度、问题相结合的方式进行分类、排列及编制档号。声像档案保管期限分为永久、长期、短期，保管期限的划定应参照相应纸质档案的保管期限确定。声像档案应编制档案目录。照片档案以册为单位编制目录，每一册内应有卷内目录；录音、录像、光盘等声像档案，以盘（盒）为单位编制目录。档案入库前要对声像档案进行检查、验收。对受到污染的照片要进行必要的技术处理。

在做好以上工作的同时，应重视对声像档案的作用和特点的宣传，通过采取形式多样的宣传，进一步提高单位职员对声像档案重要性的认识，为声像档案的存管和利用发挥积极作用。

（作者單位：临沂市兰山区社会保险事业管理办公室）