文书档案管理工作中存在的问题及对策分析

何蕾

摘 要：文书档案管理工作在政府机关、企事业单位等各项管理工作中均占有很重要的地位，因此文书档案管理工作的顺利开展意义十分重大。本文就针对文书档案管理工作中存在的问题及对策进行简单分析，以供日后参考。

关键词：文书档案管理；问题；对策

文书档案在各个单位中具有重要的价值，对单位的各项活动能够客观地反映，也是单位管理水平的直接体现，方便单位的管理层对企业的管理水平进行评价，从而找出管理工作中存在的弊端，进行科学的整改。在计算机信息技术迅猛发展的现代，文书档案管理也具备信息化的特点，而文书档案管理工作中存在的一些问题仍然需要管理人员加以重视。

一、文书档案管理工作中存在的问题

（一）管理理论混淆

文书工作和档案管理工作是两种不同的内容，但档案管理需要在文书工作顺利开展的前提下才能够有效进行。当前很多单位对这两个工作相混淆，并且没有做好这两个工作的协调管理，文书档案管理人员没有重视与文秘的工作衔接，以至于文书档案管理与文书工作相脱节，使得档案管理工作难以有序地开展，同时也一定程度上影响了文秘的文书工作。所以在对文书工作和档案管理工作的问题上，两者是相互联系的，档案管理人员只有正确认识到这点，才能保证工作质量。

（二）检索效率低下

手工检索与计算机检索是现阶段文书档案检索的主要方式，但大多数的情况下仍是以传统的检索方式为主，对文书检索效率造成了极大的影响。不少工作人员存在着认识上的错误，认为提升文书档案服务质量需要进行更多检索工具的编制。总而言之，没有能够很好地在工作中运用现代信息技术是影响检索效率的主要原因。

（三）人员培训不足

人手不足是文书档案管理工作中普遍存在的问题，究其原因，主要是因为对这一工作重视不足导致的。在信息技术时代，文书档案管理工作能够借助现代化的技术实施便利化管理，这就要求工作人员及时了解和掌握新的技术与方法，并将之应用于实际工作中，与自身的专业知识相结合更好地完成各项工作任务。但接受新的知识与技术对于部分老员工来说具有一定的难度，其思维方式与工作方法都不能快速地跟进时代要求，这就制约了文书档案工作的发展与进步[1]。

二、文书档案管理工作问题的解决对策

（一）加强文书与档案的衔接

文件作为档案的基础，其质量与档案的质量直接关联，而文书部门主要负责对文件进行处理，因此，其处理的规范性就决定了档案的准确性与完整性，这就要求文书工作与档案工作要做好规范化的衔接。为加强文书工作与档案工作的规范化衔接，文书工作人员需要具备较强的档案意识，及时地将文书材料立卷归档，避免有文书材料散失在外，在处理文件时文书人员还需要充分考虑后期的档案管理，尽可能地促使文书工作与档案管理工作可以实现一体化。同时，文书人员还需要加强文件材料质量的管控，避免因文书工作的拖延而影响文书档案管理工作。文书人员在收发文件时要及时登记，一旦发现有文件缺失就要立即查找，确保文件的完整性，这样文书档案管理才可以有序进行。

（二）提升档案管理人员素质

在互联网普及范围不断扩大与科学技术水平不断提升的情况下，档案管理人员应注重提升自身的综合素质，包括计算机应用技能、档案管理专业水平及信息素养等，以便能够适应新时代对于文书档案管理及利用工作提出的要求。另一方面，应根据时代变化对档案管理工作提出要求加快信息化管理进程。管理文书档案的根本目的在于实现资源共享，并在共享档案资源的过程中充分发掘档案价值，进而为生产实践提供服务。为了能够使档案资源在最大程度上实现共享，则应注意加快信息化管理步伐。首先，应注意增加信息化管理的经费投入。其次，应注意根据文书档案的开发与利用现状配备充足的软件设施、硬件设施，以便为信息化管理的实现提供支撑。此外，应加快信息安全机制的建设进程，在保证档案信息处于安全状态的基础上实现资源共享[2]。

（三）建立有效的管理制度

为了改善文书档案管理工作，需要对档案管理工作进行规范化，建立有效的管理制度与工作程序，并督促文书档案管理人员严格按照规范程序办理公文。管理制度与工作程序需要尽可能地细化，具有可操作性。文书档案管理的工作人员需要严格执行公文行文规则，严格审核，确保公文在正式印制前的审核签发手续完整，在印制后还需要进行二次复核，如果需要修改就需要按照程序复审，只有这样建立有效的管理制度和工作程序，才可以确保文书档案管理工作的质量[3]。

三、结语

总而言之，目前文书档案管理工作还存在许多的问题，文书档案管理工作人员需要进一步提升自我素质，在现代管理手段的辅助下，提升文书档案管理的工作效率，使文书档案管理工作能够高效率、高质量地展开，为企业、单位的长远发展和形象的提高作出贡献。

参考文献：

[1]聂丹萍.新时期文书档案管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2013，15：79.

[2]杨宁.文书档案管理工作存在的问题及对策分析[J].黑龙江档案，2014，06：66.

[3]黄雪萍.文书档案管理中存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2014，13：60.