智慧档案馆顶层设计研究：总体架构及运行机理

莫家莉 史仕新 许 杨 /攀枝花学院

1 引言

智慧档案馆是以运用新一代信息技术为基本手段，以全面感知、智能协同、深度融合为运行基本方式，以提高档案管理和服务效益为基本目标，以实现档案事业可持续发展和促进人的全面和谐发展为根本目标的档案信息化的高级形态，是未来档案馆发展的必然趋势。目前，国内智慧档案馆研究尚处于理念借鉴和实践探索的初级阶段。理论研究主要集中在基础理论（杨来青，2015）、信息技术（薛四新等，2014）、信息服务（吴薇，2015）、信息资源建设（吴加琪，2015）等方面，存在基础理论研究薄弱、片面强调应用技术研究、缺少系统理论研究、研究深度有限、缺乏可操作性模型范式等问题。在实践方面，青岛、上海、深圳、天津、丽水等城市已将智慧档案馆建设列入智慧城市建设规划，随城市建设同步推进，但国家层面的统一规划和全局部署尚未形成，处于各自为政、分散建设的状态。鉴于此，本文从全局与战略的视角出发，构建一个“智”与“慧”有机结合，集成文化价值理念、资源、技术、管理、制度、安全和应用服务等子系统的智慧档案馆顶层架构模型，阐明其运行机理，以期为智慧档案馆建设提供理论指导、方法支撑和应用范式。

2 智慧档案馆顶层架构模型构想

智慧档案馆顶层设计是将顶层设计的方法和理念运用到智慧档案馆发展领域，以智慧档案馆建设与发展的核心目标为统领，以需求分析为基础，从全局和战略的视角出发，运用系统集成的方法，统筹考虑和协调智慧档案馆的各层次和各要素，对智慧档案馆的基本架构及其内部要素有效组合运行的动力机制、建设机制和发展机制进行总体的、全面的集成规划和设计。它具有高端战略性、整体系统性、统筹协调性、具体可操作性和动态发展性等特点，是规划设计与实践之间的“蓝图”，能避免建设过程中各自为政的混乱无序。

智慧档案馆的建设和发展要深化应用大数据、云计算、物联网、移动互联网等新一代信息技术，推动人与人、人与物、物与物间的全面感知和互联互通，推进信息技术与档案业务的深度融合，在业务流程再造基础上实现应用集成、系统整合和资源共享，确保为党政机构的决策支撑、社会大众的档案利用、档案部门的档案管理等各种需求做出智能、高效、泛在的支持和响应服务。因此，智慧档案馆的顶层设计要以“智”与“慧”结合为持续发展动力，要以党政机构、社会公众、档案管理部门等主体为中心，要以提高档案管理和服务效益为基本目标，要以最大限度开发、整合和利用资源为核心，还要基于资源、技术、管理等多层结构。基于以上考虑，本文构建一个“3层7子系统”集成的智慧档案馆顶层架构模型（见图1）。

