“村档乡代管”是提高农村档案管理水平的有益探索

王娟

农村档案是农村政治、经济及其他各项事业发展进程的真实记录和反映，是农村文化积淀、实现可持续发展的重要基础和载体，抓住、抓实、抓好农村档案，对美丽乡村建设和全面小康建设具有十分重要的作用。近年来，我区着眼农村新的发展，从实现区（县）、乡（镇）、村三级档案管理全覆盖出发，积极探索，努力实践，走出了一条农村档案有序管理的新路子——村档乡代管。结合本地实际，谈一下自己对“村档乡代管”工作的粗浅看法与体会。

一、农村档案工作基本现状

我区的农村建档是从1979年开始的，延续了近30年“村档村管”历程。农村档案的建立，为农村农业发展、维护农民权益、维护农村社会稳定发挥了重要的作用。但农村档案在自身的发展过程中，由于受到村干部任职变化、农村经济状况和保管条件的制约，给农村档案资源的安全保管和有效利用造成了不少困难。

1、“村档村管”难以达到农村档案有序管理的要求。自农村建档以来，一直沿用着“村档村管”的办法，这种办法有利于调动农村建档积极性、有利于农民和村集体查用。但这种办法也产生了三个方面的不利效果：一是管理标准不统一，管理责任不明确，监督制约不到位，工作中一旦出现问题，难以实施有效的补救手段。二是农村每三年一换届，个别村干部或因责任心不强、或因拖欠工资、或因存有不满情绪，造成农村档案的丢失涂改。三是农村经济发展不平衡，档案存放场所和条件因村而异，造成部分档案损毁。

2、农村基础设施薄弱，档案管理员水平参差不齐。档案的存放场所应符合适宜的条件，做到“八防”和温湿度要求。然而由于农村重视程度、资金投入不均衡，档案存放场所基础设施薄弱，管理手段落后，人员变动频繁，使得农村档案普遍存在虫蛀鼠咬、发霉发潮等现象，造成部分档案而损毁、丢失，得不到长期的妥善保存。

3、农民群众的利益得不到很好的维护。农村档案全面真实地记录了农村发展的历程，是广大农民群众在土地承包、婚姻、医保、招工等等方面维权的重要凭证。收集、保存、管理、利用好农村档案就是实现好、维护好、发展好人民群众利益的具体实践。在当前农村改革进一步深化，社会主义新农村日益发展的形势下，广大农民群众维护自身权益的意识也越来越强烈，而农村档案工作的滞后无法使得这些档案资料成为农民群众维权的有力依据。

二、“村档乡代管”的探索

（一）运用方法，形成“村档乡代管”工作合力

实行“村档乡代管”是一项开拓性、创新性较强的工作，工作的难度、量度也都比较强，单靠档案部门一家难以抓到位、抓出成效，必须采取有效的工作方法，融合各方之力，才能推动这项工作的顺利开展，达到预期目的。工作中，我区采取依靠典型引路、加强协调合作、强化指导督导等方法，形成了“村档乡代管”的工作合力。

1、抓点带面，积累工作经验。为了推动“村档乡代管”工作的开展，2002年，我区从13个乡镇（区）中选择了党委领导重视、经济条件较好、档案基础工作扎实、管辖村较多的大河镇做为“村档乡代管”工作试点。该镇成为工作试点后，一是加大资金投入，设置了30平方米符合“八防”要求的档案室，配备了微机、档案柜等硬件；二是注重队伍建设，每村配备了具有高中文化水平的专（兼）职档案员，负责本村的档案收集和整理；三是加强制度建设，先后建立了档案收集、档案管理、档案利用、档案保密等制度；四是发挥服务功能，围绕党委和政府决策、制定工作规划、指导农村发展、解决矛盾纠纷、维护农民利益等方面，发挥档案“资政惠民”作用。通过抓试点，为全区实行“村档乡代管”积累了宝贵经验、提供了有力依据。

2、加强协调，形成工作合力。在试点工作成熟基础上，2008年上半年，结合落实科学发展观、促进社会主义新农村建设，联合纪委、组织部下发了“关于实行农村档案乡镇代管的通知”，召开了由各乡镇党委副书记、纪委书记、档案员参加的工作动员会，同时各乡镇召集各村进行安排部署，形成了多部门参与、乡镇为实施主体、各村具体落实的协调联动格局，推动了工作有序顺利开展。到2008年10月底，农村档案乡镇代管工作全面完成，共代管农村档案13339卷。

3、强化指导，确保工作规范运行。在推进农村档案乡镇代管工作中，我区充分发挥自身优势和职能作用，选派业务水平高、工作认真负责的骨干人员，深入到各乡镇和农村，按照县级收集、整理、移交档案的工作标准，指导农村档案乡镇代管工作，使这项工作从一开始就高标准要求、规范化操作，从而提高了农村档案乡镇代管整体工作的质量和水平。

