提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨

丁京生

【摘 要】当前，无论是公司企业，亦或是政府机构，办公室档案管理水平的优劣都决定了其工作效率的高低，成本付出的多少。因此，组织管理在科学组织结构的思维视角下，越发重视起办公室档案管理的科学化。对此，本文以提升办公室档案管理的科学化水平为探讨视角，了解提高办公室档案管理科学化水平的注意事项，并从优化办公室档案管理水平的角度出发，从一体化思维贯彻，高效整个档案资料及确保数字化技术的融合三个维度出发，提出提高办公室档案管理科学化水平的有效路径。

【关键词】办公室；档案管理；科学提升；路径探索

前言：

目前，我国正处于社会主义经济发展的重要阶段，仰赖社会经济的一体化发展与现代科技的日新月异，我国行政管理办公体系也逐渐朝着现代化、便捷化和规范化的方向发展。对此，本文为保证现代行政管理体系可推动企业的科学发展，着眼于行政管理体系中重要的组成部分——办公室档案管理进行研究，通过明确其科学化水平提升的注意事项，拟定档案管理的优化路径，推动档案管理发展科学化、高效化，成为现代社会组织发展的有效助力。

一、提高办公室档案管理科学化水平的注意事项

办公室档案管理无论是在公司企业，亦或是政府机关都拥有至关重要的作用，其实保证各行各业工作开展的科学性与实效的关键所在，因此，提高办公室档案管理科学化水平，是现代行政管理关注的重要内容。对此，分析提高办公室档案管理科学化水平的注意事项，其包括以下几方面：其一，细则规范与思想理念的科学建设。在办公室档案管理优化过程中，各办公室人员需注意结合自身实际情况，并站在国家相关法律法规的基础上，制定通用性和特殊性并存的标准规范，还需行之有效融合先进的管理理念，以此来保证管理水平提升；其二，资源管理建设。要高效整合各档案管理资源，建立内容详实的档案管理中心，并有效的分配搜索关键词，以便从不同的角度搜索均能找到适合的当内容；其三，档案管理基础设施建设优化。在建设过程中，档案管理工作要以具有现代化、数字化和信息化特征的资源平台为基础，加强与企业、单位、国家等部门的联动，形成层层分级制管理的信息化基础管理平台。此外，注重系统软件开发的开发。在档案管理体系建设过程中，要以现代科学技术为基础，对其进行功能的综合设置，提高系统软件的实效性。

二、提高办公室档案管理科学化水平的实效策略

（一）确立一体化工作理念

当前，为保证办公室档案管理科学化提升，应注重于办公室档案管理思维中贯彻一体化工作理念，即保证文秘工作与办公室档案管理工作的整合与一体化，从而确保档案管理的科学与精准。因此，在办公室的日常工作中，办公室管理者要充分意识到科学发展观理念指导下，文秘工作与办公室档案管理工作之间的融合发展，建立完整且全面化的整合思维体系，将一体化的思想牢固树立于日常工作理念与日常工作开展中，以此来提升办公室档案管理的科学化，并促进办公室档案管理人员处理工作科学精准，高效应需。此外，在办公室档案管理工作中，档案管理人员要强化自身的综合素质，加强办公室档案管理工作技巧的有效学习，并将学习技巧融会贯通，落实于自己的日常工作中，进而有效提升办公室档案管理工作的科学性。

（二）保证文件档案高效整合

一体化工作理念融入办公室档案管理的基础上，进一步提升办公室档案管理的科学化应注重办公室档案文件管理的高校整合。对此，本文认为，切实高效的整个办公室的档案资源，可保证办公室人员在查询、应用相应资料时能更详实、准确的找到所需文件资料。因此，在文件的登记环节中，办公室档案管理可注重以年度为分类标准，对文件包括标题、时间、负责人等方面的相关内容进行有效的摘抄，从而建立科学的档案预览体系，便于工作人员通过年度分类方式，查找自己需要的文件，以此来提高工作效率，并为办公室其他工作人员工作的顺利开展提供帮助。另外，在文件装订过程中，档案管理人员需注意按照文件的使用期限进行统一整理，科学备注，并借助计算机系统录入分类，以便查询档案时刻利用建档日期、结束日期等资料进行查询，也方面月结、季结与年终结算时更快速精准的找到那些文件即将到期，需要进一步处理或者封存档案等。

（三）加快档案管理数字化进程

档案管理一体化理念贯彻是档案管理优化的指导思想，文件档案高效整合是提升档案管理效率的手段，而真正为档案管理优化提供科学基础支持的核心技术，则要着眼于档案管理数字化的贯彻与应用。不断加强档案管理的技术水平与技术含量，是减少无意行为，增加劳动效率的关键。对此，应对现代科技迅猛发展的大趋势，办公室档案管理引入数字技术即拥有良好的基础条件，又迎合社会发展需求，这是档案馆人员需紧抓不放的机会。因此，把握当前机会，办公室档案管理人员需落实数字化设备与档案信息融合、同步。建立文档工作信息化管理平台，设置文件资料、资料搜集、档案查询等不同的工作板块。为不用适用人群设置不同的使用权限，管理人员与普通用户都借助互联网的交互技术、无界化特征实现本地操作，异地同步，并可在各个关键时刻利用电脑终端、移动终端查询需求资源。此外，要加强与其他各部门、各单位之间的联动，构建信息资源共享系统，实现文档资源运行效果的最大化，进一步促使办公现代化的科学发展。

综上所述，提高办公室档案管理水平对办公室工作发展而言至关重要。在现代社会发展之中，时间的有效利用，人力的最小消耗是最为科学的成本管理。办公室作为调度、指挥、分配工作与资源的核心组织场所，其信息资源的有序整理与科学管理对企业发展与工作效率提升均有至关重要的作用。因此，现代办公室管理注重一体化工作理念贯彻，高效科学整理办公资料，并借助互联网络实现查询、调去、利用的科学，才能真正提升办公室档案管理的水平，确保办公室档案管理协助企业发展，帮助企业有效降低劳动成本。

参考文献：

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