图1 智慧档案馆顶层架构模型图

3 智慧档案馆顶层架构模型解析

3.1 核心层

模型核心层由文化价值系统构成，具有凝聚力、向心力和渗透力，是智慧档案馆顶层架构模型的“灵魂”，也是智慧档案馆“慧”的来源，是系统共同行动的文化价值基础。

文化价值系统是智慧档案馆顶层架构的核心。正确认识“智慧”是研究智慧档案馆顶层设计问题的逻辑起点，也是智慧档案馆立根固本之基。基于“数据→信息→知识→智慧”构成的金字塔式信息链模型，揭示了信息链资源由低级向高级跃进的过程，其中“智慧”置于顶层，“是人类所表现出来的一种独有的能力，主要表现为收集、加工、应用、传播信息和知识的能力，以及对事物发展的前瞻性看法。”[1]可见，智慧是知识的应用和生产性使用，有信息、有知识不等于有智慧，只有当信息和知识与人的应用实践和思考创造结合起来，才能被称为智慧。因此，可以说智慧档案馆的“智慧”关键来源于人的创造，其“智商高低”取决于档案管理者和利用者的智慧程度。新一代信息技术的应用为智慧档案馆“智慧”的实现提供了基本手段，改变了政府、组织和公众相互交互的方式，通过人与人、人与物、物与物间的全面感知和互联互通，使得人们面对各种社会需求能做出更明智的决策。因此，智慧档案馆的建设和发展应是“智”（侧重于智能化、自动化）与“慧”（侧重于人文化、创造性）的协同和融合发展，其以人为本的人文理念基础，决定了智慧档案馆顶层设计的核心层由文化价值系统构成。文化价值系统作为潜在的价值观、信仰和原则，具有强大的凝聚力、向心力和渗透力，能通过影响人的行为和心智模式进而影响智慧档案馆的组织运作，是智慧档案馆“慧”的根源和内生核心竞争力。建立以“创新、协同、开放、共享、绿色”为核心理念的文化价值系统，将有助于促进智慧档案馆的可持续发展。

3.2 支撑层

模型的支撑层由资源系统、技术系统、管理系统、制度系统、安全系统五个子系统构成，它们的创新、协同、开放、共享与绿色行动，既是核心层的文化价值实践活动，又构成了整个系统运行的强大支撑条件与良好运行环境。

3.2.1 资源系统是智慧档案馆顶层架构的基础。资源观念会随着技术的发展而不断丰富，智慧档案馆反映了不同的技术突破，也反映了不同的资源倾向，资源系统是由人力资源、物力资源、财力资源、技术资源和信息资源等核心要素构成的宏观资源系统。其中人力资源外延由档案工作者扩展至社会公众，智慧档案馆双向交互模式的运用，为社会公众参与档案产品和服务的全过程提供可能，是智慧档案馆“智力”因素的重要来源；物力资源包括工程性基础设施和硬件基础设施，是智慧档案馆建设的基础设施支撑；技术资源包括以大数据、云计算、移动互联网和物联网四大核心技术为代表的ICT技术，是智慧档案馆建设的技术支撑；信息资源包括自建自采信息和部门交换信息，是智慧档案馆“智慧思考”的基础。

3.2.2 技术系统是智慧档案馆顶层架构的关键。新一代信息技术的出现和信息社会的发展是智慧档案馆建设兴起的根本原因。智慧档案馆的综合应用系统设计既要与实体档案馆和数字档案馆对接，又要在自动化、智能化和人性化等方面扩展其功能。基于分层设计理论，智慧档案馆技术架构自底向上分为感知层、传输层、平台层和应用层四个层面。感知层是整体架构的基础，在传统传感器的基础上，将仿生传感器、电子标签等新兴传感器嵌入物体并进行数字化，以获取档案实体、档案内容和档案管理等诸多方面信息，形成及时收集和感知信息的感知系统，是智慧档案馆的“神经末梢”。传输层是依托物联网、互联网、通信网和广电网等多个网络的融合，实现档案与管理机构、管理者、社会大众间的互联，为感知层收集的信息提供信息通道，是智慧档案馆的“神经网络”。平台层是整体架构的核心，通过档案云管理平台等的构建，提供海量数据和信息的存储、分布式计算和信息发现等功能，实现档案信息资源的高度整合和实时共享，是智慧档案馆的“中枢神经”。应用层利用各种检索平台和服务系统满足公众的多样化需求，提供档案信息集成服务，产生“智慧”，是智慧档案馆建设的最终目标[2]。

3.2.3 管理系统是智慧档案馆顶层架构的基本前提。智慧档案馆建设资源共享的特点要求与传统条块分割的管理体制间的矛盾，决定了对智慧档案馆建立的认识不能仅停留在信息技术层面或信息管理层面，还必须构建与信息化建设相适应的信息化管理体制和运行机制。可借鉴CIO（Chief Information Officer）体制，建立由决策机构、协调机构、管理机构和执行机构（四层），以及审计机构和决策咨询机构（两翼）构建的“四层两翼”体制架构[3]。需建立协调、灵活、高效的运行机制，如探索有效规避建设风险的安全保障机制、调动和激发公众创新能力的创新机制、保障多元主体参与的协同机制。