（二）强化管理，形成“村档乡代管”长效机制

制度建设是实现农村档案可持续发展的基础和保障，也是确保“村档乡代管”工作高起点迈步、高质量运行的关键。在“村档乡代管”工作中，我区建立了四项基本制度。

1、档案接收制度。农村档案乡镇代管接收的范围是：农村开展建档工作以来形成的各种档案（包括文书、科技、声像、实物等各门类档案）；如遇换届选举，在换届前接收当年形成的各种文件材料。接收的程序是：乡镇及农村档案员按照农村档案的案卷目录逐卷进行清点，并详细填写档案交接凭据；如遇换届选举，接收的文件材料必须有详细清单，按清单交接；交接凭据和交接清单上要有乡镇党委副书记、纪检书记，乡镇档案员及农村支部书记（或村主任）、农村档案员的亲笔签名，并加盖双方公章方可生效；移交的时间：自2009年开始，每年的5月底前完成。

2、档案存放制度。实行农村档案乡镇代管后，增加了乡镇保管的档案数量，每个乡镇根据自己辖区的实际情况，配备能够满足本地档案工作所需的专门档案库房（20平方米以上）和铁质档案柜。档案库房达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求，同时还要加设防盗门、窗，配挂窗帘，配备灭火器、空调等器材。在档案排列时遇到问题，由我区档案馆负责具体指导。

3、档案管理制度。实行农村档案乡镇代管就是由乡镇集中统一管理农村形成的全部档案。由于档案工作的保密性和业务性较高，每个乡镇配备一名政治素质好、保密意识强、有责任感的档案员具体管理乡镇机关及各村形成的档案。同时，乡镇机关内各部门明确一名业务熟悉的兼职档案员，农村确定一名负责档案工作的人员，由乡镇档案员牵头进行年度文件材料的整理归档工作。乡镇档案库房的钥匙由乡镇档案员一人掌握，其它人员原则上不允许进入档案库房。

4、档案利用制度。查阅农村档案需要持有村级介绍信及本人身份证方可进行查阅；查阅乡镇机关档案要经过主管档案工作领导批准方可进行。在查阅档案时，乡镇档案员必须现场监督，防止档案损坏、涂改和丢失等现象的发生。一般情况下，不允许查阅人借走档案，如确实需要，乡镇档案员要对原件进行复制、签名并加盖乡镇政府公章为利用者提供复制件。每次查阅档案，乡镇档案员要对查阅档案人的身份和查阅档案情况进行详细登记。

三、实行“村档乡代管”的优势

“村档乡代管”工作开展以来，它的优势越来越明显：一是档案的完整、安全有了保障。乡镇的档案员都经过专业培训，熟悉档案管理业务，能指导农村档案员规范整理真正反映农村情况、实际工作、村务决策的档案。二是保管条件有利于档案的长久存放。乡镇配备有专门档案室和档案柜，档案室防止外人擅自进入，室内温湿度适宜，这样能有效防止档案的丢失与霉变。而且乡镇每年都安排会有一定的档案建设经费，这是农村所不能达到的。三是管理模式正规。乡镇档案工作各项制度较为健全，机制较为完善，而且乡镇机关工作时间规律，更能方便农民群众查阅利用。四是档案可信度高。实行“村档乡代管”，彻底解决了“村档村管”工作中存在的涂改、变更档案内容等问题，极大地提高了档案的可信度，赢得了农民群众的认同。

四、实行“村档乡代管”应注意的几个问题

（一）加强部门协调，形成工作合力

实行“村档乡代管”是一项系统性工作，工作难度较大，单靠档案部门很难抓到位，必须与有关部门配合，齐抓共管，形成合力，才能推动这项工作的顺利开展。工作中要注意与组织部、纪检委、财政局、民政局、农业局、计生局等有关部门加强协调合作，推动工作有序顺利开展。

（二）加强系统培训，强化业务指导

在推进“村档乡代管”工作中，档案馆要充分发挥自身优势和职能作用，切实选派素质高、能力强的干部，全程抓好业务培训，搞好跟踪指导，提高“村档乡代管”整体工作的质量和水平。

（三）健全各项制度，确保工作落实

制度建设是实现“村档乡代管”可持续发展的基础和保障。工作中，应健全档案归档、立卷、移交、接收、保管、利用等各项制度，并严格按制度办事。同时还要注意研究本地“村档乡代管”工作的特点，根据实际工作情况，制定具体的实施办法，以增强其针对性和实效性。

（四）完善检索工具，方便群众利用

“村档乡代管”最根本的目的是更好地为广大农民群众、为农村经济和社会发展提供更高水平的、更全面的服务。各地应针对“村档乡代管”后出现的新情况，指导乡镇档案室建立完善、适用的检索工具，除正常接待利用服务工作外，还可采取电话预约、代查，集中进村服务，集中接待服务等多种形式，积极主动地为农村工作和农民群众查阅利用档案提供便利，使乡镇档案室真正成为保管档案的基地，成为农村经济社会发展、农民群众信赖的服务中心。

（五）管与建两手抓，两手都要硬

在管理上求突破，在建档上下功夫，是“村档乡代管”工作的重中之重，没有档案就没有档案工作，更谈不上档案管理和服务，所以涉及农村财务、合同、基本建设、社保等内容材料应一件不少的立成卷，按时交乡镇保管。在管档案和建档案中，要注意做到两手抓，两手都要硬，防止重管理轻建档，真正做到档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”。

总之，切实加强关系群众切身利益的农业农村档案管理，实行“村档乡代管”既是农村经济社会发展的需要，也是新形势下基层档案管理有益的探索，应大胆尝试、创新，取得实效，使档案管理工作更加接地气、迈新步。

（作者单位：石家庄市鹿泉区档案局馆）