试论档案管理中的保密工作

刘峰

【摘要】随着计算机技术的发展以及网络安全的进步，档案的管理逐渐向数据化方向发展，起初因为计算机的不安全性和网络的未知性很多档案管理机构不敢使用计算机进行档案处理，后来意识到计算机有着很高的便捷性，逐渐从传统档案形式到数据化档案形式开始转变，并逐渐形成一种风潮。但是随着一些重要档案也用于数据化管理，数据化档案管理的安全性又受到不少人士的质疑。所以要做好相应的数据化档案的保密工作。

【关键词】档案；保密；利用和监督

我国的档案信息化建设始于上世纪90年代，自建设初始便将档案管理的安全工作放在了首要位置上。在实现由纸质资料向数字化资料转变的过程中，对于档案管理的模式及技术应用都随之发生了变化，新技术的加入即要求管理制度体质的转变，又要求信息化软硬件的技术更新，这也为档案信息化的保密工作提升了难度。文章立足于在档案信息化建设中遇到的实际问题与难点，详细阐述了档案信息化对保密工作影响和解决策略等问题。

一、切实做好档案保管过程中的保密工作

1.档案库房管理中的保密工作。档案具有现实价值，档案是一种记录，记载社会的发展过程，人们根据档案中记载的内容，归纳历史的发展规律，总结经验。档案是社会财富，是国家历史文化的积累，我们一定要正确保管好档案，保存档案的完整性，使档案发挥更大的价值，而最合适保管档案的场所就是档案库房，档案库房是根据档案的而建设起来的，具有保存价值，也是按照机关单位的档案管理实际要求而设立的，具有现实作用。在保管档案的时候，首先，一定要清楚档案的内容、价值、和保存期限，我国现在存在的一些档案馆并不符合国家档案馆的标准，部分单位在保管档案的时候，随意的把档案库房设立在单位楼内，办公楼里的最底层就不应该设立档案馆，底层气候潮湿不利于保护档案；其次，还要注意档案库房合理规划，要与阅览室、办公室等非存放档案的地方分开，档案馆的建设要符合国家相关法律规定；然后，要设立防盗系统和报警机制，以防止档案被盗；最后，档案库房管理者制度要严格，各个岗位的管理人员要有一定的经验和相关知识，最好是经过具体的培训，在培训合格后才能上岗，档案管理人员更要清楚自己的工作性质以及工作的重要性，工作态度要严肃，管理档案库房的时候要科学合理，做好档案保密工作，维护档案的安全。

2.正确区分档案保密期限和档案保管期限。根据国家相关规定，档案保密和档案保管是两个不同的概念，在档案工作中，经常会遇到保管期限和保密期限相矛盾的情况，在两者相矛盾的情况下要明确区分档案保密期限和档案管理期限的原则，保密期限和保管期限的原则不同。保管期限的原则是区别档案内容的作用，档案内容是具有现实作用还是历史作用，档案是记载历史的发展进程，是国家的文化财富，具有历史作用，档案保存工作也是本单位的实际需要，具有现实意义，因此，要根据档案的内容确定档案的保存价值和保管期限。档案保密原则是国家秘密的重点，国家秘密在确定的期限内，是受国家法律保护，是具有法律效力的，国家有关规定，档案馆要按照相关规定来制定，有相应的保护技术以及保密标准，但是，在我国，在当前环境下，我国现有的法律法规有时限，产生的法律效力也有限，因此，我国会遇到档案保密日期和档案馆建设不符合的情况，所以，针对这种情况，同时具备档案文件保管与文件保密期的资质的相关单位，要对档案馆规划设计。

二、档案信息化保密工作的改进措施

档案信息化的安全保密工作是档案工作的重要内容。主要是保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免泄密问题的出现。档案信息化过程中应优先考虑保密工作的问题。

1.管理模式的变化。从传统保密工作衍伸到信息化保密工作，其工作性质发生了变化。档案信息化的保密工作主要将信息化数据的处理流程和读取存储权限进行严格监管，通过对电子信息设备的软硬件设置建立起安全操作流程，并对整个过程进行监管。其系统组成包括了：档案信息系统及设备使用的安全保密规章制度，数字化信息涉密人员的管理办法，數据存取的安全保密方案，信息化设备的管理方案，人员身份识别管理方案，访问控制规则方案，密码密钥的管理规定，保管维护及相关工作人员的管理职责等。

在实际工作中，对于信息化档案保密工作的规程管理要从上至下统一贯彻，依据保密管理工作中对人、物、环境因素的运动逻辑规律，找出漏洞并采取有效措施加以弥补，有效降低泄密事故的发生概率。

2.人员素质的转变。对于信息化档案保密管理人员的要求主要体现在以下几个方面：

（一）首先，作为专职的信息化档案保密管理人员必须具备较高的基础文化素质，具备计算机操作基础能力，能够独立完成作为档案信息化管理中对设备操作的基础要求，具备一定的计算机安全使用意识，能对信息化保密工作的基础常识有深入了解。

（二）在满足第一点的基础上，信息化档案保密管理人员还应具备极高的政治思想觉悟，还要具备很强的保密意识和相应的保密专业知识技能。涉密人员还应认清保密形势和敌情教育，保密工作方针、政策和法律法规教育，保密知识技能教育，岗位职责教育等。

（三）管理人员还应在实际工作中，根据接触的实际情况，提出合理化的整改意见和方案，通过查缺补漏的方式杜绝涉密问题的发生。

【参考文献】

[1]崔景婷.试论如何做好事业单位档案保密工作[J].理论观察，2013（4）

[2]葛成霞.刍议档案管理中的保密问题与优化对策[J].办公室业务，2013（1）