3.2.4 制度系统是智慧档案馆顶层架构的根本。完善的法律法规、标准规范、评价体系和配套政策，是消解建设过程中显性或隐性阻碍的重要因素。因此，要逐步建立起完善的法律法规，将智慧档案馆建设和运行过程中的基本内容纳入法律规范范围，确保建设运行过程有法可依、有法可守。在贯彻国家和行业信息标准的同时，要建立一套与国家和行业标准相统一、与国际标准相兼容，又充分考虑系统更新、扩张和延伸要求的智慧档案馆标准规范体系，内容涉及技术标准规范、平台标准规范、应用标准规范、管理标准规范、运维标准规范等。要建立科学合理的评价指标体系，测评项目实现度及其产生的延伸效应，内容涉及评估范围、评估内容、评估标准、评估监督和奖惩措施等。要建立推动智慧技术和智慧产业等方面发展的配套扶植政策，内容涉及人才政策、资金政策和产业政策等。

3.2.5 安全系统是智慧档案馆顶层架构的保障。智慧档案馆双向交互的模式、信息系统与实体性基础设施的互联、信息采集和交换规模的大增、各利益主体的冲突存在使智慧档案馆信息安全系统面临的风险更为突出[4]，因此必须建立将技术、管理和政策三者协同的安全防范机制。要建立技术安全防范体系，加强关键核心技术的攻关和创新，加强技术产品的研发和产业化水平，这是由支撑智慧档案馆建设的物联网和云计算等核心技术不为我国掌握的实情所决定的。要建立信息安全管理体系，构建多部门协作的信息安全管理组织，形成信息安全管理保障的完整闭环。要贯彻落实国家信息安全等级保护制度，推进智慧档案馆建设安全立法进程，推进安全技术和产品的管理政策、安全产业发展政策、安全教育政策。要推进安全保障应急机制建设，强化风险评估、网络信任体系和容灾备灾体系建设[5]。

3.3 应用服务层

模型的应用服务层由应用服务系统构成，它通过展示核心层的文化价值理念、依靠支撑层的强大支撑实现为大众服务和为社会服务的目标。应用服务层是智慧档案馆顶层架构的落脚点。提高档案应用服务的智慧化和内涵是智慧档案馆未来发展的主要方向，其应用服务的转型和升级表现在如下方面：一是基于全面感知的“一站式”服务。智慧档案馆依托信息集成、数据挖掘、数据分析和一站式服务平台搭建等方式，按利用者查询和利用的需求，实现对海量、异构、分布的各信息资源的一站式整合，完成档案信息管理、阅览、查询、借阅等服务[6]。二是基于移动互联的泛在服务。智慧档案馆依托移动新媒体技术，将档案的服务功能延伸到手机等移动终端，以无线接入的方式，不受时空的限制实现档案信息发布、在线查询、在线咨询和利用等移动化服务，广泛连接的网络为档案信息服务的泛在化提供实现基础[7]。三是基于知识组织的智能服务。智慧档案馆依托知识发现和数据挖掘等技术的应用，在综合利用主体行为模式、需求和能力、档案利用方向等的分析和预测基础上，向社会大众提供个性化的定制服务和推送服务，向组织机构提供综合查询和辅助决策支持服务。

4 智慧档案馆顶层架构模型运行机理分析

4.1 需求牵引机理

智慧档案馆建设以满足利用者的多元化需求为根本目标，为此需要根据利用主体的档案利用需求对智慧档案馆的功能需求进行定位，这是智慧档案馆建设的关键和核心，也是智慧档案馆建设中面临的最大难点。然后根据需求定位确定智慧档案馆应用服务系统目标和内容，并由此引出支撑应用服务系统的资源系统、技术系统、管理系统、制度系统、安全系统，最后确定贯穿和规范各子系统行为的文化价值系统，形成智慧档案馆顶层架构模型。

