大数据时代背景下的档案管理探讨

韩冠军

摘 要：大数据时代下给档案管理带来了新的发展机遇，同时也使档案管理面对着更加艰巨的挑战，所以在大数据时代下，如何处理好档案管理，是需要得到广泛关注的。本文从大时代背景下档案管理的优势出发，分析了大数据时代背景下档案管理面临的挑战，最后提出了优化大数据时代背景下的档案管理的策略。

关键词：大数据时代；档案管理；问题；对策

一、大数据时代背景下档案管理的优势

（一）大数据时代背景下的档案管理保障了档案数据信息的完整性。目前，从政府机关到企事业单位都建立了档案数据库来解决巨大的档案管理工作，但是，由于数据的不断增多，而档案数据库的容量有限，就会出现档案数据库储存已满的问题，所以在录入新的档案信息就必须将原本已经录入的档案信息进行删除和销毁，使得大量的档案信息缺失，导致档案信息不完整，为日后查找需要带来不便与困扰。而大数据时代背景下的档案数据管理，由于大数据技术的迅速发展，解决了档案数据库存储空间有限的弊端，档案管理中的各种数据信息可以大量贮存以及可以备份保存，这大大的保障了档案数据信息的完整性。

（二）大数据时代背景下的档案管理使档案数据信息利用变得方便与快捷。传统的档案管理多以纸质档案和电子档案的形式进行管理，这就使得档案数据信息的利用十分的繁杂，查找纸质档案和电子档案需要耗费大量的时间与精力，甚至是金钱[1]。这不仅让档案管理人员的工作量加大，而且查找的效率相对较低。大数据时代背景下的档案管理，档案数据信息进行有效的存储与分析，而且运用了云计算机技术，使得查找者可以快速的检索到自己需要的档案管理信息，使得档案数据信息利用变得方便与快捷。

二、大数据时代背景下档案管理的挑战

（一）大数据时代背景下的档案管理给传统的档案管理带来了很大冲击。传统的档案管理主要是对于各类档案进行分类处理，而在大数据时代背景下的档案管理是将各类档案数据信息交织在一起的[2]，这就要求档案管理者在有原本档案分类处理的能力之外，还要具有极强的决策能力、信息识别能力以及信息发现能力，而这对传统的档案管理来说具有很大的冲击。

（二）大数据时代背景下的档案管理要求对管理工作做出改变。大数据时代背景下的档案管理进入大数据时代，这就表明档案数据信息的量在飞速的增长中，这就使得原有的管理手段和管理方式不能够满足在大时代背景下的档案管理的需求。因为在大数据时代背景下的工作重点是对所存储的信息进行专业化得处理与分析，来发掘档案数据信息中蕴含的深层价值，而不是传统的档案管理要做的档案数据信息的存贮。因此，在大数据时代背景下的档案管理要求了档案管理者对管理工作做出改变，来满足大数据时代的档案管理需求。

（三）大数据时代背景下的档案管理对档案管理人员有着更高的要求。大数据时代背景下的档案管理工作不断的专业化、多元化以及开放化，而且涉及到与计算。大数据时代背景下的档案管理的档案收集、档案管理以及档案的利用都在不断的改进与改变，而档案管理的这些改进与改变，对档案管理工作者的管理理念、管理专业能力、以及档案处理技术等都有着更高的要求，需要档案管理者的管理能力能够跟上大数据时代档案管理的发展需求。

三、优化大数据时代背景下的档案管理的策略

（一）优化档案管理人员结构，提高档案管理人员素养。大数据时代背景下的档案管理对档案管理人员的管理理念、管理专业能力、以及档案处理技术等都有着更高的要求，一次档案管理部门的主管者应该要加大对在职档案管理人员的培训，改变档案管理工作人员的原有工作理念，并提高档案管理人员的专业能力，使得档案管理工作者能够适应和符合大数据时代背景下的档案管理对管理人员的要求，来更好的进行档案管理工作。通过对在职员工的培训不仅可以促进管理员工的档案管理能力的培养与发展，而且可以使得大数据时代背景下的档案管理进一步的多元化、专业化以及开放化。同时，档案管理部门的主管要招录现代专业化高素质管理人员，来优化档案管理管理人员结构，通过招录现代化专业化高素质管理人员，来更好的进行大数据时代背景下的档案管理，使得档案管理工作能更加顺利、专业。

（二）完善大数据相关技术在档案管理中的应用。为了档案管理工作在大时代的背景下更进一步的优化与发展，就必须要完善大数据相关技术在档案管理中的应用。这就需要，档案管理部门积极与大数据公司或者机构进行合作，在大数据公司的技术支持下，结合本档案管理部门的实际情况，开发设计出适合本档案管理部门的大数据技术和工具，来满足本档案管理部门的发展需求。在大时代背景下的档案管理还与云计算、云储存以及虚拟技术有关，因此为了档案管理更好的发展，还必须与这些技术部门进行合作，在大时代背景下的档案管理中应用到的相关技术都可以得到专业的技术支援，进而不断的完善，使得档案管理工作可以更加有效的、高效的、高质量的进行。

（三）严格大数据时代背景下档案管理的准入制度与监管制度。大数据时代背景下的档案管理，与传统档案管理相比有着很大的优势，同时也面临着很大的挑战。大数据时代下的档案管理数据信息变得的更加多元、更加开放、以及更多，因而在对档案数据信息管理过程中会存在着许多安全性风险，这就要求了必须严格大数据时代背景下档案管理的准入制度，并且加大对档案管理工作的监管，建立监管制度。通过严格大数据时代背景下的档案管理准入制度以及监管制度，可以进一步的保障各类档案数据信息的安全性，并且对各类档案数据信息进行全面的保护，有效的避免在大数据背景下的档案管理数据信息的安全性风险，保证档案数据信息不会被轻易的泄漏或者丢失。另外，要及时的更新档案管理信息化技术，防止出现漏洞使得黑客或者不法分子入侵，造成档案数据信息的泄漏、损毁，并要对机密性的档案数据信息进行专门的加密保护措施，来进一步的提高对档案数据信息的安全保护。

四、结束语

在大数据时代背景下的档案管理，对档案管理的发展和改进来说有着很重要的作用与意义，但是同样也使得档案管理面对着不少的问题，这就需要档案管理部门针对性的提出解决方案，来不断的优化大数据时代背景下的档案管理。

参考文献：

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013，06.

[2]邢蕾蕾.大数据时代下档案管理发展的有效途径[J].科技展望，2014，21：245.