4.2 协同竞争机理

智慧档案馆的建设运行需要包容性地发展各子系统，需要从战略层面统筹各层面要素，只有达到有效的协调和整合，才能保障目标的连续一致。不同属性的子系统最初处于各行其是的无序状态，但在外界能量作用下，各层次、各子系统间相互竞争与合作、相互制约与干扰、相互配合与协同，共同推动系统从无序向有序、从低级向高级演化，实现智慧档案馆的良性可持续发展。

4.3 循环反馈机理

智慧档案馆的兴起以信息社会的发展为重要推动力，对信息资源价值实现和增值的追求使得架构模型自身不断循环运动，主要表现在：核心层—支撑层—应用服务层，核心层文化价值系统具有强大的凝聚力、向心力和渗透力，是支撑层和应用服务层行动和实践的基本原则，而支撑层和应用服务层的互动作用又进一步强化了核心层。连续的动态循环过程，既实现信息的增值，又能推动技术、制度、管理、资源、安全、应用服务、文化价值的螺旋式提升，促进架构模型的日趋完善。

4.4 开放式创新驱动机理

智慧档案馆是一个开放式系统，根据耗散结构理论，需要不断与外界环境进行物质、能量和信息的交换，促进创新“负熵”的流入，以保持系统有序的结构[8]。系统的开放式创新主要表现在：创新资源的开放性，即智慧档案馆可以突破创新资源的机构边界，实现跨部门跨地区的资源利用；创新主体的开放性，即智慧档案馆突破传统以档案管理者为中心的模式，强调用户创新、大众创新；创新驱动过程的开放性，即智慧档案馆由传统的单向式服务过程向双向交互过程转变，交互融合的过程实现创新驱动的可持续循环；创新效益的开放性，即更加智能化、个性化的创新服务成果，将吸引系统外各类资源的融入，从而突破系统范畴，实现效益的开放化和整体化。

4.5 主导转换机理

智慧档案馆的构建可分为初级阶段、成长阶段和成熟阶段。在系统发展不同阶段的各子系统博弈过程中，必然存在一些起主导作用的要素簇，而主导要素在不同阶段的转换就构成了主导转换机理。在智慧档案馆建设初期，技术主义价值倾向的出现，是不平衡增长理论选择优先投资研究与智慧档案馆建设和发展关联效应大的子系统的结果，这有利于在最短时间内、最大可能地激活智慧档案馆系统，提高发展速度，缩短成长期。同时关联效应和扩散效应将带动其他子系统的发展，最终实现各层次、各子系统的均衡协调发展，均衡是发展的必然趋势。

5 结语

智慧档案馆的顶层设计就是要从全局和战略角度出发，对智慧档案馆建设和发展的各要素进行统筹规划和整体部署。本文构建“3层7子系统”智慧档案馆顶层架构模型，以期对智慧档案馆的规划和实施提供理论支撑。目前，国内智慧档案馆顶层设计研究尚处于探索阶段，缺乏成熟的思路和方法，加之对智慧档案馆认识的不深入，决定了智慧档案馆顶层设计研究将是一个长期、持续的过程。

注释与参考文献：

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[3]于施洋，王璟璇,杨道玲,等.电子政务顶层设计：推进思路与策略[J]. 电子政务,2011,(08):38-45.

[4]Abbas H, Hemani A,C Magnusson,et al. Addressing dynamic issues in information security management[J].Information Management&Computer Security,2011,19(01):5-24.

[5]曲成义.新形势下的信息安全顶层设计[J].数码世界,2008,(08):17.

[6]陈静,韩海涛,田伟.大数据时代智慧档案馆构建探析[J].北京档案,2015,(01):25-27.

[7]赵屹,汪艳.档案利用服务的移动化形式与泛在化趋势[J].档案与建设,2015,(10):4-7.

[8]夏锦文,廖英杰.不平衡增长理论与耗散结构论[J].系统辩证学学报,2005,13(07):34-36+42.